Universiteit van Bradford moderniseert financiële functie met AccessPay voor naadloze verwerking van salarisadministratie en collegegeld

"
"Het is een grote verantwoordelijkheid om dit goed te doen - we verwerken automatische incasso's die wettelijk verplicht zijn en honderden salarissen."

Ben Petty, Finance Operations Manager, Universiteit van Bradford

Als voormalig salarismanager begrijpt Ben Petty het belang van het gebruik van een digitale bankconnector zoals AccessPay. De Finance Operations Manager van de Universiteit van Bradford geeft leiding aan vier teams, waaronder de salarisadministratie en de debiteurenadministratie. AccessPay heeft beide functies geholpen bij de upgrade, met een naadloze overgang van hun huidige leverancier.

Hij zei: "We hebben geen enkel probleem met AccessPay. Het platform is intuïtief en dat past bij ons."

 

 

Waarvoor gebruikt het financiële team AccessPay?

AccessPay stelt de Universiteit van Bradford in staat om 1.600 salarisbetalingen per maand via Bacs te doen. Het kleine team uploadt de betalingsbestanden in drie runs via de AccessPay Bacs-softwareoplossing.

De betalingen voor debiteuren omvatten automatische incasso's van collegegelden, die Ben beschrijft als 'de kern' van hun financiering. Van maand tot maand variëren de inningen van £7.000 tot £30.000. Elders gebruikt Accounts Payable AccessPay voor betalingen aan leveranciers, die wekelijks worden verwerkt, in verschillende volumes.

 

Wat was uw katalysator voor verandering?

In 2017 was het tijd om de financiële functie van de universiteit te moderniseren en cloudgebaseerd te maken. In plaats van een speciale computer op locatie te gebruiken om betalingen te verwerken, wilden ze flexibiliteit, een betere UX en extra beveiligingsmaatregelen. De bestaande Bacs-software was 'erg ouderwets in de manier waarop het eruit zag en compatibiliteitsproblemen met het besturingssysteem kostten het interne IT-team veel tijd.

Ben zei: "We hadden onze vorige provider lange tijd gebruikt, maar zij drongen aan op een dure upgrade, omdat een beveiligingsupdate betekende dat het oude platform niet langer werd ondersteund. Het eerste wat we ervan wisten was een erg lange e-mail met veel rode markeringen - het voelde alsof we uit huis werden gezet en die aanpak beviel ons niet."

Het team besloot de markt te onderzoeken en ging, na drie leveranciers te hebben vergeleken, begin 2018 live met AccessPay. "De implementatie was echt ongecompliceerd, het had niet makkelijker gekund", enthousiasmeert Ben.

Ben Petty, Manager financiële verrichtingen

Waarom was AccessPay de juiste FinTech-oplossing voor u?

AccessPay verbindt de financiële en payroll back-office systemen van de Universiteit van Bradford met Lloyds bank. Het nieuwe systeem is niet alleen betaalbaar, maar ook op maat gemaakt. Zo heeft AccessPay bijvoorbeeld een manier ingebouwd waarop een tweede persoon in hun team betalingsbestanden kan controleren en goedkeuren voordat ze worden ingediend.

"Dit was echt belangrijk omdat het een extra veiligheidsmaatregel toevoegt, maar het is ook flexibel, zodat het omzeild kan worden als we problemen hebben met de middelen", legt Ben uit. "Toen de pandemie uitbrak, was die ingebouwde flexibiliteit zo'n zegen, want we hadden maar twee medewerkers met Smartcard-lezers, dus als zij niet konden werken, konden we nog steeds de lonen van onze medewerkers betalen".

 

Wat is het belangrijkste voordeel van AccessPay?

"Het ding dat AccessPay daarboven zet is de klantenondersteuning, wat briljant is," meldt Ben. Hij beschrijft hoe het supportteam in 2019 buiten kantooruren te hulp schoot toen een interne Windows-update problemen had veroorzaakt met hun HSM-certificaat.

"Het IT-team van de universiteit was niet beschikbaar en we waren in paniek omdat onze salarisrun moest worden uitgevoerd. Hoewel het geen AccessPay-probleem was, belden we het supportteam in de hoop dat zij misschien advies hadden en zij namen daadwerkelijk de controle op afstand over en losten het voor ons op. Ik was zo dankbaar voor hun hulp - het was alleen dankzij hen dat we ons personeel op tijd konden betalen."

Ben prijst ook de proactieve aanpak van AccessPay's klantenserviceteam, dat regelmatig per e-mail updates en voortgangsrapporten stuurt.

 

Bekijk hoe AccessPay uw bedrijf kan helpen

Neem contact op ➜