Le aziende di tutto il mondo dipendono dai pagamenti automatizzati con Bacs, ma per molti rimane una considerazione fondamentale: come diventare un Bacs Approved Bureau.
In parole povere, un Bacs Approved Bureau è un utente Bacs che può inviare istruzioni di pagamento per conto dei propri clienti. Siamo qui per spiegarvi cosa dovete sapere.
Perché le aziende utilizzano i bureau?
Ci sono diversi motivi per cui le organizzazioni possono voler utilizzare un Bacs Approved Bureau (BAB) per gestire i loro pagamenti
Ad esempio, potrebbero gestire solo un piccolo numero di transazioni Bacs al mese. Oppure, potrebbero non avere l'infrastruttura o il tempo per dedicare un intero reparto ai pagamenti Bacs.
In entrambe le situazioni, l'utilizzo di un ufficio approvato da Bacs presenta un'ovvia attrattiva. Le aziende possono continuare a dedicare i loro sforzi a ciò che conta davvero per loro, permettendo al contempo che alcune delle questioni più importanti siano gestite da una terza parte verificata e affidabile.
Perché diventare un ufficio approvato da Bacs?
Diventare BAB può rappresentare una grande opportunità per gli studi di commercialisti e di paghe, che possono essenzialmente offrire il "Bureau as a service" ai loro clienti.
Si tratta di un modo fantastico per aumentare le entrate e migliorare la fedeltà dei clienti.
Supponiamo che abbiate uno studio contabile con circa 200 clienti, di cui 40 di grandi dimensioni. Con un bureau, avete l'opportunità di elaborare le loro buste paga e di addebitare una tariffa mensile per farlo, ad esempio 40 sterline.
Ora immaginate che la vostra azienda faccia questo per 40 clienti, ottenendo così 19.200 sterline in più all'anno. Difficile da discutere.
Diventando un BAB, quindi, c'è molto potenziale per aumentare la fidelizzazione dei clienti e aggiungere un ulteriore flusso di entrate per la vostra azienda.
Qual è il processo di accreditamento del Bacs Bureau?
Bacs deve approvare qualsiasi organizzazione che voglia diventare un bureau e presentare transazioni di addebito diretto, accredito diretto o pagamenti rapidi per conto di terzi.
Una volta che l'organizzazione è stata approvata, è conosciuta come una Ufficio approvato Bacs. ecco cosa c'è da fare:
1. Presentare la domanda alla banca sponsor
La prima cosa da fare è contattare la vostra banca. La banca vi illustrerà le condizioni per diventare BAB prima di fornirvi un modulo di richiesta iniziale. In seguito vi rilasceranno un Bureau User Number (BUN).
Una volta ottenuta la BUN, la banca inoltrerà i vostri dati al Commercial Bureau Support Group all'interno di Bacs.
2. Contatto con Bacs
Ogni potenziale BAB viene esaminato attraverso un accurato processo di ispezione.
Bacs vi contatterà per discutere i passi successivi e vi invierà un questionario da completare, oltre a richiedervi di firmare un Bacs Bureau Accreditation Agreement.
3. Questionario di ispezione BAB
Il questionario è stato concepito per aiutare gli ispettori a comprendere a fondo i processi di un'organizzazione, le intenzioni delle sue operazioni relative ai Bacs, nonché i controlli e le procedure di sicurezza in vigore.
Gli ispettori utilizzeranno le informazioni fornite come analisi iniziale prima di una visita in loco.
4. Quota di iscrizione al BAB
Una volta ricevuto il questionario, Bacs vi chiederà di pagare una tassa di registrazione una tantum di £4500 per coprire i costi di allestimento e di amministrazione.
In seguito, concorderanno con voi una data per un'ispezione in loco, che spesso avviene con mesi di anticipo rispetto alla data di ispezione concordata.
5. Ispezione in loco
Dopo aver esaminato il vostro questionario, gli ispettori Bacs effettueranno un'ispezione in loco per verificare la corrispondenza tra le risposte al questionario e i vostri processi reali.
6. Attendere la conferma di Bacs
Attenderete quindi la conferma da parte del membro Bacs di poter procedere con l'utilizzo delle strutture e del servizio Bacs dal vivo.
Una volta completata con successo la revisione dell'ispezione, vi verrà rilasciato un certificato Bacs Approved Bureau e una copia del rapporto di ispezione finale.
Se siete stati approvati come BAB, vi sarà addebitato anche un quota associativa annualeQuesta cifra è suddivisa in base alle transazioni annue e varia da 340 a 1500 sterline.
Il processo di allestimento non si esaurisce con l'approvazione del BAB.
Dovrete comunque trovare la piattaforma giusta da cui gestire i vostri servizi di Bureau, ed è per questo che molte società di servizi finanziari che gestiscono un proprio Bureau si rivolgono invece a Corporate Banking integrato per i loro pagamenti Bacs e altro.
Quali sono le alternative?
Se volete offrire i servizi dell'Ufficio di presidenza ai vostri clienti, ma non avete il tempo o le risorse da dedicare alla lunga procedura di richiesta, ci sono un paio di alternative:
- Elaborando i pagamenti dei clienti nell'ambito di SUN. Un'opzione è quella di elaborare i pagamenti dei clienti tramite il vostro SUN, collegato a un conto bancario del cliente. I clienti alimentano il conto bancario ogni mese con l'importo della loro busta paga mensile, il che significa che voi elaborate il pagamento utilizzando il software approvato da Bacs e che il denaro viene prelevato da quel conto.
- Utilizzare l'ufficio di presidenza di qualcun altro, come quello di AccessPay.. Gestendo i pagamenti in questo modo, collegate i SUN dei vostri clienti con il nostro BUN e poi elaborate i pagamenti dell'ufficio tramite AccessPay. Grazie all'assenza di spese di transazione e ai flussi di lavoro automatizzati, questa è l'alternativa più rapida ed economica. Non tutti i Bureau sono uguali, quindi fate attenzione ai costi nascosti e alle commissioni di transazione se state valutando fornitori alternativi.
Per riassumere...
Diventare un Bacs Approved Bureau può essere un'ottima opzione per le aziende che offrono servizi finanziari professionali.
Tuttavia, il processo è lungo e costoso, e ci sono alternative disponibili che potrebbero effettivamente permettervi di raccogliere gli stessi frutti.
Con il Bacs Approved Bureau di AccessPay, potete essere pronti a offrire i servizi del Bureau ai vostri clienti in pochi giorni, non in mesi. Inoltre, non ci sono commissioni di transazione, lasciandovi liberi di sbloccare un flusso di entrate completamente nuovo per la vostra attività.
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