La FCA e le altre autorità di regolamentazione stanno dando un giro di vite sui controlli delle imprese in materia di liquidità in risposta alle recenti carenze nei processi di gestione del rischio emerse durante la pandemia COVID-19.
Il crollo della spesa dei consumatori nell'ultimo trimestre ha portato a un calo significativo delle entrate per molte aziende, facendo temere che più di un'azienda possa fallire nel prossimo futuro.
Tenendo conto di questo scenario peggiore, la FCA è intervenuta con una nuova regolamentazione per garantire che i clienti siano adeguatamente protetti, imponendo alle imprese di separare i fondi dei clienti dai propri fondi. Questa separazione del denaro dei clienti serve a proteggere il denaro da un uso improprio da parte delle imprese in difficoltà per sostenere le loro esigenze operative di cassa.
La FCA si è concentrata in particolare sugli istituti di pagamento (PI) e sugli emittenti di moneta elettronica (EMI), la cui attività consiste nel gestire il denaro dei clienti.
Come ogni normativa, lo schema della FCA è lungo e complesso, quindi lo abbiamo semplificato alle quattro cose fondamentali da fare per garantire la conformità al nuovo approccio della FCA.
(Esclusione di responsabilità: questa non è una consulenza legale e si consiglia di consultare un avvocato per garantire la regolamentazione della propria azienda. Questo blog vuole semplicemente fornire spunti e idee per i prossimi passi da compiere).
1. Salvaguardia
Cosa significa? Le regole della FCA stabiliscono che i PI e gli IME devono tenere il denaro dei clienti separato dalla propria liquidità operativa. Devono inoltre essere in grado di dimostrare che i fondi dei clienti sono adeguatamente identificati e separati dai fondi aziendali.
Cosa si può fare? Dovreste avere conti bancari separati per il denaro dei clienti e per i fondi aziendali e tenerne traccia nel vostro sistema ERP, di contabilità o di back-office. È necessario effettuare una riconciliazione giornaliera tra "denaro dei clienti" e "fondi vincolati" e "fondi propri" e "conti aziendali" e conservarla come prova per dimostrare la corretta separazione e protezione dei fondi dei clienti.
2. Gestione del rischio prudenziale
Cosa significa? Le norme FCA stabiliscono che un'impresa deve assicurarsi che l'importo che riflette nella sua "riconciliazione interna del denaro dei clienti" come "risorsa di denaro dei clienti" sia uguale al saldo aggregato dei suoi "conti bancari dei clienti". L'impresa deve conservare i propri registri in modo da poter calcolare tempestivamente l'importo totale del denaro dei clienti che dovrebbe detenere per ciascun cliente.
Cosa fare? Le riconciliazioni bancarie giornaliere relative a tutti i conti bancari con denaro dei clienti devono essere eseguite e verificate, con prove che dimostrino l'avvenuta verifica. Tali riconciliazioni devono fare riferimento al valore dei fondi dei conti dei clienti per ciascun cliente, come indicato nel sistema di registrazione principale dello studio.
Nel caso di clienti con fondi su più conti bancari, i totali di ciascun conto devono essere aggregati in un unico numero, che può essere confrontato con il valore detenuto nel sistema di registrazione dello studio.
3. Criminalità finanziaria, governance e supervisione
Cosa significa? La FCA ricorda ai dirigenti delle imprese che sono tenuti a controllare - e a dimostrare di conoscere - la posizione finanziaria dell'impresa e i principali movimenti di fondi in entrata e in uscita.
Cosa si può fare? Le aziende dovrebbero adottare misure per eliminare i punti ciechi dei loro processi in cui possono verificarsi errori, in particolare il trasferimento manuale dei dati finanziari e di pagamento tra i sistemi di back-office e le banche. Automatizzando il movimento dei dati da e verso le banche e disponendo di tali dati su un cruscotto esecutivo, l'azienda può eliminare il rischio di errori innocenti, ridurre al minimo le opportunità di frode per i criminali e dimostrare la revisione delle attività operative.
4. Gestione dei registri e rendicontazione
Cosa significa? Infine, le norme FCA stabiliscono che le imprese devono conoscere il numero esatto e il valore dei pagamenti effettuati attraverso ogni canale di pagamento e ogni valuta. Devono inoltre registrare il metodo di autorizzazione utilizzato per l'esecuzione di tali pagamenti. Inoltre, per i partecipanti bancari indiretti, le imprese devono fornire i loro rapporti sulla liquidità infragiornaliera secondo quanto stabilito dal Comitato di Basilea per la vigilanza bancaria (BCBS).
Cosa si può fare? Assicurarsi che tutti i pagamenti siano autorizzati da funzionari di alto livello, conservando le prove di tale autorizzazione. Inoltre, è necessario un ulteriore controllo di audit dei pagamenti elaborati rispetto a quelli autorizzati. Un'alternativa è quella di automatizzare l'intero processo di pagamento e approvazione e di inserire questa traccia di controllo nel processo automatizzato.
Come può aiutarvi AccessPay?
Se la vostra azienda sta cercando di soddisfare questi requisiti FCA, AccessPay è qui per aiutarvi, automatizzando il trasferimento dei dati dai vostri sistemi di back-office alle vostre banche.
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Potrete inoltre ottenere informazioni in tempo reale sulla vostra attuale posizione di cassa, automatizzare i processi a rischio di frode e di errore e ottenere audit trail dettagliati dell'intero processo, fornendovi la reportistica e la supervisione necessarie per soddisfare i requisiti FCA.
L'automatizzazione della trasmissione dei dati dalla banca all'ERP tramite AccessPay garantisce l'accuratezza della rendicontazione, sia per gli stakeholder, sia per il consiglio di amministrazione, sia per la FCA.
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