Financiële transformatie ontgrendeld

EP 1: Efficiëntie verhogen in Accounts Payable met Charlotte Newman

Op 9 december organiseerde AccessPay de eerste aflevering van hun Financiële transformatie ontgrendeld serie.

Getiteld Efficiëntie in crediteurenadministratieHet virtuele evenement - gehost op LinkedIn Live - was de aftrap van de doorlopende reeks live streams en, in samenwerking met Volledige softwarede beste praktijken in moderne Accounts Payable processen besproken.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4: dit DvQZynEQ8e4 audiobestand was automatisch getranscribeerd door Sonix met de beste spraak-naar-tekst algoritmen. Dit afschrift kan fouten bevatten.

Tom Livock:
Hallo, goedemorgen, en een zeer warm welkom op deze eerste aflevering in onze nieuwe serie, Finance Transformation Unlocked. Mijn naam is Tom Livock. Ik ben van Access Pay. We nodigen sleutelfiguren en bedrijven uit de wereld van Finance en Treasury uit om ons te vertellen over hun ervaringen met het moderniseren en automatiseren van hun financiële operaties. We hopen dat deze discussies een toegevoegde waarde zullen zijn voor organisaties die hun bestaande processen willen verbeteren en hun efficiëntie willen verhogen. We hosten de serie live op LinkedIn, en de opgenomen content zal on demand beschikbaar zijn via YouTube en als podcast voor onze kijkers en luisteraars. Een link zal worden gedeeld via onze website na het evenement. En als je vragen hebt, gebruik dan de chat-faciliteit aan de rechterkant en we zullen de vragen beantwoorden terwijl we bezig zijn voor dit allereerste evenement. We verwelkomen Charlotte Newman, hoofd verkoop van Compleat Software.

Charlotte Newman:
Goedemorgen, Tom, bedankt dat ik mocht komen. Ik ben erg blij dat ik hier ben om deze serie te beginnen.

Tom Livock:
Ja, geweldig. Bedankt, Charlotte. Dus Compleat is een nieuwe partner van ons voor AccessPay, en is gespecialiseerd in het leveren van oplossingen voor crediteurenadministratie en purchase to pay. Als AccessPay tussen een corporate spec office systeem en de bank zit, dan zit Compleat voor hun ERP of back office systeem, en levert een factuur of inkoop goedkeuring service. We hebben Charlotte vandaag uitgenodigd om een aantal best practices in moderne crediteurenadministratieprocessen te delen, en in het volgende half uur zullen we bespreken hoe financiële teams, en in het bijzonder crediteurenadministratie, zich aanpassen aan nieuwe manieren van werken op afstand en hoe die klanten oplossingen toekomstbestendig maken, ook naar 2020 toe, vooral met het nieuws van gisteren van Boris. Dus zonder verdere omhaal, Charlotte, hoe is de crediteurenadministratie veranderd?

Charlotte Newman:
Ik denk dat wat we hebben gezien, vooral in de afgelopen 18 maanden of zo, is dat de manier waarop wij als bedrijven werken fundamenteel heeft moeten veranderen, en als zodanig heeft het AP-proces mee moeten veranderen. Er is een enorme verschuiving geweest naar hybride werken en vooral na gisteravond. Dit is nu zo'n beetje ons nieuwe normaal, wat betekent dat de financiële operaties moesten veranderen en zich moesten aanpassen om deze functie met succes te kunnen blijven uitvoeren. Dus de grootste verandering, zeker en de impact is op dat gebied geweest.

Tom Livock:
En wat zijn de problemen van financiële operaties met telewerken of hybride werken?

Charlotte Newman:
Dus traditioneel waren AP teams samen op kantoor, weet je, op één plaats of een manueel proces van facturen afdrukken, naar collega's lopen om vragen te stellen, facturen op bureaus laten liggen voor ondertekening, weet je, een babbeltje maken bij een kopje thee. Dat was allemaal heel normaal. En hoewel zo'n handmatig proces altijd al behoorlijk tijdrovend is geweest, zien we nu dat het gewoon nog onhoudbaarder is geworden. We spreken met veel bedrijven die overgaan op e-mail als standaardoptie voor het beheer van hun factuurproces om financiële analyses en coderingen te controleren en dingen goedgekeurd te krijgen. Maar het probleem dat we daarbij zien is het gebrek aan zichtbaarheid en controle. Er is geen audit van waar transacties zijn, wat er tot nu toe mee is gebeurd, wat er nog mee moet gebeuren of waarom? En het laat de financiële afdeling in het duister tasten, maar biedt ook geen zichtbaarheid of realtime informatie aan andere belangrijke belanghebbenden binnen de onderneming. Dus ik denk dat het grootste probleem is dat het gewoon een zeer losgekoppeld proces is.

Tom Livock:
Dus dat gebrek aan zichtbaarheid, gebrek aan controle, onsamenhangende processen en het feit dat het tijdrovend is, is een echt probleem voor die financiële teams. Maar wat is de echte impact voor de financiële teams?

