Nel nostro ultimo post sul blog, esploriamo i vantaggi di rendere il vostro team finanziario il più possibile privo di carta.
Nel nostro mondo fortemente digitalizzato, ci sono ancora molti settori che si affidano a processi cartacei per svolgere le loro attività.
Non stiamo parlando del conteggio delle schede elettorali nelle elezioni statunitensi, che è stato oggetto di attenzione più che sufficiente di recente.
Ma che dire dei molti servizi condivisi, dell'audit interno e di altre funzioni finanziarie nelle organizzazioni per le quali la carta svolge ancora gran parte del lavoro pesante?
Non sempre si conosce la portata della pervasività dei processi cartacei all'interno delle organizzazioni.
Un nostro cliente del settore manifatturiero ha cercato AccessPay proprio per questo motivo. Come Specialista in rischio di tesoreria e reportingIl presidente della società è rimasto inorridito quando ha scoperto quanto tempo i suoi dipartimenti di servizi condivisi passavano a inserire manualmente gli estratti conto bancari nei loro sistemi ERP. La stessa reazione l'ha avuta quando si è reso conto del tempo che i team di revisione interna impiegavano per recarsi in più sedi e scavare tra le autorizzazioni cartacee conservate negli archivi.
L'inefficienza, il rischio e la natura ad alta intensità di lavoro dei processi cartacei sono sempre indesiderabili, ma la pandemia ha reso ancora più urgente la ricerca di un "modo migliore".
Infatti, un recente rapporto di Gartner ha dimostrato che nelle organizzazioni che non sono ancora diventate completamente paperless, I responsabili dei servizi condivisi considerano la fatturazione e l'elaborazione dei pagamenti dei clienti come le due priorità più importanti da affrontare.
Tutto ciò è valido in teoria, ma parlare di qualsiasi tipo di automazione e di risparmio sui costi in tempi economici precari è destinato a suscitare alcune difficili conversazioni interne, con i dipendenti che si aggrappano a quei fidati pezzi di carta per la vita.
Tuttavia, ciò che abbiamo potuto constatare in prima persona, aiutando i nostri clienti ad automatizzare i processi cartacei, è che gli stessi dipendenti sostenitori della carta sono stati sguinzagliati in attività a maggior valore aggiunto e in ruoli lavorativi più avanzati.
Con un ambiente di controllo internamente migliorato e con processi standardizzati e digitalizzati, i vantaggi sono significativi in tutti i settori.
Dall'aumento della sicurezza e dalla riduzione del rischio di frode, alla semplificazione del numero di connessioni alle banche e ai sistemi bancari elettronici online, alla maggiore liquidità e visibilità del contante, l'automazione fa molto di più che risparmiare tempo (e carta!).
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