La vostra guida completa ai numeri degli utenti del servizio Bacs

I pagamenti Bacs sono un componente vitale di molte aziende. Per ricevere i bonifici Bacs, tuttavia, un'azienda deve disporre di un Service User Number (SUN).

Pertanto, se avete intenzione di introdurre nella vostra azienda le transazioni di addebito diretto o di credito diretto Bacs, l'accesso a un SUN è una necessità.

Ci sono due modi per farlo: richiedere un proprio SUN o pagare un'organizzazione terza che ne utilizzi uno per vostro conto.

Alcune aziende, tuttavia, non soddisfano i requisiti di idoneità del SUN e per quelle che li soddisfano non è obbligatorio.

Per aiutarvi a capire come funziona SUN e se è l'opzione giusta per la vostra azienda, abbiamo preparato questa guida per rispondere a tutte le vostre domande.

Che cos'è il numero di utente del servizio Bacs (SUN)?

Il SUN (Service User Number, o talvolta indicato come Originator ID) è un numero unico di sei cifre utilizzato per identificare un'azienda che paga o riceve denaro tramite una transazione Bacs ad addebito diretto.

I dati di SUN sono conservati in un database gestito da Bacs.

Tutte le comunicazioni con Bacs richiedono un SUN, che viene utilizzato per creare una registrazione di ogni singola transazione. La banca stessa utilizza il SUN per verificare la corretta ragione sociale da visualizzare sull'estratto conto del pagatore dell'addebito diretto.

Se il pagamento viene successivamente riaddebitato dal cliente (in caso di errore di pagamento o di frode), la SUN del pagamento viene utilizzata per identificare l'azienda responsabile del riaddebito.

Chi possiede e utilizza il Sole?

Immaginate di essere un cliente che paga la bolletta con addebito diretto mensile: il vostro fornitore ha un proprio SUN o si avvale di un'agenzia terza che utilizza un SUN per conto del fornitore.

Probabilmente non sarete nemmeno a conoscenza del SUN, ma questo assicura che Bacs sappia dove inviare il vostro denaro e a chi fare riferimento nei vostri documenti bancari.

Come azienda che riceve e/o paga denaro elettronicamente tramite Bacs, avete la stessa scelta del fornitore di cui sopra: o avete e utilizzate il vostro SUN per facilitare il processo Bacs o, se non avete un vostro SUN, pagate una piccola commissione a una terza parte per gestirlo per voi (o un ufficio che assegna uno dei propri SOLE a voi o a un istituto di pagamento).

La cosa più importante da notare per qualsiasi azienda è che senza l'accesso a un SUN non è possibile utilizzare Bacs per ricevere o inviare pagamenti elettronici.

Quali sono i vantaggi di avere un SUN?

Gestire direttamente il vostro sistema di pagamenti può rendere più efficiente la vostra attività e farvi risparmiare le commissioni applicate da terzi.

Consideriamo ciascuna delle due transazioni gemelle, debiti e crediti.

Ricevute di addebito diretto: Il controllo diretto dei pagamenti in entrata rende la vostra azienda più produttiva, con un migliore controllo del flusso di cassa e della fidelizzazione dei clienti.

Pagamenti diretti a credito: Come per gli addebiti diretti, il controllo del denaro in uscita tramite gli accrediti diretti offre notevoli vantaggi in termini di efficienza. Si tratta di un servizio semplice, sicuro e affidabile per i pagamenti di routine come gli stipendi.

No, non quel tipo di SUN. Un Service User Number identifica un'azienda che paga o riceve denaro attraverso una transazione Bacs con addebito diretto.

Sono idoneo?

I SUN vengono rilasciati solo alle imprese sponsorizzate dai membri di Bacs (le principali banche del Regno Unito).

Pertanto è necessario rivolgersi alla propria banca per presentare una domanda. La banca dovrà soddisfare determinati criteri.

Questi variano da banca a banca, ma tutti cercano alcuni requisiti fondamentali:

• Esperienza di gestione: dovete essere in grado di dimostrare la capacità di far rispettare le regole del sistema di addebito diretto, ridurre al minimo gli errori di presentazione e mantenere la reputazione del sistema.
• Riserve finanziarie: è necessario disporre di riserve sufficienti* per effettuare eventuali rimborsi ai sensi della garanzia sugli addebiti diretti, che protegge i clienti dai pagamenti effettuati in modo fraudolento o per errore.
• Capacità contrattuale: in relazione al requisito precedente, dovete essere in grado di indennizzare la vostra banca sponsor per eventuali pagamenti addebitati in base alla garanzia di addebito diretto.

Inoltre, sarà difficile qualificarsi per un SUN per le transazioni con addebito diretto se siete stati fondati da tre anni o meno, o se avete un fatturato inferiore a 1 milione di sterline.

Per il credito diretto, invece, può essere più facile ottenere un SUN. In entrambi i casi, verificate con la vostra banca sponsor.

La decisione finale spetta alla banca. Nella maggior parte dei casi, la SUN viene concessa se sono soddisfatti i requisiti di cui sopra, ma possono essere imposti ulteriori requisiti.

