Imperial College London gaat tot 50.000 pond per jaar besparen met internationale gastheer-gastheer-verbinding

"
"AccessPay stak met kop en schouders boven de anderen uit in termen van concurrerende prijzen en de feedback die we hadden ontvangen van andere instellingen voor hoger onderwijs"

Rob Leech, Manager Financiële Systemen

Imperial College London is een leider op het gebied van bèta/techniek en staat op de 8e plaatsth beste universiteit ter wereld.

Wanneer een vooraanstaande universiteit zegt dat uw software hen duizenden ponden zal besparen, voelt dat geweldig.

Vooral als de besparingen kunnen terugvloeien naar het uitstekende academische onderzoek waar zij om bekend staan, waaronder de strijd tegen COVID-19.

Maar met een wereldwijd gerespecteerde reputatie komt de behoefte aan een moderne financiële functie - en dat is waar AccessPay komt binnen.

Beginnend met een eenvoudige Bacs oplossing, heeft de innovatieve fintech meegewerkt aan twee nieuwe bankverbindingen voor de universiteit, waardoor het internationale betalingsverkeer efficiënter verloopt.

Deze gefaseerde aanpak heeft AccessPay tot een 'trusted partner' van het instituut van wereldklasse gemaakt.

Fase 1: Het begon allemaal met Bacs

In 2019 had de Londense universiteit een nieuwe Bacs-oplossing nodig.

Met hun huidige leverancier die het huidige platform met pensioen stuurt om een dure upgrade te forceren, Imperial College besloten hun onderzoek te doen en een aanbesteding te doen.

Met een overtuigende prijsstelling en 'één portaal voor alle betalingen'-aanpak won AccessPay.

Rob Leech, Financial Systems Manager legt uit: "De universiteit betaalt duizenden leveranciers en werknemers via Bacs - het is dus van cruciaal belang om over een veilige en betrouwbare oplossing te beschikken.

"Waar AccessPay met kop en schouders boven de anderen uitstak, is de concurrerende prijsstelling en de zeer goede feedback die we hadden ontvangen van andere instellingen voor hoger onderwijs."

Ons cloud-gebaseerde platform was een stap weg van hun verouderde on-premise oplossing en gaf gebruikers extra functionaliteit, zoals toegang op afstand voor het goedkeuren van betalingen.

Zoals Rob zegt: "De gebruikerservaring is beter en de infrastructuur is cloudgebaseerd, wat onze technische schuld vermindert en dus IT tevreden houdt. De implementatieperiode verliep ook naadloos met bondgenoten als Stuart en Lisa die het project van jullie kant beheerden."

Maar de AccessPay-oplossing had ook om een andere reden de interesse van het team gewekt.

 

Fase 2: Internationale betalingen verrichten vanuit het VK

In de HO sector is er vaak een leverancier internationale betalingen te maken, ter ondersteuning van wereldwijde baanbrekende studies en onderzoek.

Imperial College London betaalt rekeningen in 150 landen, in een mix van valuta's, dus het is bijna net zo belangrijk als zijn Britse Bacs-betalingen.

De universiteit heeft een lange weg afgelegd, want vijf jaar geleden moesten de gegevens nog handmatig in een bankportaal worden ingevoerd.

Met een half geautomatiseerde tussenoplossing die vatbaar was voor fouten en frustrerend was in het gebruik, wendde de financieel manager zich tot AccessPay.

Een andere oplossing die het platform biedt, is toegang tot een rechtstreekse "host-to-host"-verbinding met uw bank, wat betekent dat internationale betalingen kunnen worden verricht via hetzelfde betalingsportaal dat voor Bacs wordt gebruikt.

"Jullie hebben de balans doen doorslaan met dit extra aanbod, want een directe host-to-host RBS link klonk ons als muziek in de oren", vertelt Rob enthousiast.

"Het betekende niet alleen dat we de UK Bacs werkend konden krijgen, maar ook dat we efficiënter konden worden met onze buitenlandse betalingen."

Rob Leech, Imperial College London

 

De geautomatiseerde oplossing elimineert codeerfouten en vermindert fraude dankzij de encryptie van gegevens en multifactorauthenticatie.

Er is ook een betere zichtbaarheid van internationale betalingen en AccessPay maakt een duidelijke scheiding van taken mogelijk.

Imperial College is voor al zijn betalingen die vroeger via het bankportaal werden verricht, overgestapt op de host-to-host-verbinding Bankline Direct van RBS.

Rob zegt: "We zien het als een gespiegelde oplossing voor Bacs en dat bevalt ons goed omdat we met AccessPay maar één manier van werken nodig hebben."

Nu de tweede fase in 2020 klaar is, richt de universiteit haar aandacht op de Verenigde Staten.

Fase 3: Leven in Amerika - een betere manier om binnenlandse betalingen te doen

De universiteit betaalt meer aan leveranciers in de VS dan in enig ander land, in feite gaat ongeveer 50% van hun internationale transactievolume naar de VS.

Door Amerikaanse leveranciers via een in het VK gevestigde bank te betalen, kostte dit hen echter 40-50.000 pond per jaar aan transactiekosten.

Zij hadden een rekening bij de Citizens Bank in Amerika, een overblijfsel van een historische behoefte om leverancierscheques uit te schrijven; en zo werd een idee geboren.

Rob legt uit: "We hebben gekeken hoeveel het kost om een elektronische binnenlandse betaling van de V.S. naar de V.S. te doen en het waren pennies, een beetje zoals het doen van een Faster Payment in het VK, het kost bijna niets.

"Dus wilden we een oplossing waarbij we onze Amerikaanse leveranciers vanaf onze Citizens-rekening konden betalen."

Nadat AccessPay de bank een paar jaar geleden tevergeefs rechtstreeks had benaderd, kreeg het de opdracht het host-to-host-project uit te breiden en een nieuwe rechtstreekse verbinding met Citizens Bank tot stand te brengen.

Hij legde de valkuilen van de doe-het-zelf aanpak uit: "We hadden geen ervaring met het werken met de Amerikaanse banksector, die anders werkt dan de onze, en het tijdsverschil maakte het moeilijk."

Het AccessPay-project, dat als "gedurfd nieuw werk" wordt omschreven, zal het Imperial College London honderdduizenden ponden besparen en medio 2021 operationeel moeten zijn.

Rob rondde af: "Jullie voegen meer waarde toe aan onze propositie en we bouwen samen aan een wereldwijde voetafdruk."

Ryan Harris, Corporate Sales Executive van AccessPay zegt: "Het lopende project met het Imperial College London is een perfect voorbeeld van hoe AccessPay een bedrijf toekomstbestendig kan maken.

"De waarde die de connectiviteit met hun Amerikaanse bank oplevert, is iets waar alle universiteiten rekening mee moeten houden."