25a generazione 2022

I tesorieri aziendali non dovrebbero usare i fogli di calcolo per le previsioni di cassa: ecco perché

Per i tesorieri aziendali, la previsione dei flussi di cassa continua a essere basata su fogli di calcolo nella maggior parte delle organizzazioni aziendali.

Ma con l'avvento di nuove tecnologie innovative per le previsioni, questa nuova razza di tecnologia può scardinare il dominio di MS Excel e aiutare i professionisti della tesoreria e della finanza a superare il problema dei dati imprecisi?

Ci piace pensare che sia così.

Precisione, controllo, e efficienza sono fattori chiave nell'ambiente aziendale odierno. Il processo di previsione dei flussi di cassa non è diverso.

Conoscere la liquidità che si avrà a disposizione in futuro, nonché essere in grado di controllarla e successivamente ottimizzarla, è il primo passo per identificare potenziali carenze di liquidità e migliorare l'utilizzo della liquidità in eccesso.

Può anche contribuire a ridurre la dipendenza dai finanziamenti, fornendo informazioni pertinenti e tempestive sulla disponibilità di liquidità sufficiente per far fronte ai propri obblighi.

Sicuramente allora, se siete responsabili di gestione della cassa e della liquidità e si scopre che le tattiche tecnologiche di previsione di cassa esistenti sono inefficaci all'interno di un'organizzazione, l'esame dei processi poco performanti è di estrema importanza.

 

"Abbiamo sempre fatto così".
Professionisti di tesoreria e finanza

 

Potente, familiare e flessibile. È facile capire perché MS Excel sia la lingua franca dei professionisti della tesoreria e della finanza quando si tratta di previsioni dei flussi di cassa.

Grazie a funzioni di facile utilizzo e a spese aggiuntive minime, a parte la licenza standard del software operativo aziendale, è anche conveniente.

Tuttavia, per le grandi organizzazioni aziendali che si affidano alle previsioni dei flussi di cassa per pianificare strategie di investimento e decisioni aziendali complesse, potrebbe essere una potenziale responsabilità.

Ecco quattro motivi per cui dovreste prendere in considerazione alternative ai fogli di calcolo per le vostre esigenze di previsione dei flussi di cassa.

 

MOTIVO #1 - Tempo, tempo e ancora tempo

Processi manuali, raccolta di dati e responsabilità amministrative. Parole che sicuramente incutono timore nei cuori di qualsiasi tesoriere aziendale.

I tesorieri aziendali e i professionisti senior del settore finanziario hanno tradizionalmente accettato questi compiti quotidiani come parte integrante dell'attività del settore. Utilizzati per anni per acquisire, tracciare e riconciliare i dati, i fogli di calcolo sono diventati così complessi, intrecciati e ampiamente utilizzati che i professionisti della tesoreria e della finanza non riescono a trovare un metodo alternativo per la previsione dei flussi di cassa.

Per le aziende con vari rapporti bancari, più conti in banche diverse e in più regioni, questo significa che quasi la metà del tempo dell'analista di tesoreria può essere impiegato solo per riconciliare gli estratti conto bancari.

Sebbene molti sostengano che sia evidente la necessità di dotarsi di un sistema di gestione della tesoreria (TMS), il budget a disposizione non è sufficiente a renderlo un investimento finanziario vantaggioso.

Ma solo perché un TMS non è un'opzione praticabile, non significa che l'automazione sia fuori portata. Ci sono altre tattiche, soluzioni e miglioramenti che possono essere apportati per ottenere risultati simili, se non migliori, e a una frazione del costo.

 

 

MOTIVO #2 - L'integrazione con un TMS è costosa

Riconosciamo che l'implementazione di un TMS, pur essendo una soluzione costosa, è il nirvana per molti professionisti della finanza e della tesoreria. I fogli di calcolo spesso non bastano, e quindi saltare sul carro del TMS può sembrare allettante.

Tuttavia, il software di tesoreria non è solo un TMS e i risultati desiderati possono essere raggiunti in modo molto più economico di quanto si possa immaginare.

Ciò è dovuto in parte al progresso tecnologico e in parte all'ampia gamma di software di tesoreria e finanza oggi disponibili sul mercato. Oggi è possibile soddisfare le esigenze specifiche della funzione di tesoreria e finanza con applicazioni di tesoreria scalabili e flessibili che possono essere acquistate e implementate in base alle proprie tempistiche e risorse.

Per raggiungere gli obiettivi di automazione desiderati e i requisiti specifici di tesoreria non è più necessario un budget elevato: basta capire quali sono i punti dolenti della tesoreria che si desidera risolvere, identificare gli strumenti che possono farlo e costruire un business case per giustificare il passaggio dai fogli di calcolo.

