ITV bespaart 25 uur per week op zakelijke bankzaken met AccessPay

Als een wereldwijde entiteit ziet het financiële en treasury-team van ITV elke maand toe op duizenden salaris-, leveranciers- en talenttransacties. Om snel en accuraat te kunnen werken, had het team van ITV een corporate banking-oplossing nodig om hun bedrijfsgroei te ondersteunen en betalingen en cashmanagement beter te kunnen afhandelen.

Door te werken met AccessPay ITV is in staat geweest om zowel de internationale verwerking van transacties als de zichtbaarheid van cash over enkele honderden dochterondernemingen te beheren, zonder het aantal medewerkers te verminderen. Het AccessPay platform stelt het finance en treasury team in staat cash en betalingen te beheren in 300 entiteiten in 20 verschillende landen, door verbinding te maken met meer dan 10 banken via het SWIFT-netwerk.

De voordelen zijn drieledig: ITV kan betalingen naadloos doorvoeren en tegelijkertijd bankconnectiviteit bieden, waardoor de zichtbaarheid van cash en de mogelijkheden voor bankreconciliatie worden verbeterd. Het financiële transformatieproject werd geleid door ITV's Head of Treasury Operations, Karen Fagan. Het team heeft de verandering in technologie volledig omarmd en gebruikt AccessPay's cash management tool 'de hele dag, elke dag'.

De katalysator voor verandering

Naarmate ITV zich ontwikkelde van een traditionele Britse omroep tot een wereldwijd opererend bedrijf, moest hun financiële functie ook evolueren om te voldoen aan de veranderende eisen van het bedrijf. In 2015 besefte Karen dat digitale transformatie een van de speerpunten moest zijn om de overgang van het bedrijf te ondersteunen.

Dit betekende dat het team aanzienlijk meer flexibiliteit nodig had dan hun vorige oplossingen hen boden; van de mate van integratie tussen hun financiële kernsystemen en hun bankomgeving tot de mate van centralisatie die nodig was om de efficiëntie in het hele team te verbeteren, waardoor het personeel niet langer handmatig gegevens hoeft in te voeren, maar taken kan uitvoeren die meer toegevoegde waarde bieden.

Toen het contract met de vorige leverancier van ITV ten einde liep, greep Karen de kans om de financiële en treasury-activiteiten bij ITV te transformeren en ging ze op zoek naar een nieuwe corporate banking-oplossing die het team de functionaliteit kon bieden die het nodig had om efficiënter, kosteneffectiever en risicomijdender te worden.

Het doel was om verschillende financiële functies te centraliseren, waaronder wereldwijde loonlijst verwerking, betalingen aan leveranciers, kasbetalingen en kasbeheer.

"Het leek ons een ideale gelegenheid om te zien wat er nog meer was en welke betere oplossingen we konden vinden."

Betalingen verwerken met AccessPay

Door de koppeling tussen ITV's ERP-, TMS- en HCM-systemen en hun zakelijke bankzaken via AccessPay te centraliseren, besparen hun financiële en treasury-teams nu 4-5 uur per dag, alleen al door het schrappen van repetitieve handmatige gegevensinvoer uit hun werklast. Dat is 25 uur per week.

Het AccessPay platform verwerkt gelijktijdig betalingen in meer dan 20 landen voor ITV en biedt toegang tot meerdere betalingssystemen via één platform - inclusief BACS, Faster Payments, SWIFT, SEPA en ACH. Dit vervangt de noodzaak van handmatige invoer via online bankportalen, waardoor tijd en geld wordt bespaard en het team uiteindelijk weer tijd heeft om zich te richten op meer analytische en strategische taken.

Voor een high-profile organisatie als ITV, zijn veiligheid en compliance ook absoluut van het grootste belang voor het behoud van hun reputatie. Met AccessPay kan het team voldoen aan strenge beveiligingseisen om risico's tegen zowel fraude als fouten te beperken. Niet alleen door de mogelijkheden voor straight through processing, maar ook door de bank-grade beveiliging die in hun oplossing is ingebouwd; van data-masking en encryptie tot een gecontroleerde, walls-up benadering van goedkeuringen. Auditing is ook eenvoudiger gemaakt, met een duidelijk papieren spoor en verdere auditingmogelijkheden die beschikbaar zijn om beide teams te ondersteunen.

"Het leek ons gewoon een heel eenvoudige verandering."

 

Een oplossing voor wereldwijd cashbeheer

Onze cashmanagement De oplossing paste ook bij de nieuwe manier van werken van ITV, waarbij al hun banken en talrijke rekeningen in verschillende landen werden gecentraliseerd.

In plaats van te vertrouwen op tijdrovende processen, heeft ITV nu automatisch inzicht in hun cashpositie binnen de groep, met toegang tot zowel dagelijkse als intradagelijkse saldi, evenals geautomatiseerde bankafschriftenfeeds om verdere reconciliatie te ondersteunen.

 "Je logt in en weet precies hoeveel contant geld je in de groep hebt. We kunnen niet alleen zien welke betalingen er zijn gedaan, maar we krijgen ook bevestigingen terug van de bank. Als er gedurende de dag MT942's binnenkomen, wordt onze positie bijgewerkt, dus het is echt een fundamenteel onderdeel van het beheer van de cash."

Verbetering van de afstemming

Een andere nuttige functie voor ITV is de verbetering van hun reconciliatieprocessen: door via AccessPay op het SWIFT-netwerk aan te sluiten, verloopt de reconciliatie 95% sneller.

"AccessPay helpt ons zichtbaarheid te krijgen in al onze regio's door al onze banken te koppelen via MT940's, naar al de banken die we dagelijks afschriften sturen. Van daaruit kunnen we alle bewegingen zien en vervolgens bankrekeningen groeperen per bank of per valuta.

We kunnen ook per type rekening taggen, dus het geeft ons een goed beeld van waar het geld is en waar het voor nodig is. Het platform helpt ons te begrijpen waar het geld is en waar de knelpunten zitten."

We zijn er trots op dat we al 6 jaar een partnership hebben met ITV. Terwijl we met succes de oplossingen hebben geleverd om de groei en transformatie van hun Finance en Treasury activiteiten te ondersteunen, heeft ITV een wederkerige waarde toegekend aan AccessPay; naast vele andere klanten, hebben we waardevolle input gehad in onze eigen ontwikkelings roadmap.