20 Ott 2021

Stop all'errore umano nei pagamenti, evitare il personale insoddisfatto

Proteggere i pagamenti aziendali dalle frodi e rafforzare la sicurezza informatica sembra abbastanza semplice.

Speriamo di sapere che non bisogna rispondere a nessuna email dall'aspetto losco con principi nigeriani che sono solo disperato per trasferire 100.000 sterline sul vostro conto corrente.

Con l'avanzare della tecnologia e la normalizzazione del banking online/mobile, i consumatori e le aziende diventano più attenti alla sicurezza che mai.

Quindi viene da chiedersi: perché leggiamo ancora storie di incubi sui pagamenti?

La risposta, a quanto pare, è nell'errore umano.

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Lo smarrimento di denaro non è sempre doloso... ma può esserlo

Non stiamo dicendo che non ci siano migliaia di potenziali hacker e truffatori là fuori che cercano di rubare i vostri dati bancari; la sicurezza informatica è una preoccupazione reale.

Solo nel 2020, il valore delle perdite annuali di frodi bancarie online nel Regno Unito ha totalizzato un stimato in 159,7 milioni di sterline.

In questo senso, il progresso tecnologico è un'arma a doppio taglio. Se la sicurezza informatica aumenta e le soluzioni per le frodi bancarie diventano sempre più diffuse, aumentano anche i metodi dei criminali online.

Ad esempio, alla fine di settembre, il 2021 aveva già ha battuto il record di attacchi "zero-day". - exploit dedicati che mirano a debolezze del software sconosciute all'host o note e ancora da correggere.

 

Errore umano: Peggio di quanto si pensi

Il fatto è che spesso gli attacchi maligni sono l'ultima delle preoccupazioni di un'azienda quando si tratta di sicurezza informatica.

È vero, al giorno d'oggi la maggior parte dei dipendenti è almeno consapevole delle e-mail di phishing e dell'importanza dell'autenticazione a due fattori (se non lo siete, scopri tutto qui).

Ma nonostante questo, i numeri confermano un problema molto più preoccupante, diffuso e difficile da cogliere quando si tratta di prevenzione delle frodi: l'errore umano.

Potreste chiedervi: quanto è davvero un problema l'errore umano?

In altri settori, discipline e fenomeni diversi, la minaccia dell'errore umano è forse più tangibile. Che cosa succederebbe se, ad esempio, il voto viene contato male in un'elezione cruciale?

L'errore umano nei pagamenti è un problema più grande di quanto si pensi. Infatti, le stime spesso pongono l'errore umano al centro della responsabilità di ben 95% di violazioni della sicurezza informatica.

Può essere facile sbagliare un punto decimale nel pagamento aziendale, digitare per sbaglio uno zero in più o ricordare male il flusso di lavoro e inviare un pagamento due volte.

L'aspetto principale da ricordare è che è completamente evitabile se si dispone dei giusti processi supportati da il software giusto.

La mancanza di una gestione delle frodi nei pagamenti può causare stress inutile, e questo non piace a nessuno.

 

Gli errori interni possono causare il caos

Immaginate di essere un insegnante. Avete figli da sfamare e bollette da pagare. Forse alla fine del mese è il compleanno di vostro figlio e non vedete l'ora di comprargli la PlayStation 5 che chiede da tempo.

È il giorno dello stipendio. Mentre si va al lavoro, si controlla il proprio stipendio via banca online. Con orrore... non solo non siete stati pagati, ma lo stato del vostro conto è sat modo nello scoperto di conto.

Il cuore inizia a battere. Controlla di nuovo. I numeri non sono cambiati.

Pensate a voi stessi: non può essere giusto. Purtroppo è così.

Questo è esattamente quello che è successo agli insegnanti del distretto scolastico di Oakland nel dicembre 2017.

Schermata del tweet inviato dal distretto scolastico di Oakland dopo l'errore umano che ha portato al problema dell'elaborazione dei pagamenti.

Per fortuna, l'errore è stato corretto abbastanza rapidamente dopo essere stato scoperto alle 9.30 del mattino. Ma questo non è servito a placare gli insegnanti, che si sono visti stornare gli assegni, invece di essere pagati.

Ora, non so voi, ma prendere denaro dal personale quando si aspetta un'intera mensilità, non mi sembra un buon segno per il morale interno.

E pensate davvero che il personale interessato fosse concentrato sull'insegnamento quel giorno? O erano troppo preoccupati per il fiasco dei pagamenti che si stava verificando dietro le quinte? Presumo la seconda ipotesi.

Le cose sono peggiorate a Oakland dopo che è stato rivelato che l'imbarazzante errore era dovuto a un errore umano di un dipendente non rivelato. Il problema è stato risolto, ma la fiducia del personale è venuta meno.

Ovviamente non possiamo dirlo con certezza in questa situazione, ma gli errori di pagamento e le tensioni sono una causa principale di problemi di salute mentale e burnout.

 

Cosa si può fare per prevenire gli errori umani nei pagamenti?

Esistono molti modi per evitare l'errore umano nei pagamenti aziendali. la piattaforma AccessPayUna cosa che raccomandiamo a tutti i nostri clienti è la separazione dei compiti.

La segregazione dei compiti è un'ulteriore fase dell'elaborazione dei pagamenti, che prevede l'approvazione dei file di pagamento da parte di più persone prima della loro finalizzazione.

Avete mai sentito dire che due teste sono meglio di una? La segregazione dei compiti è un modo sicuro per evitare che un errore possa irritare seriamente il personale a causa di problemi con le buste paga, rafforzando la cybersicurezza anche prima dell'introduzione di soluzioni per le frodi bancarie.

Nell'esempio del distretto scolastico di Oakland di cui sopra, la revisione del documento da parte di più di un dipendente libro paga I documenti avrebbero potuto evitare un enorme mal di testa a quei poveri insegnanti, oltre a evitare un sacco di imbarazzo, angoscia e cattive relazioni pubbliche per le scuole coinvolte.

Con lo sviluppo della tecnologia, diventa più facile per una sola persona occuparsi di più compiti. Ma questo non sempre fa risparmiare tempo. Se si saltano controlli interni di vitale importanza, gravi sviste possono ricadere sulla testa di un dipendente potenzialmente ignaro, semplicemente perché non ha controllato ogni file con sufficiente diligenza.

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, tutti possono beneficiare del livello di sicurezza aggiuntivo offerto dalla separazione dei compiti. Tutto ciò che comporta è l'introduzione di controlli appropriati, privilegi associati e autorizzazioni.

È un'idea semplice, ma è fondamentale per proteggere i pagamenti aziendali dall'errore umano e da quegli errori costosi che nessuno vuole che accadano.

 

Volete saperne di più?

Gli incubi dei pagamenti e i problemi di cybersecurity come quello sopra menzionato possono essere facilmente evitati con un software di pagamento affidabile come AccessPay, poiché le aziende sono sempre più si rivolgono alle FinTech per una serie di soluzioni. Ma si verificano comunque. Non fidatevi della nostra parola.

Consultate la nostra pagina sulla sicurezza e la prevenzione delle frodi per scoprire la segregazione dei compiti all'interno del modulo Detect.

In alternativa, perché non dare un'occhiata alla nostra recente presentazione della piattaforma? Potrete vedere da vicino come l'automazione dei pagamenti e della gestione del contante di AccessPay può semplificare il vostro flusso di lavoro e aumentare la sicurezza.

 

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