* - Queste riserve vengono solitamente inserite in una fideiussione, che costituisce una garanzia scritta per il pagamento di un importo concordato a una parte (il beneficiario, o persona che è stata frodata o che ha ricevuto un pagamento indebito) se la seconda parte (il committente) viola i termini del contratto o non adempie a determinati obblighi. La fideiussione, quindi, esiste per proteggere il creditore.

Quali sono le alternative?

Esistono due opzioni che vi permetteranno di effettuare transazioni Bacs senza un SOLE:

• Gestione delle strutture attraverso un Ufficio approvato da Bacs (BAB): Queste organizzazioni gestiscono la struttura per voi. Un bureau crea un SUN per conto del cliente, ma ne mantiene la proprietà effettiva. In qualità di proprietario, riceve i vostri pagamenti direttamente sul proprio conto e poi vi rimborsa, addebitandovi una commissione mensile per il servizio. Anche se siete tecnicamente idonei a richiedere un SUN, potreste comunque scegliere questa opzione se, ad esempio, effettuate solo un numero limitato di transazioni di addebito diretto e di accredito diretto Bacs ogni mese.

• Riscossione tramite un istituto di pagamento: Gli istituti di pagamento sono regolamentati dalla PSD (Payments Services Directive*) e raccolgono i pagamenti per conto dei loro clienti utilizzando il loro unico SUN. In seguito rimborsano il cliente e addebitano una commissione.

In entrambi i casi, è il terzo, e non l'utente, a dover soddisfare tutti i requisiti di idoneità per possedere un SUN.

* - La Direttiva sui servizi di pagamento (PSD) costituisce la base giuridica per la creazione di un mercato unico dei pagamenti a livello europeo.

Come si fa a richiedere un SUN?

Come spiegato in precedenza, è necessario presentare la domanda attraverso una banca sponsor. Il loro ruolo e la loro responsabilità consistono nel garantire che il candidato soddisfi i criteri e non getti discredito sul programma.

La concessione del SUN può richiedere dalle due alle dieci settimane dopo la richiesta iniziale, a seconda della banca interessata, dei criteri individuali e della complessità dell'azienda.

Cosa devo fare quando ricevo il mio SUN?

Ora che si dispone di un SUN, è possibile configurarsi come utente Bacs.

Potete iniziare subito a elaborare i vostri pagamenti a credito diretto, ma per gli addebiti diretti dovete decidere come impostare i pagamenti dei vostri clienti.

Ci sono due modi per farlo

• Il pagatore dell'addebito diretto può firmare fisicamente un mandato di addebito diretto in formato cartaceo
• È possibile ricevere l'accettazione tramite una notifica non cartacea (verbale o elettronica). Questa è nota come Istruzione di addebito diretto (DDI) e deve essere inviata a Bacs utilizzando AUDDIS* (Servizio di istruzioni per l'addebito diretto automatizzato).

Per riscuotere i pagamenti con addebito diretto si inviano i dati di pagamento, tra cui l'importo di ciascun pagamento, il numero di conto corrente, il codice di selezione e la data di pagamento, utilizzando il metodo prescelto.

L'intero processo di pagamento è semplice ed efficiente e richiede meno di tre giorni dall'inizio alla fine. Dovreste anche considerare il Servizi di gestione aggiuntivi disponibili che possono aiutare a risparmiare sui tempi di amministrazione e a ridurre i costi.

* AUDDIS automatizza il trasferimento delle istruzioni di addebito diretto dalle organizzazioni di riscossione alle banche e alle società edilizie pagatrici tramite il servizio Bacs. Con AUDDIS, l'organizzazione conserva l'istruzione originale firmata e invia elettronicamente i dettagli alla banca del cliente per convalidare e, se accettata, impostare l'istruzione sul proprio database.

Attenzione: Un'azienda può perdere il suo sole

Bacs è rigorosa nel mantenere l'integrità dello schema di addebito diretto e ritirerà il vostro SUN se non rispettate i suoi elevati standard.

Le vostre prestazioni saranno monitorate attentamente. Se Bacs riceve un numero significativo di reclami da parte dei clienti attraverso la Schema di garanzia degli addebiti direttiPotreste perdere il vostro SUN e, con esso, la possibilità di riscuotere altri pagamenti con addebito diretto.

Pensieri finali

Il sistema Bacs di pagamenti automatizzati esiste per rendere la vita più facile non solo alle aziende, ma anche ai loro clienti.

Non si limita a facilitare i pagamenti elettronici di vario tipo, ma stabilisce e mantiene degli standard, assicurando che siano protetti da garanzie per gli utenti.

Non sorprende, quindi, che la possibilità di utilizzare lo schema richieda anche di fare la propria parte per mantenere i propri standard in linea con quelli di Bacs. Tuttavia, per molte aziende i piccoli disagi che questo può comportare sono compensati dai significativi vantaggi e dall'efficienza.

Quindi, supponendo di soddisfare i criteri di idoneità, la scelta è vostra: volete il massimo controllo sui pagamenti elettronici in entrata e in uscita? Oppure siete più contenti di pagare una piccola tassa e lasciare che una terza parte gestisca il tutto per voi?

È possibile Trovate AccessPay nell'elenco dei fornitori approvati da Bacs..