Charlotte Newman:
De impact manifesteert zich dus in een aantal verschillende problemen. Het kan gaan om late betalingen waarbij facturen niet snel genoeg worden gezien en verwerkt, zodat je dubbele facturen krijgt omdat je chase of facturen van je leveranciers hebt. En dat leidt allemaal tot problematische of onnauwkeurige accruals aan het einde van de maand, omdat de financiën niet weten of niet precies kunnen zien waar ze mee werken, omdat ze geen realtime informatie hebben. Je weet wel, zelfs e-mail notities en dergelijke geven geen status updates in real time. En ik denk dat het belangrijkste gebrek aan zichtbaarheid overbesteding is voordat het wordt vastgelegd, omdat aankopen net worden gedaan. Dus wat we zien is dat de financiën voor het eerst zicht hebben op wat er gekocht wordt en waar het geld aan uitgegeven wordt, op het moment dat de factuur binnenkomt. Door dit soort ongelooflijk onsamenhangend proces, is er een gebrek aan echt overzicht en wordt financiën gewoon administratie. Ze hoeven alleen maar die factuur te boeken en betaald te krijgen in dat stadium. En financiële teams hebben echt veel belangrijkere operationele taken waar ze zich op willen en moeten concentreren. En dit soort processen kan echt van invloed zijn op de tijd die ze daarvoor hebben, maar ook op de kwaliteit van de gegevens die ze leveren als onderdeel van hun maandelijkse rapportageverantwoordelijkheden aan het senior management. De financiële afdeling moet dus op elk moment een accuraat beeld hebben van wat er gaande is, en dat is ongelooflijk moeilijk met dit soort handmatige, gefragmenteerde processen.

Tom Livock:
Ja, zoals je zegt dat is een echte uitdaging, is het niet? Maar ik neem aan dat er ook een impact is op de bredere business?

Charlotte Newman:
Ja, absoluut. Steeds meer aankopen worden dus gedaan door het personeel, waar ze zich ook bevinden, en ze krijgen die artikelen geleverd waar ze zich bevinden, je weet wel, mogelijk thuis of op afstand. En dan komt het erop aan ervoor te zorgen dat de facturen tijdig worden verzonden naar de plaats waar het AP-team is. Dus iets wat eenvoudig en gemakkelijk zou moeten zijn, is veel moeilijker geworden. En we zien ook een toename van het kopen van soort van high street online leveranciers, vaak met een creditcard in plaats van een bedrijfsrekening, omdat dat vertrouwd en gemakkelijk is voor het personeel. En uiteindelijk declareren ze deze kosten aan het eind van de maand gewoon weer bij de onkosten. Dat alles leidt tot een gebrek aan overzicht voor de financiële afdeling en tot extra werkdruk voor hen, maar ook tot het feit dat budgethouders en afdelingshoofden geen zicht hebben op wat hun teams uitgeven aan welke leveranciers, weet je, is er wel voldoende zorg besteed aan de selectie van die leverancier? En ook, hoe beïnvloedt dat uiteindelijk hun teambudget? Dus zelfs als ze proberen om ongelooflijk grondig te zijn in het bijhouden van dingen op spreadsheets en zo verder, het zal nooit real time of nauwkeurig genoeg zijn als het gaat om het gebruik van die gegevens om weloverwogen beslissingen te nemen. En dat alles heeft een enorme impact op de bredere business buiten financiën.

Tom Livock:
Ja, dat begrijp ik. Dus dit gaat niet alleen over een financiële kwestie die Compleat aanpakt. Het gaat eigenlijk over het helpen van de bredere zaken ook. Ja. En in uw ervaring, wat zijn de belangrijkste drijfveren voor verandering wanneer een van uw klanten of een prospect naar u toekomt? Wat zijn de belangrijkste drijfveren als ze naar u komen?

Charlotte Newman:
Dus ik denk dat er drie gemeenschappelijke thema's zijn waar we het over zullen hebben. En de eerste en nog steeds de grootste die we zien is de wens om handmatige processen te elimineren. En dat is van het intoetsen van facturen, het handmatig toewijzen van financiële codering aan elke factuur die binnenkomt of letterlijk te maken hebben met, weet je, stapels papier die je moet afdrukken en dan opnieuw scannen en facturen met fysieke handtekeningen op, weet je, we spreken momenteel dagelijks met financiële teamleden die het einde van hun koord bereiken. Ze hebben geen tijd om te verwerken wat ze al hebben, laat staan een toename van de vraag vanuit een app perspectief. En ze willen of kunnen het zich niet veroorloven om extra personeel in te huren om het probleem te beheren. En uiteindelijk weten bedrijven dat het niet de meest kosteneffectieve manier is om door te gaan. Je hebt getalenteerde en gekwalificeerde teamleden die taken uitvoeren die uiteindelijk door een stukje software kunnen worden geautomatiseerd. Dus de wens om zo goed mogelijk gebruik te maken van de bestaande menselijke hulpbronnen en de handmatige elementen van hun werklast te verminderen of te verwijderen is heel erg die nummer één drijfveer die we zien. De tweede, zou ik zeggen, is de wens en de behoefte aan een betere zichtbaarheid en controle. Weet je, ik heb het hier al een beetje over gehad, maar organisaties hebben behoefte aan zichtbaarheid van orders en facturen. U weet dat begrip van waar een transactie zich bevindt, waar het zich bevindt en u weet bij wie het zich bevindt en waarom. En ze moeten ook kennis hebben van wat er wordt uitgegeven, aan wie het wordt uitgegeven, de status van, of die goederen of diensten daadwerkelijk zijn ontvangen en hoe die factuur is goedgekeurd.

