Universiteit van Bradford moderniseert financiële functie met AccessPay voor naadloze verwerking van salarisadministratie en collegegeld

"
"Het is een grote verantwoordelijkheid om dit goed te doen - we verwerken automatische incasso's die wettelijk verplicht zijn en honderden salarissen."

Ben Petty, Finance Operations Manager, Universiteit van Bradford

Als voormalig payroll manager begrijpt Ben Petty het belang van een digitale bankconnector als AccessPay...

De manager financiën van de Universiteit van Bradford geeft leiding aan vier teams, waaronder de salarisadministratie en de debiteurenadministratie. AccessPay heeft beide functies geholpen bij de upgrade, met een naadloze overgang van hun huidige leverancier.

Hij zei: "We hebben geen enkel probleem met AccessPay. Het platform is intuïtief en dat past bij ons.

Waarvoor gebruikt het financiële team AccessPay?

AccessPay enables University of Bradford to make 1,600 salary payments via Bacs per month. The small team uploads payment files in three runs via the AccessPay Bacs software solution.

De betalingen voor debiteuren omvatten automatische incasso's van collegegelden, die Ben beschrijft als 'de kern' van hun financiering. Van maand tot maand variëren de inningen van £7,000 tot £30,000.

Elders gebruikt de crediteurenadministratie AccessPay voor betalingen aan leveranciers, die wekelijks worden verwerkt, in verschillende volumes.

Wat was uw katalysator voor verandering?

In 2017 was het tijd om de financiële functie van de universiteit te moderniseren en cloud-gebaseerd te maken.

In plaats van een speciale computer ter plaatse te gebruiken om betalingen te verwerken, wilden ze flexibiliteit, een betere UX en extra veiligheidsmaatregelen.

De huidige Bacs-software zag er "zeer ouderwets" uit en compatibiliteitsproblemen met het besturingssysteem kostten het interne IT-team veel tijd.

Ben zei: "We hadden onze vorige provider lange tijd gebruikt, maar die drong aan op een dure upgrade, omdat het oude platform door een beveiligingsupdate niet meer werd ondersteund.

"Het eerste wat we ervan wisten was een zeer lange e-mail met veel rode markeringen - het voelde alsof we uit huis werden gezet en we hielden niet van die aanpak."

The team decided to research the market and, after comparing three vendors, went live with AccessPay in early 2018.

"De implementatie was heel eenvoudig, het had niet eenvoudiger kunnen zijn", vertelt Ben enthousiast.

Ben Petty, Manager financiële verrichtingen

Waarom was AccessPay de juiste FinTech-oplossing voor u?

AccessPay verbindt de financiële en payroll back-office systemen van de Universiteit van Bradford met Lloyds bank.

Het nieuwe systeem is niet alleen betaalbaar, maar ook op maat gemaakt.

AccessPay bouwde bijvoorbeeld een manier in voor een tweede persoon in hun team om betalingsbestanden te controleren en goed te keuren voordat ze werden ingediend.

"Dit was echt belangrijk omdat het een extra veiligheidsmaatregel toevoegt, maar het is ook flexibel, zodat het kan worden omzeild als we problemen hebben met de middelen", legt Ben uit.

"Toen de pandemie uitbrak, was die ingebouwde flexibiliteit zo'n zegen, want we hadden maar twee personeelsleden met Smartcard-lezers, dus als zij niet konden werken, konden we nog steeds de lonen van ons personeel betalen".

Wat is het belangrijkste voordeel van AccessPay?

"Het ding dat AccessPay daarboven zet is de klantenondersteuningwat briljant is," rapporteert Ben.

Hij beschrijft hoe het supportteam in 2019 buiten kantooruren te hulp schoot toen een interne Windows-update problemen had veroorzaakt met hun HSM-certificaat.

"Het IT-team van de universiteit was niet beschikbaar en wij waren in paniek omdat onze salarisadministratie bijna klaar was.

"Hoewel het geen AccessPay-probleem was, belden we het supportteam in de hoop dat zij advies zouden kunnen geven en zij namen het heft op afstand in handen en losten het voor ons op.

"Ik was zo dankbaar voor hun hulp - het was alleen dankzij hen dat we ons personeel op tijd konden betalen."

Ben prijst ook de pro-actieve aanpak van AccessPay's klantenserviceteam dat regelmatig per e-mail updates en voortgangsrapporten stuurt.