Argyll and Bute Council helpen met het verwerken van de loonlijst en het innen van de gemeentebelasting via automatische incasso

"
"Een absolute uitblinker van AccessPay zijn de mensen. De kwaliteit en snelheid van reageren overtreft elk bedrijf waar ik mee te maken heb."

Ken Wong, systeembeheerder inkomsten

Argyll and Bute Council is een van de 32 unitaire gemeenteraden in Schotland, waarvan de administratie het op één na grootste gebied van alle Schotse gemeenteraden bestrijkt. De raad heeft te maken met een groot bedrag aan overheidsgeld en financiert dagelijks belangrijke diensten; een veilig, robuust en conform betalingsproces was van het grootste belang.

 

De SHA-2 Deadline

Maar toen Bacs plannen aankondigde om tegen 13 juni 2016 te upgraden naar SHA-2-certificaten en de ondersteuning voor oudere verbindingsprotocollen in te trekken, kon Argyll & Bute zich gewoonweg geen problemen veroorloven met de verwerking van de raadsbelasting, uitkeringen, betalingen aan leveranciers en loonbetalingen.

Daarom waren ze op zoek naar een oplossing die een veilige verbinding met Bacs kon bieden. Het platform moest gebruiksvriendelijk en efficiënt zijn en de strikte goedkeuringsworkflows bevatten voor het controleren en indienen van meerdere betalingsbestanden.

"De functies voor aangewezen gebruikers van AccessPay zijn erg nuttig voor ons als raad. Het feit dat er verschillende niveaus zijn; sommige gebruikers hebben toegang tot alle bestandstypen, terwijl andere gebruikers slechts toegang hebben tot één bestandstype, past goed bij de manier waarop wij bij Argyll and Bute werken."

 

Snelheid naar waarde

Omdat het project voor de Argyll & Bute Council zo'n hoge prioriteit had om de operationele continuïteit vóór de SHA-2 deadline van Bacs te garanderen, was een kort en probleemloos implementatieproces van essentieel belang. De gevolgen van eventuele haperingen of uitvaltijd hadden immers voor duizenden mensen gevolgen kunnen hebben.

Voor de opzet was een beveiligde Bacs-verbinding nodig voor 12 gebruikers, gekoppeld aan 11 verschillende gebruikersnummers, met de mogelijkheid om 14 verschillende bestandstypen tegelijk te verwerken, met geautomatiseerde opvraging van AUDDIS voor automatische incasso's. Dit alles werd in een paar weken tijd geleverd.

"Een absolute uitblinker van AccessPay zijn de mensen. Iedereen met wie ik te maken heb gehad bij AccessPay is zeer deskundig en geïnformeerd...de kwaliteit en snelheid van reageren overtreft elk bedrijf waar ik mee te maken heb."

We krijgen meestal binnen het uur antwoord op een supportvraag, soms al binnen tien minuten! En het is geen geautomatiseerd antwoord, het is een echt mens die zeer bereid is om te helpen." Ken Wong, systeembeheerder inkomsten, Argyll & Bute

Het platform zelf moest niet alleen de speed-to-value verhogen, maar het team van Argyll & Bute ook aanzienlijk efficiënter maken.
Het platform voor bankconnectiviteit van AccessPay beloonde hun personeel met meer tijd om zich te concentreren op taken die verder gaan dan het verwerken van en werken met betalingsbestanden - zo konden de medewerkers uren kostbare tijd terugwinnen met een geautomatiseerd proces dat niet alleen sneller is, maar ook veel veiliger.

 

Risicobeperking

Omdat het een organisatie uit de publieke sector is, was naleving van diverse wetten en regels ook een belangrijk aandachtspunt voor het team. Waar ze in het verleden handmatig gegevens verwerkten voor controledoeleinden en dagenlang bezig waren met het documenteren van maandenlange details uit oude bestanden, betekende de geautomatiseerde papierstroom van AccessPay dat alle noodzakelijke historische informatie in een kwestie van minuten kon worden gedownload.

"Het systeem zelf is snel en ongecompliceerd. Het feit dat AccessPay een audit trail heeft, die je precies vertelt wat er is overgemaakt en wanneer, en voor hoeveel, is erg nuttig gebleken. Normaal gesproken zou het ons heel wat tijd kosten om de bestanden op te graven en dat proces te starten, dus dat heeft ons veel tijd bespaard."

Een ander belangrijk veiligheidsvoordeel voor Argyll & Bute was de mogelijkheid om meerdere autorisatiefasen te definiëren via het platform zelf, met duidelijke scheiding van taken, zodat senior personeel de controle kon houden over wie wat kon zien en wanneer; wat vooral handig was voor het omgaan met gevoelige informatie zoals uitkeringen en salarisadministratie.

Dit controleniveau gaf het personeel niet alleen gemoedsrust dat hun processen robuust waren, maar zorgde ook voor een aanzienlijke tijdsbesparing, aangezien het personeel niet langer lang bezig was met het opzoeken van de dossiers die zij moesten controleren of goedkeuren.

 

Bekijk hoe AccessPay uw bedrijf kan helpen

Neem contact op ➜