Charlotte Newman:
En dan vanuit een breder zakelijk perspectief, weet u hoe die factuur bij de financiën terechtkwam voor vier betalingen? Ik zou zeggen dat de derde uiteindelijk te maken heeft met kostenreductie. Het is dus geen verrassing dat veel bedrijven het de afgelopen 18 maanden een beetje moeilijk hebben gehad. Als we het over kosten hebben, is het een soort van tweeledige aanpak. De eerste is, weet je, een kost in tijd van mensen, die we al min of meer hebben vermeld, maar ook de letterlijke kost van wat wordt uitgegeven. Dus het verlagen of verminderen van de bedrijfskosten is natuurlijk een veel voorkomend historisch doel. Maar we zien dat bedrijven de laatste tijd meer onder druk staan. We hebben problemen met de toeleveringsketen. Potentieel zijn er personeelsproblemen. Het komt dus steeds hoger op de agenda van de bedrijven te staan. En weet je, de grote vraag is wat kunnen we doen om de kosten te verlagen? Dus ik denk dat deze aandachtsgebieden doorwerken in veel verschillende financiële processen binnen een bedrijf. En natuurlijk, ik kijk hier naar vanuit een crediteuren perspectief, maar ik zou geïnteresseerd zijn van uw kant. Tom, als het gaat om betalingen, wat zijn de belangrijkste drijfveren wanneer je weet dat een bedrijf kijkt naar AccessPay, zijn ze vrij ze zijn vrij gelijkaardig?

Tom Livock:
Ja. Dus je hebt helemaal gelijk. Dus we richten ons op een aantal verschillende soorten betalingen. Maar laten we praten over misschien crediteurenadministratie om bij het thema te blijven. En de reden waarom een bedrijf naar AcessPay zou kunnen komen is omdat ze momenteel bankportalen of online bankieren gebruiken. En de reden waarom ze naar ons komen is de efficiëntie waar je het al over had. Dus van een crediteuren team, kunnen ze gebruik maken van online bankieren om handmatig een bestand te uploaden naar hun bank. En natuurlijk is dat een handmatig proces en er is een efficiëntie besparing om dat te kunnen doen en we praten over AcessPay als de volgende generatie van corporate banking die in staat is om dit proces te automatiseren. Maar afgezien van de efficiëntie, zijn er nog twee andere belangrijke elementen, en het eerste is veiligheid. Dus bedrijven bieden toegang tot hun bank. In feite zijn het banken die online bankieren voor hun werknemers om die betalingen te doen. En natuurlijk, we vertrouwen onze werknemers en, weet je, maar tegelijkertijd, zal het veiligheidsteam van het bedrijf zeggen, je kunt niet langer online bankieren. U moet een andere manier vinden omdat dat geen veilige methode is om betalingen te doen in deze tijd. En dus komen ze naar AccessPay voor die automatisering om de noodzaak van online bankieren en bank portalen te verwijderen om het bestand automatisch bij de bank aan te leveren. En de andere reden is menselijke fouten. En dit is misschien niet zo gebruikelijk als bepaalde dingen, maar het is gewoon nodig om een verandering in de waarde aan te brengen. Bijvoorbeeld, als er een cijfer verkeerd was of als eigenlijk de sorteercode rekeningnummer was iets verkeerd, of als ik gewoon de naam van de begunstigde, zodat het niet helemaal de juiste begunstigde, dan zou het bestand kunnen krijgen geweigerd door de bank. Of nog erger, het bestand kan door de bank verwerkt worden, en het heeft tien keer de waarde die het zou moeten hebben, of zelfs meer. Dat zijn meestal de drie gebieden die de reden zijn waarom een bedrijf naar ons toekomt.

Charlotte Newman:
Ja, ik denk dat het zeer vergelijkbaar is in termen van financiële operaties over de hele linie, de soort van drijfveren, de wens om zich te ontdoen van handmatige interventie en de mogelijkheid van menselijke fouten. En die kant van de dingen, evenals gewoon, je weet wel, het vrijmaken van middelen en het rijden die efficiëntie door middel van soort van digitale praktijken zo goed mogelijk.

