Verbetering van de zichtbaarheid van contanten en automatisering van betalingen in de juridische sector

"
"AccessPay geeft me extra flexibiliteit bij het goedkeuren van betalingen omdat ik ze veilig via mijn mobiel kan vrijgeven. Dit is, voor mij, enorm in een post-pandemische wereld."

Financieel Manager UK

Dit multinationale advocatenkantoor heeft betalingsautomatisering omarmd om de efficiëntie en veiligheid te verbeteren en het risico van handmatige fouten te verminderen bij hun drukke wereldwijde financiële teams... 

Het bedrijf doet meer dan 20.000 transacties per maand en verwerkt verschillende soorten betalingen via AccessPay, waaronder salaris- en leveranciersbetalingen via Bacsgrote uitbetalingen via CHAPS en SEPA-transacties aan Europese klanten.

De mogelijkheid om operationele processen te versnellen - nauwkeurig en veilig - is van het grootste belang geweest voor de wereldwijde top 10 van advocatenkantoren nu de transactievolumes blijven groeien.

 

Het advocatenkantoor heeft kantoren in 28 landen

 

Sinds 2015 heeft ons financiële softwareplatform automatisering toegevoegd aan de volgende processen voor hen:

  • Overdracht van geld van klanten uit Elite ERP-systeem
  • Automatisering van betalingen aan leveranciers
  • Loonlijst voor Britse werknemers - van SAP via Bacs
  • SEPA-betalingen doen aan NatWest, HSBC en ING
  • Zenden en ontvangen verklaringen van alle banken

AccessPay komt ook tegemoet aan specifieke verzoeken uit de juridische sector, zoals de scheiding van zichtbaarheid tussen partnerbetalingen en andere betalingen.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Hoeveel mensen werken er in uw team en waar zijn ze gestationeerd?

In het Verenigd Koninkrijk heb ik vijf mensen die SWIFT en Bacs dagelijks, en nog eens 26 mensen in het team in India.

 

Hoe vindt u het om AccessPay te gebruiken?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Het geeft me veel extra flexibiliteit, want zelfs als het internet uitvalt, kan ik via mijn telefoon op AccessPay komen en betalingen verrichten. Dat is, voor mij, enorm.

 

Hoe maakt u gebruik van het systeem?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Betalingen tot 20.000 pond gaan direct de deur uit en alles daarboven krijgt een tweede zintuiglijke controle die in het systeem is ingebouwd. Dit was een geruststellende gedachte dat we geen grote bedragen vrijgaven zonder dat het gecontroleerd was.

Hoewel we nu genoeg vertrouwen in het systeem hebben om te overwegen die limiet te verhogen.

 

AccessPay treedt op als SWIFT-gateway voor het advocatenkantoor

 

Wat is een unieke eigenschap van AccessPay die u bevalt?

U bent onze SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Hoe heeft u financiële teams zien evolueren tijdens uw loopbaan? Hoe heeft technologie daarbij een rol gespeeld?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Dankzij technologie kunnen de meeste handmatige financiële en treasury-taken nu worden geautomatiseerd, waardoor het aantal fysieke contactpunten dat een team nodig heeft, veilig kan worden verminderd.

 

De vroegere op papier gebaseerde sector evolueert dankzij FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Hoe denkt u dat AccessPay in de toekomst in het internationale advocatenkantoor gebruikt zal worden?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Het maakt dus niet uit waar die betaling naartoe gaat in de wereld, en in welke munteenheid, het zal er geraken via AccessPay.

 

Tot slot, zou u het AccessPay platform aanbevelen aan andere advocatenkantoren?

Nou, niet aan onze directe concurrenten, want die willen we dat voordeel niet geven (lacht).

 

See how AccessPay can help your business

Get in touch ➜