 

MOTIVO #3 - Errori ed errori nei fogli di calcolo si ripercuotono sulle previsioni.

Quando si tratta di previsioni di cassa, gli errori dei fogli di calcolo possono causare gravi problemi ai professionisti della tesoreria e della finanza, e usarli continuamente è una decisione rischiosa per diversi motivi.

Infatti, come riportato da Forbesvari studi riportano che quasi 9 fogli di calcolo su 10 (88%) contengono errori" - una statistica sorprendente che si riduce in larga misura a errori umani e processi manuali faticosi.

Da semplici errori nei dati, con informazioni errate o mancanti, a errori più complessi a livello di formula e di macrolivello, l'applicazione di un foglio di calcolo difettoso in una funzione di tesoreria o di finanza può comportare rischi operativi che potrebbero portare a gravi conseguenze.

Le decisioni strategiche vengono prese in base a ciò che viene rivelato in questi fogli di calcolo e qualsiasi errore potrebbe far perdere la fiducia degli stakeholder nei confronti della funzione di tesoreria e finanza.

Non solo, ma è probabile che il rischio di errori aumenti ulteriormente una volta individuato che il foglio di calcolo è danneggiato. Quando si inizia a decodificare e decifrare il foglio di calcolo per trovare la causa del problema (un compito immane per il quale il team della tesoreria o della finanza non ha tempo), è probabile che si scopra che la situazione è più complessa di quanto sembri.

 

MOTIVO #4 - La sicurezza è tutto.

Non c'è dubbio che i fogli di calcolo siano comodi strumenti di previsione. E sebbene strumenti come MS Excel e Google Sheets siano molto validi per ciò per cui sono stati progettati, non sono necessariamente sicuri come strumenti tecnologici di previsione.

Le frodi interne ed esterne, la sicurezza informatica, la sicurezza delle informazioni e la privacy dei dati sono le principali preoccupazioni delle organizzazioni aziendali nell'attuale mondo digitale e guidato dai dati. I fogli di calcolo mancano dei meccanismi di sicurezza più elementari e hanno misure di autenticazione limitate (o non ne hanno affatto), caratteristiche che invece sono incluse nella maggior parte delle applicazioni di tesoreria leader del settore.

Ci sono poi altri problemi di sicurezza. Soprattutto per quanto riguarda le copie multiple e non rintracciabili dei fogli di calcolo; chiunque abbia accesso può creare una copia e inviarsela via e-mail.

La crittografia dei dati, l'autenticazione a più fattori, i sofisticati controlli dell'accesso degli utenti e il filtraggio degli IP sono solo alcune delle sofisticate funzioni di sicurezza in cui le principali applicazioni di tesoreria investono per contrastare ed eliminare le attività illecite o illegali.

 

L'alternativa: La soluzione di Cash Management di AccessPay per la previsione di cassa

Quando si tratta di previsioni di cassa, indipendentemente dal fatto che siate un CFO, un FD, un tesoriere aziendale o un membro di una funzione finanziaria di gruppo, dovete essere in grado di vedere, controllo, e ottimizzare la vostra posizione di liquidità globale.

Senza un'accurata visibilità sulle vostre filiali, le vostre operazioni bancarie saranno permanentemente bloccate da dati arcaici e imprecisi.

La soluzione puramente cloud di AccessPay è il rimedio a questa situazione. Garantendo un'accurata visibilità dei contanti in tutta l'azienda, non solo avrete ore di tempo in più al giorno per elaborare strategie e lavorare al completamento delle attività più importanti, ma potrete anche scoprire milioni di contanti nascosti.

Per ulteriori informazioni sulla soluzione di AccessPay, consultate il nostro sito web Vetrina della piattaformao per saperne di più sul importanza della previsione, consultate il nostro pagina completa delle risorse.

Contenuto correlato

Come ottenere una visibilità globale del contante senza un TMS

Come ottenere una visibilità globale del contante senza un TMS

Per i tesorieri aziendali, il raggiungimento di una visibilità globale della liquidità è il primo passo per poter...

NSG Group migliora la visibilità del contante e si connette a SWIFT

NSG Group migliora la visibilità del contante e si connette a SWIFT

Quando si tratta di migliorare i processi di pagamento nel mondo aziendale, molti decidono di utilizzare il sistema SWIFT...

Perché la previsione di cassa è importante per le vostre operazioni bancarie globali

Perché la previsione di cassa è importante per le vostre operazioni bancarie globali

Per molti tesorieri aziendali, la previsione di cassa può passare in secondo piano. In mezzo alla comprensione...