Tom Livock:
Ja, absoluut. En het is dit idee dat dus als er een ERP-systeem is, als het Oracle of Sage of Microsoft was, dan zit Compleat aan de voorkant daarvan in staat te zijn om te helpen met de crediteurenadministratie en dan zit AccessPay achter de ERP met dat crediteurenbestand dat aan de bank wordt geleverd. Ja. Wat vind je dat bedrijven hebben gedaan of proberen te doen voordat ze Compleat hebben gevonden of voordat ze naar jou komen? Nou, wat zijn de dingen die ze hebben ze hebben geprobeerd te doen om deze problemen aan te pakken?

Charlotte Newman:
Ik heb het al eerder gezegd, maar we zien veel e-mail, cloud drives, Excel-spreadsheets, allemaal veelgebruikte hulpmiddelen die we als bedrijven gebruiken. Maar ze zijn allemaal een lapmiddel omdat ze niet ontworpen zijn om het crediteurenadministratieproces te optimaliseren. Bedrijven hebben zich dus moeten aanpassen aan een mogelijk verspreide beroepsbevolking, en we zien dat de bedrijfsniveaus in veel verschillende sectoren beginnen terug te keren. En bedrijven beginnen te denken: als we dit hybride en externe werkmodel willen behouden of als we het moeten behouden, dan zijn de lapmiddelen die ze hebben geïmplementeerd niet noodzakelijk levensvatbaar op lange termijn. Digitale en geautomatiseerde oplossingen moeten dus worden herzien en geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat deze gebieden kunnen blijven evolueren en duurzaam zijn in de toekomst en geen aanslag vormen op de financiën of andere belangrijke interne middelen.

Tom Livock:
En wat zouden de beste praktijken zijn die u en uw team dit bedrijf zouden adviseren bij het doorlopen van een project om back-office functies zoals crediteurenadministratie, financiën of inkoop te automatiseren?

Charlotte Newman:
Dus de beste praktijk is zeker de overstap naar digitale facturen over de hele linie. En ik zou er echt bij iedereen die vandaag kijkt of luistert op willen aandringen om gewoon te stoppen met het afdrukken van facturen, weet je, het is niet alleen onzichtbaar en kostbaar, maar het is ook slecht voor het milieu. We weten dat duurzaamheid steeds meer een focus wordt voor veel bedrijven in alle sectoren, en we zien dat meer dan 80 procent van de leveringen waarvoor we hier bij Compleat de vastlegging van factuurgegevens automatiseren, al facturen in een digitaal PDF-formaat uitreiken, dus het zou absoluut niet nodig moeten zijn om die af te drukken. Dus dat is gemakkelijk best practice nummer één. Ik zeg dat we ook sterk aanbevelen dat de inkooporder processen worden herzien, dus we suggereren dat bedrijven kijken naar PO's te verhogen, zelfs voor hun indirecte uitgaven. Dus dat soort dagelijkse kantoorbenodigdheden, want dat kan echt een soort spel veranderen voor het bedrijf. Dus zeker best practices om digitale methoden te gebruiken om, waar mogelijk, dingen goedgekeurd te krijgen en die goedkeuringen te volgen. En dat alles maakt het dagelijkse leven een beetje gemakkelijker, maar ondersteunt ook bij belangrijke zaken zoals audits. Dus met dat alles, uiteindelijk, is het gewoon over het houden van het eenvoudig vanuit ons standpunt en te beginnen met die digitale praktijken. En ik denk dat we hebben gesproken over waar Compleat zit aan de voorkant van het ERP, het automatiseren van dat inkoop-en crediteurenadministratie proces en aan de staart van dat, natuurlijk, moeten we die die facturen betaald krijgen en een oplossing als AccessPay zit aan de andere kant van het ERP. Dus weet je, wat raden jullie aan vanuit een best practice oogpunt?

Tom Livock:
Het gaat dus terug tot het gebruik van bankportalen en het feit dat bankportalen een gemakkelijke oplossing waren omdat een bedrijf bijvoorbeeld een ERP-systeem zou installeren en dan zou proberen uit te zoeken hoe een verbinding met de bank tot stand kan worden gebracht en dat wordt dan te moeilijk of het wordt te duur. En dus is de standaard dan OK. Dus gebruiken we een manueel proces en gebruiken we ons crediteurenteam of ons thesaurieteam om die betalingen te doen. En dat is echt niet meer van deze tijd. Dat is geen aanvaardbaar proces om alle redenen waarover we het hadden. Dus onze beste praktijk zou zijn om dat manuele proces, dat manuele proces met bankportalen te verwijderen en dat zoveel mogelijk te automatiseren. En wat we ook vaak zien samen met de betalingen is dat AccessPay ook in staat is om de afschrift informatie binnen te brengen. Dus dat zijn de gegevens van de bankafschriften en het bedrijf kan die dan gebruiken om de crediteurenadministratie te reconciliëren die de deur is uitgegaan. Ze kunnen dan de informatie van de afschriften in hun ERP-systeem brengen en dat dan reconciliëren. En we zien precies dezelfde processen gebeuren waar een bedrijf online bankieren gebruikt om die afschriftinformatie te downloaden en dan een of ander handmatig proces met een Excel-spreadsheet gebruikt om de gegevens in het ERP aan te sluiten. En nogmaals, dat is gewoon niet het is niet, weet je, om alle redenen veiligheid, efficiëntie, handmatige fout. Het is hetzelfde geldt voor de weg terug in, evenals de manier waarop onze crediteurenadministratie.

