Se state leggendo queste righe, probabilmente siete qualcuno che gestisce le operazioni finanziarie all'interno della vostra azienda e, in tal caso, probabilmente state anche cercando un modo per rendere più sicuro questo processo.
Le frodi e gli errori costano alle organizzazioni tempo e denaro e possono persino causare danni alla reputazione. Infatti, secondo la National Crime Agency, le frodi sono si stima che le organizzazioni del Regno Unito costino 190 miliardi di sterline.
Il rapporto sulle minacce Q1/2020 di Avast ha rilevato che le frodi sulle fatture sono in aumento e i dati più recenti hanno rivelato che che il tasso di incidenti di truffe su fatture e rimborsi è aumentato di ben 50%". I truffatori dirottano fatture o istruzioni di pagamento autentiche inviate per e-mail, spesso da un fornitore o un appaltatore familiare, e inviano e-mail di replica con i dati della banca modificati in un conto di loro proprietà. Spesso queste e-mail sono così ben costruite che è difficile individuare cosa sia autentico e cosa no. E, cosa sconcertante, Queste truffe costituiscono il 55% di tutto il denaro perso a causa di frodi., secondo Barclays.
Potete leggere l'articolo completo qui.
Questo tipo di frode può essere prevenuto con le corrette misure di sicurezza dei pagamenti: identificando le transazioni sospette e segnalando i conti dei beneficiari sconosciuti.
Frodi nei pagamenti e resilienza operativa in forte evidenza
L'impatto delle frodi nei pagamenti, unito alla necessità di garantire la resilienza di fronte alle pressioni economiche, ha portato a una crescente attenzione normativa sulla resilienza operativa, soprattutto nell'ambito della finanza aziendale. Per questo motivo, è fondamentale che le organizzazioni ottimizzino i meccanismi di controllo interno per contribuire a ridurre il rischio di perdite monetarie e semplificare il percorso verso la conformità.
In AccessPay gestiamo per i nostri clienti milioni di pagamenti sotto forma di trasferimenti tra i loro sistemi finanziari e le banche. Sappiamo quindi quanto sia importante ridurre i rischi, laddove possibile.
Sappiamo anche che automatizzare processi tipicamente manuali significa ridurre significativamente il rischio di errori umani. Ma anche quando i processi sono automatizzati, c'è sempre la possibilità che si verifichino transazioni sospette.
La nostra funzione di sicurezza dei pagamenti, leader nel settore, Rilevareè stato specificamente progettato per segnalare potenziali rischi ed errori critici che potrebbero non essere evidenti all'occhio umano, prima che i file di pagamento vengano elaborati.
Cosa sono le transazioni sospette?
Le transazioni sospette possono assumere diverse forme e talvolta sono quasi impossibili da individuare. Naturalmente, alcune aziende lo hanno imparato a proprie spese, accorgendosi di questi errori solo dopo che i pagamenti sono stati elaborati.
Nel corso degli anni, abbiamo lavorato a stretto contatto con i nostri clienti per comprendere le sfide che hanno dovuto affrontare nel tentativo di identificare le transazioni sospette, uno sforzo che è culminato nello sviluppo di uno strumento che consente alle aziende di evitare futuri errori e tentativi di frode.
Esempi di transazioni sospette:
Furto d'identità
In un caso, un'e-mail fraudolenta è stata inviata al team finanziario di una grande azienda, fingendo (cioè impersonando) l'amministratore delegato della società e richiedendo il pagamento "urgente" di un determinato fornitore. Il team finanziario non disponeva di controlli sui pagamenti e, di conseguenza, ha finito per pagare il fornitore. L'azienda aveva inconsapevolmente pagato migliaia di sterline a un conto fraudolento e il denaro era irrimediabilmente sparito. Di conseguenza, l'azienda ha subito un duro colpo alla sua posizione di cassa complessiva.
Vi siete mai trovati in una situazione simile? È sempre più difficile individuare le e-mail fraudolente e, dato che molte aziende fanno affidamento sull'e-mail come principale forma di comunicazione, è comprensibile che questo scenario si sia verificato.
