La gestione della liquidità è una delle maggiori sfide affrontate dai fornitori registrati di alloggi sociali oggi.
I team finanziari sono costretti a camminare sul filo del rasoio tra la fornitura di un servizio di alto livello per gli inquilini in alloggi assistiti (che richiede molte risorse) e la garanzia di avere abbastanza contanti in banca alla fine di ogni giornata.
Che ci si creda o no, una parte fondamentale di questo aspetto dipende dal modo in cui si gestiscono i pagamenti e le riscossioni.
Bacs afferma che oltre la metà (58%) degli inquilini sta ancora pagando l'affitto con metodi diversi dall'addebito diretto.che può rendere difficile la riscossione degli affitti, richiedendo molte risorse e molte tecnologie diverse per funzionare.
Ma sempre più associazioni edilizie si rivolgono all'automazione per risolvere questo problema.
L'automatizzazione dei pagamenti e delle riscossioni toglie pressione al personale, consentendo un enorme risparmio di tempo alle associazioni edilizie che si occupano di riscossioni di affitti, pagamenti di fornitori, buste paga....tutto.
Ma il vantaggio maggiore risiede nel potenziale risparmio di costi che queste modifiche possono apportare:
- Meno tecnologia l'automazione si libera dei portali bancari e di altri sistemi eterogenei
- Meno spese generali come risultato di quanto sopra, i processi manuali di caricamento e trasformazione dei file diventano automatizzati.
- Spese di elaborazione più basse a patto di scegliere il fornitore di soluzioni giusto (sAlcuni addebiteranno le spese di transazione, mentre altri non le addebiteranno, come noi).
Ogni centesimo risparmiato con l'automazione è più denaro in banca per i fornitori di alloggi sociali alla fine di ogni giornata.
L'implementazione del software giusto per aiutarvi a raggiungere questo obiettivo può essere molto gratificante, in quanto rende disponibile una maggiore quantità di denaro e alleggerisce notevolmente il carico di lavoro del vostro personale.
In che modo una soluzione di automazione dei pagamenti potrebbe aiutarvi nel vostro ruolo?
Contabilità fornitori
Automatizzate i pagamenti dei fornitori integrando una piattaforma di automazione dei pagamenti come AccessPay con i vostri sistemi di back-office. In questo modo i vostri file di pagamento verranno automaticamente trasformati per garantire che i pagamenti siano pronti per le banche.
In questo modo, l'unica cosa di cui dovete preoccuparvi è controllare e approvare le transazioni. Le approvazioni sono garantite da un rigoroso flusso di lavoro e da un processo di approvazione che vi consente di controllare esattamente chi fa cosa e quando nel vostro team.
Buste paga
Integrate i software per le paghe, come Northgate e Cascade, con una piattaforma di automazione dei pagamenti per eliminare i processi di caricamento e trasformazione dei file dal vostro carico di lavoro.
I processi di approvazione personalizzati possono anche garantire che il processo possa essere determinato per il payroll per includere l'approvazione a 4 occhi assegnata al personale del payroll o della tesoreria di vostra scelta.
Se la sicurezza e la privacy all'interno della vostra organizzazione sono ugualmente importanti, possiamo nascondere le informazioni sensibili sulle buste paga con il nostro strumento avanzato di mascheramento dei dati, che agisce come seconda linea di difesa contro le frodi interne e le violazioni dei dati.
Incassi / Crediti
Grazie ai recenti progressi delle tecnologie cloud, molti fornitori di alloggi sociali stanno iniziando a spostare le riscossioni dai Bacs Approved Bureaus e a raccogliere i frutti di una gestione interna delle riscossioni utilizzando una piattaforma di automazione dei pagamenti come la nostra, per ridurre i costi e riprendere il controllo dei processi.
È noto che gli uffici Bacs di terze parti e i gestori di strutture trattengono i fondi più a lungo del necessario, con conseguenti problemi di flusso di cassa.
Inviando le richieste di addebito diretto direttamente a Bacs, potete assicurarvi che i fondi arrivino sul vostro conto il prima possibile. Utilizzando una piattaforma di pagamenti unificata come AccessPay, potete anche automatizzare il download dei vostri report Bacs, rendendo la riconciliazione il più rapida e indolore possibile e fornendo al vostro team di tesoreria una visione più accurata del flusso di cassa in tempo reale.
CFO e CIO
L'automazione dei pagamenti non riguarda solo l'efficienza e il risparmio, ma anche l'aggiunta di un ulteriore livello di sicurezza alla vostra funzione finanziaria.
Se la vostra organizzazione utilizza portali bancari online per elaborare la contabilità e le buste paga, il file di pagamento generato dal vostro sistema di back-office sarà probabilmente memorizzato sul vostro server.
Questo può esporre le vulnerabilità e offrire l'opportunità di vedere, accedere e potenzialmente manipolare dati sensibili. Il che può portare a frodi interne.
Gli strumenti di automazione offriranno un'ampia gamma di strumenti di sicurezza per combattere questo problema, tra cui la crittografia PGP, l'autenticazione a due fattori (2FA) e il mascheramento dei dati per proteggere la vostra azienda, il vostro personale e i vostri inquilini. Come parte del processo di caricamento dei file, consigliamo sempre di trasferire i dati in modo sicuro utilizzando sFTP.
Un processo di pagamento sicuro significa, in ultima analisi, che il passaggio dei dati dal sistema di origine alla piattaforma di pagamento e a Bacs avviene senza soluzione di continuità e in modo sicuro.
Tesoro
Gestione dei contanti può aiutare il team della Tesoreria a fare quanto segue:
- Previsioni di cassa giornaliere e infragiornaliere
- Avere visibilità sull'intero patrimonio bancario
- Impostate KPI personalizzati per i vostri conti per assicurarvi di non andare in rosso e di non ricevere spese bancarie.
- Sostituite la raccolta manuale delle posizioni di cassa dagli estratti conto bancari e la presentazione in Excel con una reportistica automatica consegnata alla vostra casella di posta elettronica prima ancora di iniziare a lavorare!
- Utilizzare i dati storici e caricare i dati dei pagamenti in Cash Management per creare previsioni.
Se desiderate saperne di più sull'automazione dei pagamenti per le associazioni edilizie, contattate il nostro specialista di edilizia sociale, Craig Watson su LinkedIn o poneteci una domanda qui.