Charlotte Newman:
Ja, zeker weten. Het is niet duurzaam. En ik denk dat de beste praktijk van elk financieel transformatieproject moet kijken naar oplossingen die duurzaam zijn en ook schaalbaar zijn voor groeiende bedrijven.

Tom Livock:
Ja, absoluut. Je zei dat dit idee om te stoppen met het printen van facturen, het is bijna alsof ik gewoon kan zien als een vlag die zegt, stop gewoon.

Charlotte Newman:
Absoluut, alsjeblieft, alsjeblieft.

Tom Livock:
Ja. En de PO's verhogen, weet je, zelfs het verhogen van PO's voor indirecte uitgaven. En dit idee van het aannemen van digitale praktijken in plaats van een archaïsch proces met papier of zelfs de e-mail denken e-mail is een alternatief. Dus hoe helpt u bedrijven om die best practice doelen te bereiken met Compleat?

Charlotte Newman:
We zullen dus samen met onze klanten een project uitwerken dat helemaal is afgestemd op hun behoeften op de belangrijkste aandachtsgebieden binnen hun bedrijf. Maar zoals ik al zei, alles begint met het digitaal vastleggen van factuurgegevens. Dus dat is de kern van alles binnen dit P2P en crediteuren proces. Dus bedrijven kunnen daar gewoon mee beginnen. Ze hoeven niet elk element van de oplossing in één keer te nemen. Als het implementeren van een end-to-end oplossing een beetje ontmoedigend of onhaalbaar lijkt, raden we echt aan om eerst te beginnen met het factuurbeheerprobleem, omdat dat meestal toch bovenaan de agenda staat, en al het andere kan volgen via een gelaagde benadering van automatisering als die kern eenmaal op zijn plaats is. Dus, weet je, crediteuren automatisering aankopen betalen automatisering is niet nieuw. Er zijn veel verschillende oplossingen op de markt die elementen van dit proces bieden. En terwijl wij bij Compleat een end-to-end oplossing kunnen bieden, zijn er misschien mensen die vandaag kijken of luisteren en denken, nou ja, we hebben al enkele elementen van dit proces in plaats, dus misschien worden PO's verhoogd binnen hun ERP of een andere oplossing van derden die industriespecifiek is bijvoorbeeld, en eigenlijk kan Compleat dat afhandelen door middel van integratie.

Charlotte Newman:
Dus die kant van de dingen hoeft niet noodzakelijkerwijs te veranderen. Maar de vraag van ons zou dan zijn, als dat alleen is voor vier directe uitgaven, die orders die worden geplaatst, hoe zit het met de indirecte uitgaven? Hoe beheert u de online leveringen die meestal buiten dit proces vallen? Wij raden u aan om dat eens te bekijken, want er zijn zeker uitgaven die wij als buitenbeentjes of onzichtbare uitgaven zouden classificeren, die buiten dat proces om gebeuren. Vanuit het perspectief van Compleat bieden wij bewust een keuzemenu van functies en elementen van onze software aan, dat bedrijven in staat stelt om ofwel alles vanaf de eerste dag te nemen en een soort Big Bang verandering door te voeren als dat is wat ze nodig hebben, ofwel te kijken naar de gelaagdheid van die automatiseringselementen over een gefaseerde uitrol of projecten. Dus ons doel is echt om bedrijven te ondersteunen met hun specifieke pijnpunten en zich te richten op wat belangrijk en het meest relevant voor hen is. En dat is absoluut de beste manier om te bereiken wat nodig is.

Tom Livock:
Het lijkt er dus op dat als ik naar Compleat zou komen, u in plaats van een grote bankverandering aan te bieden, een aanpak op maat kunt aanbieden, afhankelijk van wat mijn behoeften zouden zijn.

Charlotte Newman:
Ja, natuurlijk.

Tom Livock:
En hoe komt de invoering van deze manier van werken werkelijk ten goede aan de financiering van de punten die we eerder aan de orde stelden?