Infatti, uno sconcertante rapporto di PWC ha rilevato che "46% delle organizzazioni intervistate hanno dichiarato di aver subito frodi, corruzione o altri crimini economici negli ultimi 24 mesi" e nel loro "Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 gli intervistati hanno riportato perdite totali pari a $42miliardi di dollari USA, oltre a danni al marchio, alla reputazione e alla quota di mercato." [PWC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022].
Pagamento errato per errore umano
In un altro caso recente, un team finanziario si è occupato di un file di pagamenti corrotto in cui era stato registrato erroneamente il numero di conto di un fornitore. Il file includeva serie casuali di numeri di conto e sfortunatamente uno dei numeri di conto casuali corrispondeva a un conto reale al di fuori dell'elenco dei fornitori. Il denaro è stato pagato e, anche in questo caso, non è stato possibile recuperarlo.
In entrambi i casi, questi piccoli errori erano difficilmente percepibili dall'occhio umano e sono stati scoperti solo dopo che i pagamenti erano stati effettuati.
Con la funzione Detect, questi pagamenti sarebbero stati segnalati da AccessPay come ad alto rischio prima di essere elaborati. Utilizzando la regola "Creditor Unrecognised" (una delle molteplici regole preimpostate nello strumento), la funzione Detect invita i team finanziari a ricontrollare i dettagli del pagamento prima di completare l'invio.
In entrambi i casi, l'utilizzo di uno strumento come Detect avrebbe permesso di evitare facilmente situazioni come questa e, in definitiva, avrebbe risparmiato a queste aziende non solo il costo delle transazioni errate, ma anche lo stress aggiuntivo di avere i loro professionisti della finanza che lavorano in modalità di crisi.
Come vengono gestiti gli errori e la prevenzione delle frodi in AccessPay
La funzione premium Detect sfrutta la potenza del nostro motore di automazione e intelligenza artificiale per segnalare qualsiasi problema sospetto all'interno dei file di pagamento di un'azienda.
Utilizza una serie di regole predefinite che possono essere personalizzate per costruire un profilo completo delle attività irregolari e regolari della vostra organizzazione.
Qualsiasi attività irregolare verrà immediatamente segnalata utilizzando un sistema di semafori rossi, ambra e verdi per indicare le transazioni sospette che richiedono attenzione prima di essere elaborate.
Esempi di regole disponibili per Detect, completamente personalizzabili:
- Crediti non riconosciuti
- Creditori pagati più di una volta all'interno dello stesso file: Riferito a informazioni duplicate
- I creditori hanno pagato lo stesso importo più di una volta all'interno della stessa pratica: Simile al precedente
- Soglie sul numero totale di transazioni: Questo segnalerà i pagamenti potenzialmente grandi che non rientrano negli importi previsti o normali.
- Soglie sull'importo totale della transazione
- Soglie sugli importi delle singole transazioni
Con le minacce informatiche in costante crescita, le aziende sanno che la riduzione del rischio deve essere in cima all'agenda. L'utilizzo di uno strumento progettato per rilevare i problemi e avvisare i professionisti della finanza di qualsiasi attività irregolare è oggi un passo necessario per prevenire le frodi nei pagamenti ed eliminare i rischi.
Poiché Detect fa parte della nostra più ampia suite di prevenzione delle frodi e degli errori, offriamo anche soluzioni per lo screening delle sanzioni e la conferma del beneficiario.
Per saperne di più sull'intero Suite per la prevenzione delle frodi e degli errori.
Se desiderate parlare con uno dei nostri team di come Detect possa fare al caso vostro, lasciate i vostri recapiti e uno dei nostri si metterà in contatto con voi.
AccessPay ha bisogno delle informazioni di contatto che ci fornite per contattarvi in merito ai nostri prodotti e servizi. È possibile annullare l'iscrizione a queste comunicazioni in qualsiasi momento. Per informazioni su come annullare l'iscrizione, nonché sulle nostre pratiche in materia di privacy e sul nostro impegno a proteggere la vostra privacy, vi invitiamo a consultare il nostro sito web Informativa sulla privacy.