L'Università di Bradford modernizza la funzione finanziaria con AccessPay per l'elaborazione senza soluzione di continuità di buste paga e tasse universitarie

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"Ottenere il giusto risultato è una grande responsabilità: stiamo elaborando addebiti diretti che sono un requisito legale e centinaia di stipendi".

Ben Petty, responsabile delle operazioni finanziarie dell'Università di Bradford

In qualità di ex responsabile delle paghe, Ben Petty comprende l'importanza di utilizzare un connettore bancario digitale come AccessPay...

Il responsabile delle operazioni finanziarie dell'Università di Bradford gestisce quattro team, tra cui le paghe e i crediti. AccessPay ha aiutato entrambe le funzioni ad aggiornarsi, con una transizione senza soluzione di continuità dal fornitore precedente.

Ha dichiarato: "Non abbiamo alcun problema con AccessPay. La piattaforma è intuitiva e questo ci soddisfa.

Per cosa utilizza AccessPay il team finanziario?

AccessPay consente all'Università di Bradford di effettuare 1.600 pagamenti di stipendi via Bacs al mese. Il piccolo team carica i file di pagamento in tre passaggi attraverso la soluzione software AccessPay Bacs.

I pagamenti per i crediti includono gli addebiti diretti delle tasse scolastiche, che Ben descrive come "il cuore" del loro finanziamento. Di mese in mese gli incassi variano da 7.000 a 30.000 sterline.

Altrove la Contabilità Pagamenti utilizza AccessPay per i pagamenti dei fornitori, elaborati su base settimanale, in vari volumi.

Qual è stato il vostro catalizzatore per il cambiamento?

Nel 2017, era giunto il momento di modernizzare la funzione finanziaria dell'università per renderla basata sul cloud.

Invece di utilizzare un computer designato in loco per elaborare i pagamenti, volevano flessibilità, una migliore UX e misure di sicurezza aggiuntive.

Il software Bacs esistente era "molto antiquato" nell'aspetto e i problemi di compatibilità con il sistema operativo stavano assorbendo il tempo del team IT interno.

Ben ha dichiarato: "Avevamo utilizzato il nostro precedente fornitore per molto tempo, ma stavano insistendo per un aggiornamento costoso, poiché un aggiornamento della sicurezza significava che la vecchia piattaforma non era più supportata.

"La prima volta che ne siamo venuti a conoscenza è stata una mail molto lunga con molte evidenziazioni in rosso: sembrava che ci stessero sfrattando e non ci piaceva questo approccio".

Il team ha deciso di fare una ricerca sul mercato e, dopo aver confrontato tre fornitori, ha scelto AccessPay all'inizio del 2018.

"L'implementazione è stata davvero semplice, non avrebbe potuto essere più facile", afferma Ben.

Ben Petty, responsabile delle operazioni finanziarie

Perché AccessPay era la soluzione FinTech giusta per voi?

AccessPay collega i sistemi di back-office finanziario e paghe dell'Università di Bradford alla banca Lloyds.

Il nuovo sistema non solo è conveniente, ma è anche su misura per le loro esigenze.

Ad esempio, AccessPay ha creato un modo per consentire a una seconda persona del team di controllare e approvare i file di pagamento prima del loro invio.

"Questo è stato molto importante perché aggiunge un'ulteriore misura di sicurezza, ma è anche flessibile e può essere aggirato se abbiamo problemi di risorse", spiega Ben.

"Quando la pandemia ha colpito, la flessibilità incorporata è stata una vera benedizione, perché avevamo solo due dipendenti con lettori di Smartcard, quindi se non potevano lavorare potevamo comunque pagare gli stipendi del nostro personale".

Qual è il principale vantaggio di utilizzare AccessPay?

"L'aspetto che pone AccessPay in cima alla classifica è l'assistenza clientiche è brillante", ha riferito Ben.

Descrive come il team di assistenza sia intervenuto in soccorso fuori orario nel 2019, quando un aggiornamento interno di Windows aveva causato problemi con il certificato HSM.

"Il team informatico dell'università non era disponibile e noi eravamo nel panico perché dovevamo consegnare le buste paga.

"Anche se non si trattava di un problema di AccessPay, abbiamo chiamato il team di assistenza nella speranza che potessero darci qualche consiglio e in realtà hanno preso il controllo da remoto e hanno risolto il problema per noi.

"Ero così grato per il loro aiuto: solo grazie a loro abbiamo potuto pagare il nostro personale in tempo".

Ben elogia anche l'approccio proattivo del team di assistenza clienti di AccessPay, che invia regolarmente via e-mail aggiornamenti sui rilasci e sui progressi.