Charlotte Newman:
Het belangrijkste is dus dat deze manier van werken zeker niet alleen de financiën ten goede komt. Hoewel, weet je, het rendement op de investering voor financiën zeer snel en tastbaar kan zijn vanuit een middelenperspectief. Het heeft ook gevolgen en voordelen voor operationele belanghebbenden in het hele bedrijf. Dus waar ik het graag over wil hebben is een recente case study met een van onze klanten. Het gaat om de White Horse Federation, een 37-scholen tellende multi academy trust met hoofdzetel in Wiltshire. En ze wilden heel graag werken aan optimalisatie van de uitgaven binnen hun bedrijf. Maar hun barrière bij het ondernemen van die activiteit was het gebrek aan de mogelijkheid om best practices af te dwingen bij het identificeren van voorkeursleveranciers en -artikelen. Hun prioriteit bij ons lag dus bij het implementeren van een oplossing die hen niet alleen in staat stelde om hun uitgaven te identificeren, maar vooral ook om besparingen te realiseren op wat ze al uitgaven. Dus de manier waarop we dat met hen deden was door de invoering van geïntegreerde online inkoop door al het personeel. Het is een tool en een functie die we in onze software hebben. En zij gaven terug dat, omdat de oplossing die wij leverden een, je weet wel, eenvoudige gebruikerservaring en interface had, de adoptie door de eindgebruiker geen barrière voor hen was, en ze hebben het nu uitgerold over bijna driehonderd personeelsleden.

Charlotte Newman:
En de manier waarop dat werkt is dat elk personeelslid toegang heeft tot een handigere en snellere aankooppraktijk door gebruik te maken van online leveranciers waarmee ze al vertrouwd waren. Dus, weet je, een Amazon zaak een jaar geleden, bijvoorbeeld. Voor de Whitehorse Federation heeft het niet alleen de administratieve functie vanuit financieel oogpunt gestroomlijnd, maar ook al hun eindgebruikers toegang gegeven tot essentiële informatie en de mogelijkheid gegeven om beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van het beschikbare budget bij het indienen of goedkeuren van aankoopaanvragen. En interessant is dat uit een recent onderzoek van Compleat bleek dat bedrijven gemiddeld 32 procent goedkoper konden inkopen bij Amazon business in vergelijking met bestaande leveranciers. Dus dat is slechts een voorbeeld van de impact die het werken met online leveranciers kan hebben. Hun belangrijkste conclusie was dus dat ze nu concreet geld konden besparen door gebruik te maken van Compleat en dat de crediteurenadministratie als gevolg daarvan een enorme hoeveelheid tijd heeft bespaard en dat ze zich konden richten op belangrijkere activiteiten, waardoor de projectdoelen die ze zich hadden gesteld, ruimschoots zijn gehaald.

Tom Livock:
Dus dit klinkt echt interessant. U zei, ik denk dat u het al eerder aanhaalde, dat u zag dat de 25 procent die u op deze dia laat zien, te maken heeft met het handmatige proces, de handmatige verbeteringen, de automatisering om de efficiëntie binnen het financiële team te verbeteren. Dus effectief een FTE, een voltijds equivalent kostenbesparing. Maar u stipte het daar ook al aan, en u zei dat er ook effectief een verbetering van 32 procent is. Bovendien, ik denk dat dat in aanvulling op de vijfentwintig procent is. Als ik naar iemand als Amazon zou gaan, als ik het goed heb.

Charlotte Newman:
Ja, absoluut. Dus als we kijken naar die 32 procent die we hebben geïdentificeerd met Amazon-bedrijven en bijvoorbeeld bij Compleat verwerken we voor miljarden ponden aan facturen via onze data capture tool, en we stoppen die gegevens in wat wij een data lake noemen. En we categoriseren leveranciers op basis van inkoop standaard categorieën en kunnen items beoordelen. Dus de analyse die we met Amazon Business hebben gedaan, was het bekijken van artikelen die bedrijven al van andere leveranciers kochten en nagaan of ze die goedkoper van een leverancier als Amazon Business konden kopen, en dat kon. En ik denk dat het belangrijkste hier ook is als we het hebben over online leveranciers, dat die stap ook gaat over het consolideren van leveranciers. Dus met behulp van een inkoopinstrument of een digitaal inkoopinstrument kun je precies zien bij wie je inkoopt. En je zou kunnen zien dat bedrijven, weet je, 25 verschillende leveranciers hebben vanuit een kantoorbenodigdheden perspectief, en er is geen consistentie in wat die items kosten. En als u dat consolideert en onderbrengt bij een leverancier als Amazon business of Lyrica, dan kunt u besparen door gewoon dezelfde spullen te kopen die u al koopt.

Tom Livock:
De 25 procent die u op de dia noemt, is dus in feite wat u misschien als een minimum ziet, maar de besparingen kunnen in het algemeen aanzienlijk hoger zijn.

Charlotte Newman:
Dat is het. Dus de 25 procent is effectief een benchmark. Dus we kunnen, zoals ik al zei, leveranciers categoriseren en we geven, weet je, standaard voorbeelden van een benchmark van als je x y z uitgeeft, zou je kunnen kijken om dit bedrag te besparen binnen deze specifieke categorie door de overstap te maken naar online leveranciers.

Tom Livock:
Geweldig. Dus in het Whitehorse scenario waar we het over hebben, wat was de reden waarom ze voor Compleat kozen, waarom kwamen ze naar jullie toe?

