12 nov 2020

Overgang naar papierloze operaties

In ons laatste blogbericht onderzoeken we de voordelen van het zo papierloos mogelijk maken van uw financieel team.

In onze sterk gedigitaliseerde wereld zijn er nog veel gebieden die voor hun activiteiten afhankelijk zijn van papieren processen.

We hebben het hier niet over het tellen van de stembiljetten bij de Amerikaanse verkiezingen - dat heeft de laatste tijd meer dan genoeg aandacht gekregen.

Maar hoe zit het met de vele gedeelde diensten, interne audits en andere financiële functies in organisaties waarvoor papier nog steeds een groot deel van het zware werk doet?

Het is binnen organisaties niet altijd bekend hoe wijdverbreid papieren processen kunnen zijn.

Een klant van ons in de verwerkende sector juist om deze reden AccessPay opgezocht. Als een Specialist in schatkistrisico's en -rapportageHij was geschokt toen hij ontdekte hoeveel tijd zijn shared services afdelingen kwijt waren aan het handmatig invoeren van bankafschriften in hun ERP-systemen. Hij had een soortgelijke reactie toen ze zich realiseerden hoeveel tijd interne auditteams kwijt waren aan het reizen naar meerdere locaties om papieren autorisaties door te spitten die in archieven waren opgeslagen.

De inefficiëntie, de risico's en het arbeidsintensieve karakter van op papier gebaseerde processen zijn in het beste geval onwenselijk, maar de pandemie heeft de zoektocht naar "een betere manier" nog dringender gemaakt.

In feite, een recent rapport van Gartner bleek dat in organisaties die nog niet volledig papierloos zijn geworden, leiders van gedeelde diensten zien facturering en de verwerking van betalingen van klanten als de twee belangrijkste prioriteiten om aan te pakken.

In theorie allemaal goed en wel, maar als we het hebben over automatisering en kostenbesparingen in economisch moeilijke tijden, dan kunnen we niet anders dan intern moeilijke gesprekken uitlokken, waarbij de werknemers zich voor het leven vastklampen aan die vertrouwde stukjes papier.

Wat we echter uit de eerste hand hebben gezien bij het helpen van onze klanten om hun op papier gebaseerde processen te automatiseren, is dat diezelfde papierfanatieke werknemers zijn vrijgemaakt voor meer waardetoevoegende activiteiten en meer uitgebreide taken.

Met een intern verbeterde controleomgeving van gestandaardiseerde en gedigitaliseerde processen worden over de hele linie aanzienlijke voordelen behaald.

From increased security and reduced fraud risk, to the streamlining of the number of connections to banks and online electronic banking systems and greater liquidity and cash visibility – automation does so much more than save time (and papercuts!).

Als u wilt weten hoe u met ons platform voor zakelijk bankieren realtime, veilige gegevensverbindingen tot stand kunt brengen tussen meer dan 16.000 wereldwijde banken, bedrijfsapplicaties en betalingssystemen, kunt u nu een demo aanvragen bij een van onze specialisten op het gebied van financiën en treasury:

Boek een demo