26a generazione 2022

Come ottenere una visibilità globale del contante senza un TMS

Per i tesorieri aziendali, il raggiungimento di una visibilità globale della liquidità è il primo passo per essere in grado di vedere, controllo, e ottimizzare i vostri contanti.

Disporre di un'accurata posizione di cassa globale è fondamentale per gestire operazioni bancarie efficienti, consentendovi di effettuare strategie e investimenti appropriati, di condurre previsioni di flusso di cassae persino scoprire contanti nascosti in varie filiali.

Per fare un po' più di chiarezza su questo argomento, abbiamo parlato con il Product Manager di AccessPay Soluzione per la gestione della liquidità, Winston Pearson.

 

Un esperto di tesoreria spiega tutto

Non si userebbe una mazza per appendere un quadro al muro, quindi perché si dovrebbe usare un TMS se si sta cercando di ottenere visibilità di cassa?

Ok, forse un po' estremo. In definitiva, però, ho parlato con centinaia di professionisti della tesoreria e della finanza prima di Covid-19 e spesso mi è stata detta la stessa cosa:

 

"La mia operazione non è abbastanza grande e complessa da richiedere un TMS".

 

Per le organizzazioni con team di una o due persone, o soprattutto per quelle che gestiscono operazioni bancarie globali senza una funzione di tesoreria dedicata, il compito manuale di accedere ai portali bancari online può richiedere molto tempo e risultare banale.

Allora, perché molte organizzazioni si rivolgono ora al TMS come prima avventura nella tecnologia di tesoreria?

La realtà è che il clima attuale ha messo la visibilità della liquidità in cima all'agenda dei team di finanza, tesoreria e dirigenza senior di tutto il mondo.

Ho visto molti fornitori di TMS promuovere la cosiddetta funzionalità di visibilità del contante come componente aggiuntivo gratuito o a prezzi scontati. Sebbene offerte come queste possano sembrare un affare, non posso fare a meno di chiedermi se l'adozione di un TMS al solo scopo di ottenere la visibilità del contante non sia un po' eccessiva, se non addirittura controproducente.

 

La mia esperienza con i sistemi di cash visibility e di gestione della tesoreria

Per darvi un contesto, provengo da un background di operazioni di tesoreria. Prima di entrare a far parte del team di prodotto di AccessPay, ho lavorato per una banca Tier 1 in cui la tecnologia preferita era sempre Excel e online banking.

Il Tesoriere del Gruppo e gli operatori utilizzano attivamente un TMS, ma io non ho mai effettuato il login al sistema per completare le mie attività quotidiane, né volevo farlo.

Il mio ruolo consisteva nell'essere il più preciso ed efficiente possibile nel posizionare i nostri contanti, e non avevo bisogno di un TMS per raggiungere questi obiettivi.

Sebbene il mio metodo di gestione della liquidità non fosse necessariamente perfetto, forniva ai principali stakeholder un elevato grado di visibilità, pur rimanendo un'attività ad alta intensità di personale a causa delle dimensioni delle nostre operazioni.

Per me la visibilità della liquidità significava sapere esattamente quanta liquidità avevamo, non solo al mattino, ma anche alla fine della giornata (prima delle scadenze valutarie). Grazie alla visibilità aggiuntiva, potevo vedere il mio capitale circolante, consentendo così agli altri membri del team di controllarlo e ottimizzarlo.

Non era mio compito riconciliare i pagamenti o preoccuparmi della copertura delle valute o di qualsiasi esposizione bancaria; il mio ruolo era quello di sapere quanta liquidità avevamo e quanto potevamo investire/prendere in prestito quando necessario. Questa era tutta la visibilità di cui avevo bisogno.

In un piccolo team finanziario, l'accesso a un unico portale bancario è più che gestibile se si cerca di aggiornare il saldo solo un paio di volte al giorno.

Tuttavia, i problemi iniziano a sorgere non appena si hanno più rapporti bancari e la cifra che si cerca è un'aggregazione di tutti i saldi. Quando un processo manuale come questo non funziona bene, è giusto cercare di automatizzarlo.

 

L'automazione è un'amica, ma non ha senso sostituire uno o più sistemi se l'utente continua a soffrire gli stessi problemi di prima.

Il miglioramento dell'efficienza si ottiene quando i team vengono avvisati di attività specifiche nel momento in cui si verificano, e i dati vengono presentati nel modo migliore per indurre l'utente ad agire. Se questo può essere ottenuto senza la necessità di accedere a uno o più sistemi, ancora meglio.

Quando si calcolano le posizioni giornaliere, spesso si devono apportare aggiustamenti alle informazioni grezze del saldo stesso, sia per i pagamenti previsti che per altre anticipazioni. Questo accade sia che abbiate un solo partner bancario sia che ne abbiate molti, e quindi avere un sistema per registrare questi aggiustamenti e calcoli può essere utile in tutti i casi.

Non cadete però nella trappola di acquistare la tecnologia "più conosciuta" nel settore della tesoreria o della finanza.

Adottare la tecnologia migliore che funziona per voi.

La gestione operativa della liquidità, e in ultima analisi la visibilità della liquidità in generale, dovrebbe essere un'attività efficiente e secondaria nel vostro flusso di lavoro.

 

Visibilità della liquidità con una soluzione di cash management

La visibilità dei contanti non dovrebbe costare molto e non dovrebbe richiedere risorse preziose per la configurazione.

Esiste una notevole scarsità di servizi specializzati in questa nicchia, ma il servizio di AccessPay Soluzione per la gestione della liquidità fornisce la risposta perfetta.

Costruito per recuperare i dati degli estratti conto bancari, sia di fine giornata che infragiornalieri, è dotato di un'interfaccia semplice e facile da usare che offre un controllo completo all'utente finale.

Progettato con un approccio user first, Cash Management è completamente personalizzabile per consentire a ogni organizzazione e a ogni utente di creare un'esperienza unica.

Sapendo che sono i risultati che contano di più per voi, abbiamo incluso un'interessante funzione di reporting che può fornire le informazioni ai principali stakeholder, direttamente nella loro casella di posta elettronica su base programmata. Ciò significa che per alcuni utenti l'accesso al sistema non è necessario, ma possono trarre i benefici che desiderano.

Quindi, se Excel e l'online banking non vi bastano più e avete bisogno di un modo più intelligente per ottenere la visibilità globale del contante, pensateci due volte prima di imbarcarvi in un progetto di implementazione di un TMS.

Se il vostro obiettivo è semplicemente una migliore visibilità del contante e una maggiore efficienza operativa, non cercate altro che la soluzione di gestione del contante di AccessPay.

 

Autore: Winston Pearson - Product Manager (Cash Management)

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