Charlotte Newman:
Ze kwamen bij ons omdat ze een end-to-end oplossing nodig hadden, niet alleen voor de crediteurenadministratie, maar ook voor de digitale inkoopkant van de zaak. Hun belangrijkste focus lag dus op het feit dat ze in staat wilden zijn om kostenoptimalisatieprojecten uit te voeren. En om dat te kunnen doen, hadden ze een oplossing nodig die hen in staat stelde om toegang te krijgen tot al die geavanceerde uitgavengegevens via het vastleggen van factuurgegevens, maar ook om best practices af te dwingen bij al hun eindgebruikers. Daarom is de online aankooptool een geweldige manier om gebruikers snel enthousiast te maken voor een nieuw stukje software. Weet je, het is eenvoudig en ongecompliceerd. Er zit een mobiele applicatie bij, dus het is geen enorm, omslachtig proces en door gebruik te maken van online kopen en de Compleat-oplossing konden ze dat doen.

Tom Livock:
Dus, ja, het klinkt alsof je een geweldige klant hebt en een geweldige referentie. Ja, we hebben nog maar een paar minuten over, dus misschien als we naar het publiek gaan en vragen of er vragen zijn uit het publiek? Geweldig. Laten we eens kijken. Dus er is een mediabedrijf gevestigd in Manchester. Lijkt op een vraag van Sarah, en ze hebben een Oracle ERP-systeem. Kun je integreren met Oracle?

Charlotte Newman:
Ja, Sarah. Absoluut kunnen we dat. Dus Compleat kan integreren met elke ERP of boekhoudsoftware die wordt gebruikt, hetzij via een bestaande wat wij zouden noemen een out of the box integratie die vooraf is gebouwd of we hebben API's gewikkeld rond onze applicatie, die ons in staat stellen om die data feed te configureren met elke boekhoudsoftware of ERP die wordt gebruikt.

Tom Livock:
Geweldig. En de vraag van Peter in Doncaster. Hij werkt voor een klein productiebedrijf en hij vraagt of Compleat geschikt is voor een klein bedrijf, omdat het klinkt alsof we het hebben over het middensegment van de markt. En we hadden het ook over Oracle, wat een groter deel van de markt is, dus is Compleat zowel geschikt voor een klein bedrijf als voor een groter bedrijf?

Charlotte Newman:
Ja, dank je. Dank je voor de vraag, Peter. En dat is het zeker. Ik denk dat het belangrijkste dat complete biedt is een oplossing die kan worden geïmplementeerd op basis van uw eisen en uw bedrijfsgrootte. Of je nu, je weet wel, MKB tot soort van grotere corporate enterprise bedrijf. En dat is alleen maar vanwege dit soort keuzemenu dat ik al noemde. U hoeft niet de hele oplossing te nemen, u kunt klein beginnen en ook beginnen met dit soort automatiseringsprojecten als u in een kleinere bedrijfsfase bent, als u wilt groeien, is er geen betere tijd om naar automatisering te kijken dan op dat moment, omdat als u groeit, die processen al aanwezig zijn en u niet afhankelijk bent van het inhuren van extra personeel. Maar ja, absoluut geweldig voor kleine bedrijven ook.

Tom Livock:
En een andere vraag kwam net binnen over de case study, de Whitehorse case study. Dus je noemde die Amazon zaak in LA, ja. Met welke online leveranciers kan Compleat samenwerken?

Charlotte Newman:
Ja, het is een goede vraag. Ik heb Amazon Business en Lyrica genoemd, en we hebben enkele andere bestaande integraties met bedrijven als Commercial, YPO en Brown's Books als voorbeelden, maar iets waar we echt enthousiast over zijn en dat op dit moment in bèta is en in 2022 formeel zal worden vrijgegeven, is dat we in feite een Chrome-extensie aan het bouwen zijn, die het mogelijk maakt om binnen ons product online aankopen te doen bij vrijwel elke online verkoper. Dus in de toekomst zullen klanten in staat zijn om tegen ons te zeggen, weet je, dit zijn onze top vijf online leveranciers. Kunnen we de integraties met hen gebouwd krijgen? En we zullen absoluut zeggen, en we zullen gewoon blijven bouwen op die, die online marktplaats met binnen ons platform.

Tom Livock:
Het klinkt dus alsof u heel flexibel kunt werken met niet alleen de leveranciers die u al hebt genoemd, maar met vele, vele verschillende leveranciers, afhankelijk van wat uw klanten willen.

Charlotte Newman:
Ja, absoluut. Klanten laten bepalen wat het beste voor hen is en met welke leveranciers ze willen werken.

Tom Livock:
Ja, ik ben bij bewustzijn. We zijn op tijd. Dus nog een laatste vraag voor mij, wat is uw mening? Als je in je kristallen bol kijkt naar 2022 en de aankondiging over Plan B van gisteren geeft, hoe ziet 2022 er dan uit voor crediteuren?

