È prassi comune per le organizzazioni di ogni forma e dimensione utilizzare varie pratiche finanziarie, per gestire la liquidità e mantenere le operazioni senza intoppi. Una delle più importanti è la riconciliazione, che può essere preziosa sia per la gestione delle finanze quotidiane sia per la gestione della liquidità - PERCHÉ? Questo è ciò che AccessPay chiederà nel corso di questo articolo.
Che cosa è riconciliazione?
Dobbiamo iniziare con una definizione. In finanza, riconciliazione è il processo di corrispondenza tra le scritture contabili interne (ad esempio, le fatture della contabilità fornitori) e gli estratti conto bancari.
Lo scopo è quello di assicurarsi che tutti i pagamenti che si prevedeva venissero effettuati (e per i quali si avrà una registrazione nel libro mastro interno), abbiano in realtà sono stati pagati. Questo aiuta le organizzazioni a individuare le discrepanze, in modo da poter identificare i casi in cui il libro mastro e l'estratto conto non corrispondono. In questo modo è possibile individuare i casi in cui è necessario indagare sui pagamenti che potrebbero essere stati effettuati in modo errato o fraudolento.
I registri interni si trovano nella Contabilità Generale e all'interno di un software di back-office, in genere Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Va notato che l'ERP spesso alimenta la contabilità generale. Gli estratti conto bancari vengono quindi caricati nell'ERP, in modo che ogni voce (e quindi ogni transazione) dell'estratto conto possa essere confrontata con il libro mastro. Come funziona tutto questo?
Come funziona?
Per rispondere a questa domanda è necessario esaminare le informazioni contenute nei libri contabili e negli estratti conto. I registri dettagliano la valuta e l'importo del pagamento, nonché se si tratta di un pagamento in entrata o in uscita. Possono essere presenti ulteriori dettagli, come il numero di fattura e potenzialmente anche un riferimento.
Anche gli estratti conto bancari contengono gli stessi dettagli di base. La valuta e l'importo della transazione, nonché il fatto che si tratti di denaro in entrata o in uscita. Inoltre, avrà un proprio riferimento. Vale la pena notare che nella riconciliazione automatica (di cui parleremo più avanti) il team finanziario può collegare i dati di riferimento della fattura/del registro all'estratto conto bancario, rendendo più facile individuare eventuali discrepanze.
Il processo di riconciliazione è sempre stato manuale. Il team finanziario di un'organizzazione analizza a occhio nudo i dettagli contenuti sia nel libro mastro che nell'estratto conto, riga per riga, per verificare che tutti i dettagli corrispondano. Deve esistere un modo migliore e più efficiente per effettuare la riconciliazione, giusto?
Riflettori puntati sulla riconciliazione automatica
Molte organizzazioni hanno adottato la riconciliazione automatica per snellire il processo e creare efficienza. Nella riconciliazione automatica, un ERP utilizza una serie di criteri predefiniti per far coincidere automaticamente l'estratto conto e il libro mastro. In questo modo, i team finanziari non devono far combaciare manualmente tutto, ma intervengono solo quando ci sono eccezioni che devono essere analizzate.
Ecco la registrazione di un webinar su come impostare l'automazione dei pagamenti all'interno della vostra organizzazione.
I criteri predefiniti utilizzati per la riconciliazione automatica includono i soliti sospetti, ad esempio l'importo. Ma si possono utilizzare anche i dati di riferimento. Ad esempio, se un fornitore vi invia il pagamento di una fattura, la banca potrebbe includere prima il proprio riferimento e poi il numero della fattura potrebbe essere elencato da qualche parte più in basso nel campo. Questa logica deve essere integrata nell'ERP per consentire la riconciliazione automatica.
Intraday vs. end-of-day
Con quale frequenza viene effettuata la riconciliazione? Di solito è a fine giornata e/o intraday (cioè "entro la giornata"). La fine della giornata valuta quali pagamenti sono stati eseguiti e confermata sul conto dalla vostra banca. Questo è il solo utilizzato per guidare la riconciliazione dell'ERP, ed è quello importante per la finanza, in quanto identifica quale specifico le transazioni previste sono state o non sono state completate.
La riconciliazione infragiornaliera non fornisce lo stesso livello di dettaglio di quella di fine giornata. Utilizzata più spesso per scopi di tesoreria, la riconciliazione infragiornaliera vi mostrerà che un pagamento previsto non è stato ricevuto, ma non necessariamente che transazione è eccezionale. L'intraday è un processo di alto livello, utilizzato da team di tesoreria per mostrare quanto devono investire/quanto devono prendere in prestito su base giornaliera.
Usi per l'intraday
Sì, la riconciliazione di fine giornata (manuale o automatizzata) è lo standard per la finanza. Tuttavia, anche diversi membri della funzione finanziaria possono trarre vantaggio dalla riconciliazione intraday. Per esempio, operazioni di tesoreria I team possono usarlo per capire se i pagamenti previsti sono stati ricevuti prima della fine della giornata, fornendo una maggiore precisione dei fondi disponibili per gli investimenti e maggiori dettagli per il processo di tesoreria.
L'intraday è utile per team finanziari anche. Può essere usato per avvertirli, in modo che possano iniziare a indagare su eventuali mancati pagamenti oggi, anziché domani come avrebbero dovuto fare se ne fossero venuti a conoscenza solo alla fine della giornata. In questo scenario, il team finanziario può ottenere il pagamento dei fondi mancati nello stesso giorno o iniziare a inseguire il cliente che vi deve il denaro.
