4 apr 2022

UK SOX komt eraan - hier is hoe automatisering zal helpen

Het belang van SOX compliance is al enige tijd duidelijk in de Verenigde Staten en Japan - maar SOX UK staat voor de deur.

Hoewel het misschien nog niet op de radar van uw bedrijf staat, verandert het geroezemoes aan deze kant van de Atlantische Oceaan al snel in een volwaardige conversatie.

De voorlopige invoering van UK SOX in 2024 is voor zowel kleine als grote ondernemingen een uitgelezen kans om eens goed naar binnen te kijken: houden uw interne processen stand? Staat audit compliance bovenaan de agenda, of is het gewoon een bijzaak? Kan automatisering uw workflow stroomlijnen?

Wij zijn hier om de grondbeginselen van SOX compliance met u door te nemen, inclusief de voordelen van automatisering om u klaar te stomen voor de audits.

 

Wacht even - Wat is SOX Compliance?

We zijn blij dat je het vraagt.

SOX, beter bekend als Sarbanes-Oxley, is een wet die in 2002 door het Amerikaanse Congres is aangenomen.

De wet, die tot stand kwam in een tijd van grootschalig financieel wangedrag, was bedoeld om de naleving van de regelgeving over de hele linie te verbeteren door ervoor te zorgen dat bedrijven meer verantwoordelijkheid nemen voor hun monetaire administratie.

Eenvoudig gezegd gaat het erom belanghebbenden te beschermen en beleggers gerust te stellen. Senior figuren uit het hele bedrijf - ongeacht de industrie - kunnen gerust zijn in de wetenschap dat hun geld correct wordt beheerd en dat zij niet in de problemen zullen komen.

Dat gezegd hebbende, komt de essentie van SOX neer op meer van de details. Om de jaarlijkse audit te doorstaan of om überhaupt compliant te worden, moeten uw financiële processen in orde zijn.

Dat betekent handmatige processen - of het nu betalingen zijn, bank feed retrievalof de algemene kleefband en pleisters aanpak met spreadsheets - zijn een no-go.

In feite, Protiviti en Auditboard's 12th jaarlijkse SOX-nalevingsenquête constateerde dat de Covid-19-pandemie "de voortdurende noodzaak om technologie en automatisering in te zetten in compliance-processen, heeft versneld".

Dit soort interne hervormingen lijkt u misschien een hoofdpijn in afwachting, maar dat hoeft niet het geval te zijn. Gesprekken over regelgeving en audits zijn nooit leuk, maar SOX compliance kan het beste worden gezien als een katalysator; een kans om uw workflow te stroomlijnen en de deur naar modernisering te openen.

Het is een soort ereteken: onze interne processen krijgen een groot groen vinkje.

Klinkt leuk als je het zo zegt, toch?

 

 

Op wie zal UK SOX van toepassing zijn?

Zoals het er nu voorstaat, is SOX in de eerste plaats van belang voor bedrijven in de Verenigde Staten die naar de beurs willen gaan.

Dit is echter niet de enige situatie waarin een bedrijf SOX-compliant zou willen worden. Vooral in het VK zou het interessant kunnen zijn voor het volgende:

  • Bedrijven die van plan zijn in de nabije toekomst naar de beurs te gaan
  • Bedrijven die te maken hebben met interne druk van belanghebbenden of externe controleurs
  • Teams die afhankelijk zijn van handmatige processen, zoals in hun bankactiviteiten, en die graag willen moderniseren
  • Elk bedrijf dat gemoedsrust wil als het gaat om regelgeving en naleving

 

SOX-naleving voor bedrijven in het VK

Het is gemakkelijk te begrijpen waarom bedrijven in het Verenigd Koninkrijk zich nog geen zorgen maken over Sarbanes-Oxley. Het is nog ver weg van onze kusten en het klinkt meer als een 19th eeuw minister-president dan een stuk cruciale regelgeving.

Als iets de afgelopen jaren echter duidelijk is geworden, dan is het wel het belang van voorbereiding. Het economische landschap is turbulent en onvoorspelbaar, wat betekent dat de financiële processen van uw onderneming op hun top moeten zijn.

Dus komt UK SOX er definitief aan? Het korte antwoord is ja.

In maart 2021 publiceerde het Department for Business and Industrial Strategy zijn voorstellen voor een Britse variant, waardoor deze een wettelijke basis kreeg.

Als uw bedrijf naar de beurs wil, hetzij op de primaire Londense beurs, hetzij op de AIM-submarkt, zal 2022 een keerpunt blijken te zijn wat de voorbereiding betreft.

Het VK zal waarschijnlijk profiteren van dezelfde voordelen als de VS. In hun artikel De onverwachte voordelen van Sarbanes-Oxley voor Harvard Business Review merkten Dittmar en Wagner op dat het bedrijfsleven in ruimere zin tastbare verbeteringen zag dankzij "[een] versterkte controleomgeving; betrouwbaardere documentatie; grotere betrokkenheid van het auditcomité; [en] betere, minder belastende naleving van andere wettelijke regelingen".

Het gaat echter niet alleen om het bredere plaatje - er zijn ook cruciale aanknopingspunten voor uw teams op een meer intiem niveau.

Dittmar en Wagner concluderen dat vanwege "meer gestandaardiseerde processen voor IT en andere functies; verminderde complexiteit van organisatorische processen; betere interne controles binnen partnerbedrijven; en doeltreffender gebruik van zowel geautomatiseerde als handmatige controles", bedrijven "Sarbanes-Oxley als een bondgenoot moeten gaan beschouwen".

 

 

Het belang van automatisering

We hebben het al gezegd, maar het automatiseren van de processen van uw bedrijf kan een enorme stap in de goede richting zijn als het gaat om SOX compliance.

Vaak wordt automatisering gewoon geassocieerd met gemak - maar het is zoveel meer dan dat.

Bij uw bankverrichtingen is automatisering over de hele linie van onschatbare waarde: verbetering van cyberbeveiliging; het verminderen van menselijke fout en risicoen uw betalingen stroomlijnen, zodat u eindelijk die vervelende spreadsheets vaarwel kunt zeggen.

Automatisering gaat over het vullen van de lekken in uw processen. Het is een no-brainer als het gaat om SOX compliance.

Hier bij AccessPay kunnen we niet beloven dat we met alles kunnen helpen - maar we kunnen uw reis naar SOX versnellen met automatisering, wat een paar jaar makkelijker maakt.

Aspecten van uw bankverrichtingen waarmee u hebt leren leven, zijn vaak twistpunten bij audits: het downloaden van betalingsbestanden uit uw back-officesysteem, het ophalen van bankafschriften, en een breder gebrek aan inzicht in uw kaspositie. Met de juiste oplossing kunnen vooruitstrevende bedrijven de wolk en beginnen SOX te zien als een kans in plaats van een uitdaging.

 

Als u meer wilt weten, of uw reis naar SOX compliance pijnloos wilt laten verlopen - ongeacht of u in het VK of in de VS gevestigd bent - vul dan onderstaand formulier in en wij helpen u verder.