21 Gen 2019

Quali sono i rischi di affidarsi ai fogli di calcolo?

I fogli di calcolo sono stati la spina dorsale del mondo finanziario fin dall'epoca in cui i computer desktop occupavano un'intera stanza di cubicoli d'ufficio. Tuttavia, affidarsi ai fogli di calcolo comporta un certo livello di rischio e, in un mondo finanziario che sta abbracciando soluzioni di automazione per la gestione delle risorse finanziarie, è sempre più difficile. pagamenti e gestione dei contantisono destinati a diventare un ricordo del passato.

Fogli di calcolo fidati?

I fogli di calcolo sono tradizionalmente una pietra miliare dell'architettura finanziaria. AccessPay ha pubblicato una ricerca che analizza il modo in cui due gruppi che storicamente si affidano ai fogli di calcolo, i professionisti della tesoreria e della finanza, sfruttano questi sistemi legacy nelle operazioni quotidiane, intitolata giustamente Il foglio di calcolo è scaduto.

La ricerca mostra che due dei compiti per i quali questi gruppi dipendono ancora dai fogli di calcolo sono la compilazione dei dati di bilancio e le previsioni, entrambi fondamentali per i rispettivi ruoli lavorativi, il che indica che i fogli di calcolo svolgono ancora un ruolo nel mantenimento della salute finanziaria sia quotidiana che a lungo termine.

Minacce dall'esterno

Non viviamo nel 20il secolo non è più così. Un tempo era ragionevolmente sicuro tracciare il futuro finanziario di un'organizzazione o fare il bilancio attraverso il modesto foglio di calcolo, ma questo può essere molto pericoloso in un'epoca in cui i criminali informatici e i truffatori trovano nuovi modi per danneggiare i profitti di un'azienda ogni nuovo giorno che sorge.

Molti possono ora hackerare, infettare o manipolare i fogli di calcolo impunemente. Questo perché ogni volta che emergono nuove tecnologie di protezione, gli hacker spesso trovano nuovi trucchi per aggirare queste protezioni con tecniche sempre più sofisticate, facendo ripartire il ciclo.

Guardate i dati concreti. Cifre tratte da un rapporto KPMG citato da Reuters mostra che l'impatto globale della criminalità informatica supera i $450 miliardi di dollari l'anno; è ora il secondo rischio più pressante per il settore finanziario, quindi ha senso abbandonare i programmi che li espongono a questo rischio, come i fogli di calcolo.

Vale la pena di notare che se i fogli di calcolo vengono violati e i criminali rubano i dati dei clienti memorizzati al loro interno, la reputazione dell'azienda potrebbe risentirne. A 2017 Ipsos rapporto mostra che quasi la metà (42%) delle organizzazioni finanziarie ritiene che la criminalità informatica causata da sistemi o pratiche obsolete sia uno dei principali rischi per la loro reputazione, con un impatto sulla loro capacità di attirare clienti.

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A rischio dall'interno

Per tutte le ombre che circondano la periferia di un'azienda, ci sono rischi posti anche da personale ben intenzionato all'interno. Uno dei principali è l'errore umano.

Prendiamo ad esempio uno dei compiti principali per cui vengono utilizzati i fogli di calcolo, la registrazione dei dati relativi ai pagamenti. Basta un solo errore e si può sbagliare una cifra decimale. Supponiamo che vogliate pagare un fornitore 100 sterline, ma che per un errore umano finiate per pagarlo 1.000 sterline. La vostra azienda si ritrova con 900 sterline in meno, mettendo a rischio la stabilità del flusso di cassa. Se i casi di errore umano si sommano, si sommano anche le perdite e, come scoprirete presto, è fin troppo facile commettere errori con i fogli di calcolo.

È difficile salvaguardarsi dall'errore umano. Secondo ricerca citata da ForbesUna cella di un foglio di calcolo su 100 contiene un errore. E questo può avere un impatto negativo sull'importante risultato finale. Infatti, le stime suggeriscono che una grande azienda su cinque potrebbe subire perdite finanziarie a causa di errori nei fogli di calcolo, a dimostrazione di quanto sia diventato diffuso questo problema.

Fuori tempo massimo

Un altro fatto innegabile è che i fogli di calcolo richiedono molta manodopera. Nonostante tutti i trucchi, come le macro e le formule, che sono stati inventati per ridurre il tempo dedicato alla stesura di un foglio di calcolo principale con tutti i dati finanziari a disposizione di un'azienda, questo compito occupa ancora gran parte della giornata di un tesoriere. Incredibilmente, un articolo da Il Tesoriere globale rivela che i team di tesoreria sprecano quasi 5.000 ore all'anno per gestire la liquidità attraverso i fogli di calcolo.

Pensate a tutto ciò che un tesoriere potrebbe fare in quel lasso di tempo; deve esserci un modo più produttivo per svolgere queste attività. Inoltre, ricordate che il mondo finanziario si muove alla velocità della luce; per le grandi aziende che hanno a che fare con transazioni di grandi dimensioni, la giornata si muove a velocità iperveloce. Spesso, quando un tesoriere ha raccolto le informazioni in un foglio di calcolo, la metà dei dati non è aggiornata, il che lo porta a fornire informazioni aziendali imprecise che potrebbero avere un impatto sul processo decisionale.

Automatizzare il futuro

Come possiamo evitare questi rischi? Inserire l'automazione.

Automatizzando le principali attività finanziarie, si implementa un software intelligente che sfrutta tecnologie come l'apprendimento automatico, spesso memorizzate nel cloud, per svolgere tali attività. In questo modo si eliminano le perdite di tempo, liberando i tesorieri e i professionisti della finanza da queste attività. Inoltre, queste tecnologie di solito imparano man mano, acquisendo le conoscenze necessarie per evitare errori e proteggersi dalla criminalità informatica.

La ricerca di AccessPay mostra che due grandi esigenze di automazione sono le previsioni (professionisti finanziari) e i pagamenti sicuri (tesorieri). Il rapporto evidenzia anche una tendenza al ribasso per quanto riguarda i fogli di calcolo. Su una scala da uno (non dipendente dai fogli di calcolo) a dieci (estremamente dipendente), il punteggio medio di entrambi i gruppi è stato di sei. Data la loro storica dipendenza dai fogli di calcolo, è chiaro che l'influenza di questa tecnologia tradizionale sta diminuendo a causa dell'emergere di soluzioni di automazione.

Un esempio su tutti, Gestione dei contanti. Sviluppata da AccessPay, Cash Management è una soluzione automatizzata di visibilità della liquidità globale che i professionisti della tesoreria e della finanza possono utilizzare per gestire più rapporti bancari, riunendo i dati richiesti in un'unica piattaforma di facile utilizzo. In questo modo si riduce il tempo che un tesoriere impiega per raccogliere i dati da portali bancari separati, con i rischi che ne conseguono, consentendo al contempo di visualizzare comodamente i dati in tempo reale e di configurarli in forme quali i grafici, fornendo gli approfondimenti necessari per favorire un processo decisionale dinamico.