Charlotte Newman:
Ik denk dat ik bedoel, je hebt de aankondiging genoemd. Ik denk dat we meer van hetzelfde zullen zien bij, je weet wel, ingekochte lonen en crediteuren, een toename van de vraag naar automatisering naarmate bedrijven een duidelijkere focus hebben op het stroomlijnen van hun processen om verschillende werkstijlen mogelijk te maken en ook die belangrijke focus op het zoeken om het meeste te halen uit hun budgetten en hun en hun personeelsbestand. Ik denk dus dat we in de aanloop naar 2022 vergelijkbare thema's zullen zien.

Tom Livock:
Geweldig. Dank je. Bedankt, Charlotte. Heel erg bedankt voor het komen. Ik waardeer je steun en inbreng.

Charlotte Newman:
Dank je, Tom.

Tom Livock:
En dank u voor het publiek om mee te doen. De link zal worden verstrekt. Als u terug wilt gaan naar dit webinar, klik dan op de link. En als je vragen hebt, kom dan gerust naar mij of Charlotte en we komen bij je terug met die antwoorden. Dus zonder verder oponthoud, dank u allen voor uw komst en nog een fijne dag.

Charlotte Newman:
Bedankt, iedereen.

Sonix is 's werelds meest geavanceerde geautomatiseerde transcriptie, vertaling, en ondertitelingsplatform. Snel, accuraat, en betaalbaar.

Zet uw DvQZynEQ8e4 bestanden automatisch om naar tekst (txt file), Microsoft Word (docx-bestand), en SubRip Ondertiteling (srt-bestand) in minuten.

Sonix heeft vele functies die u graag zou willen, waaronder samenwerkingstools, geautomatiseerde ondertiteling, geautomatiseerde vertaling, afschriften delenen gemakkelijk uw Zoom-vergaderingen transcriberen. Probeer Sonix vandaag nog gratis uit.

Wat is Financiële transformatie ontgrendeld?

Financiële transformatie ontgrendeld is de nieuwe evenementenserie van AccessPay, die plaatsvindt op LinkedIn Live.

Gebaseerd op het gebrek aan virtuele evenementen op het gebied van financiën en automatisering, streven wij ernaar regelmatig samen te werken met sleutelfiguren en bedrijven uit de financiële sector, en zowel thought leadership als interactiviteit aan te bieden.

 

Wat heeft Efficiëntie in crediteurenadministratie Adres?

Nu 2022 nadert, willen financiële en crediteurenprofessionals hun organisaties toekomstbestendig maken bij het kopen en betalen van goederen.

Boekhoud- en inkoopprocessen op afstand zijn niet schaalbaar - dus hoe passen financiële teams zich aan nieuwe manieren van werken op afstand aan?

In deze sessie bespraken AccessPay en Compleat Software hoe je controle en zichtbaarheid kunt behouden over handmatige processen met behulp van online kopen en automatisering.

Samen hebben we alles aangepakt, van het verschaffen van inzicht in de uitgaven van leveranciers tot meer zichtbaarheid en controle op vastgelegde kosten en overlopende posten.

 

Wie sprak op het evenement?

Finance Transformation Unlocked: Driving Efficiencies in Accounts Payable werd mede gepresenteerd door twee senior figuren van AccessPay en Compleat Software.

  • Tom Livock - Hoofd bedrijfsverkoop bij AccessPay

Als een van AccessPay's veteranen, werd Tom geselecteerd om zich bij het team te voegen vanwege zijn ervaring in start-up SaaS bedrijven. Gecombineerd met zijn succesvolle sales leiderschap in software bedrijven in de afgelopen 9 jaar, zijn er maar weinigen in het financiële landschap met zo'n rijk inzicht in het automatiseren van bankverrichtingen.

  • Charlotte Newman - Hoofd Partnerverkoop bij Compleat Software

Charlotte werkt al meer dan 4 jaar bij Compleat, eerst als Business Development Manager en nu als Head of Partner Sales. Charlotte heeft een echte passie voor het overbrengen van AP Automation naar bedrijven en het nauw samenwerken met gelijkgestemde partners, maar ze houdt ook van lange wandelingen in de natuur. Charlotte is vaak te vinden terwijl ze aan het koken, bakken of gin proeven is en is te vinden op LinkedIn hier.

 

AccessPay's partnerschap met Compleat Software

Het in Manchester gevestigde FinTech bedrijf heeft onlangs kondigde een partnerschap aan met Compleat SoftwareHet combineert best-in-class automatisering van leveranciersfacturen, online inkoop en digitale inkoop met een voortdurende vermindering van handmatige processen.

Volledige software is een wereldwijd SaaS-bedrijf dat toonaangevende AP Automation & P2P "purchase to pay" oplossingen biedt die de volgende generatie automatisering bieden tegen een betaalbare prijs voor de MKB-markt. 

Als u een Finance en Accounts Payable professional bent, bekijk het evenement dan nu on-demand via de YouTube-link hierboven.