C'è una cosa che dobbiamo menzionare. L'intraday è fattibile solo se si automatizza il processo di riconciliazione. I team finanziari sono già abbastanza impegnati. Chiedere loro di fare le riconciliazioni di fine giornata e La riconciliazione intraday effettuata manualmente comporterebbe un carico di lavoro eccessivo. Tuttavia, se si automatizza la parte intraday e si dà loro solo la possibilità di indagare sulle eccezioni, la cosa è molto più gestibile e fornisce un valore reale.
Dare un nome ai benefici
La riconciliazione offre diversi vantaggi alla vostra organizzazione. Tra questi...
- Facile gestione delle eccezioni
Il processo consente di identificare, e quindi indagare e gestire, i pagamenti in deroga con facilità. In caso contrario, non avreste modo di sapere quali pagamenti non hanno sono stati fatti, danneggiando il flusso di cassa.
- Rilevamento delle frodi
La riconciliazione è anche un altro strumento della vostra organizzazione. arsenale di prevenzione delle frodi. Questo perché è possibile vedere quali pagamenti sono stati previsti e quali sono stati effettivamente effettuati, quindi se ne manca uno potrebbe essere un indicatore di frode. I numeri mostrano che il costo delle frodi per il solo settore privato del Regno Unito è stato di 140 miliardi di sterline nel 2017, quindi è fondamentale avere pronte le soluzioni a questo problema.
- Identificazione delle tendenze
Può essere utilizzata anche per identificare le tendenze, consentendo di migliorare i processi in futuro. Ad esempio, si può utilizzare la riconciliazione per individuare le tendenze nei tempi di pagamento della propria organizzazione. Ad esempio, un debitore paga sempre in ritardo. Potreste identificarlo e tenerne conto, anziché basarvi sui registri contabili interni. In questo modo, si può dire di non aspettarsi quei fondi oggi perché il debitore è destinato a pagare con qualche giorno di ritardo, fornendo una previsione più accurata del flusso di cassa per evitare di andare in rosso.
Affrontare le sfide
Il processo di riconciliazione comporta anche una serie di sfide da affrontare, come...
- Inserimento dati
Una delle sfide più grandi è l'inserimento dei dati nei sistemi. Pensateci. Spesso è necessario accedere all'online banking, scaricare l'estratto conto e poi caricarlo nell'ERP. Ogni singola banca online ha un formato diverso, quindi dovrete anche allineare e standardizzare i file prima del caricamento. Questo è già di per sé rischioso, in quanto fornisce una dipendente subdolo con la possibilità di modificare la dichiarazione (ad esempio inserendo o cancellando una riga), in modo che chi commette una frode possa coprire le proprie tracce.
- Requisiti di organico
Nei casi in cui la riconciliazione viene effettuata manualmente, c'è anche il problema del personale. Il vostro team dovrà far combaciare libri contabili e rendiconti, riga per riga, e il fatto che i rendiconti non siano nel formato migliore rende tutto più difficile, per cui l'intero processo richiede molta manodopera.
- Incline all'errore
Qualsiasi processo manuale è soggetto a errori umani e la riconciliazione non è da meno. L'opportunità di errore si presenta in tutto il processo, dal download, al caricamento e alla standardizzazione dei file, fino alla corrispondenza, e le conseguenze possono essere gravi. C'è prove per dimostrare che l'errore umano costa alle aziende del Regno Unito e degli Stati Uniti circa 315 sterline per dipendente, ogni anno.
Lavorare con AccessPay
Con AccessPay potete affrontare queste sfide, consentendo alla vostra organizzazione di sfruttare al meglio la riconciliazione. Possiamo automatizzare il processo di recupero degli estratti conto e inserirli nel vostro ERP, nonché trasformare gli estratti conto e standardizzare tutti gli output lungo il percorso. Ciò significa che l'operazione di trasformazione non deve essere eseguita nell'ERP, creando così un'efficienza.
L'utilizzo di AccessPay per la trasformazione e la consegna automatica offre un altro vantaggio, per quanto riguarda la riconciliazione. È possibile aumentare le percentuali di corrispondenza (quando si utilizza la riconciliazione automatica), poiché grazie alla standardizzazione si utilizza un'unica regola per tutte le banche (si avranno comunque più regole di corrispondenza, ma non per ogni banca) per regolare le corrispondenze. Questo aumenterà l'efficienza e l'accuratezza, facendo aumentare le corrispondenze con il registro e le dichiarazioni.
Utilizzare la gestione della liquidità
La funzione di recupero automatico degli estratti conto di AccessPay vi consentirà anche di utilizzare la riconciliazione per un efficace gestione dei contanti. Negli ERP, le informazioni vengono visualizzate conto per conto e transazione per transazione. Con AccessPay, invece, non solo vi trasmettiamo tutte le informazioni necessarie (ad esempio, gli MT940), ma le visualizziamo nella nostra interfaccia facile da navigare e da usare, in modo che possiate visualizzare e interrogare i dati a vostro piacimento.
Il vantaggio aggiuntivo è che non solo il team finanziario può vedere tutte le informazioni necessarie sull'estratto conto nell'interfaccia utente, ma anche il team di tesoreria. Essi possono visualizzare tutti i saldi consolidati della vostra organizzazione tramite il nostro Gestione dei contanti nonché tutti i fattori che contribuiscono a tali saldi, consentendo loro di utilizzare i nostri migliori strumenti di analisi per aiutarvi a sfruttare al meglio la vostra liquidità.
Contattate per saperne di più sul Cash Management.