ITV risparmia 25 ore alla settimana nella gestione delle operazioni bancarie aziendali con AccessPay

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"ITV utilizza la funzione di gestione del contante di AccessPay tutto il giorno, tutti i giorni".

Karen Fagan, responsabile delle operazioni di tesoreria

In qualità di entità globale, il team di finanza e tesoreria di ITV supervisiona ogni mese migliaia di transazioni relative a buste paga, fornitori e talenti. Operando con velocità e precisione, il team di ITV aveva bisogno di una soluzione di corporate banking per supportare la crescita della propria attività, per gestire meglio i pagamenti e le operazioni di cash management.

Lavorando con AccessPay ITV è stata in grado di gestire sia l'elaborazione delle transazioni internazionali che la visibilità dei contanti in diverse centinaia di filiali, senza dover aumentare l'organico.

La piattaforma AccessPay consente al team finanziario e di tesoreria di gestire contanti e pagamenti tra 300 entità in 20 diverse contee, collegandosi a più di 10 banche tramite il sistema di pagamento a distanza. Rete SWIFT.

I vantaggi sono tre: consentire a ITV di gestire senza problemi l'elaborazione diretta dei pagamenti, fornendo al contempo una connettività bancaria che migliora la visibilità del contante e le capacità di riconciliazione bancaria.

Il progetto di trasformazione finanziaria è stato guidato da Karen Fagan, responsabile delle operazioni di tesoreria di ITV. Il team ha accolto pienamente il cambiamento tecnologico, utilizzando lo strumento di gestione del contante di AccessPay "tutto il giorno, tutti i giorni".

 

Il catalizzatore del cambiamento

Man mano che ITV si trasformava da emittente tradizionale del Regno Unito in un'operazione globale, anche la sua funzione finanziaria doveva evolversi per soddisfare le mutate esigenze dell'azienda. Nel 2015, Karen ha riconosciuto che per sostenere la transizione dell'azienda, la trasformazione digitale doveva essere in primo piano.

Ciò significava che il team aveva bisogno di una flessibilità significativamente maggiore rispetto alle soluzioni precedenti: dal livello di integrazione tra i sistemi finanziari di base e il patrimonio bancario, al grado di centralizzazione richiesto per migliorare l'efficienza del team, che avrebbe potuto essenzialmente liberare il personale dai processi manuali di reinserimento dei dati per svolgere attività a maggior valore aggiunto.

Con la scadenza del precedente contratto con il fornitore di ITV, Karen ha colto l'opportunità di trasformare le operazioni di finanza e tesoreria di ITV e ha iniziato la ricerca di una nuova soluzione di corporate banking in grado di fornire le funzionalità richieste dal team per diventare più efficiente, conveniente e attento ai rischi.

L'obiettivo era quello di centralizzare diverse funzioni finanziarie, tra cui la gestione globale delle risorse umane. libro paga elaborazione, pagamenti ai fornitori, pagamenti di tesoreria e gestione del contante.

"Ci è sembrata l'occasione ideale per vedere cos'altro c'era in giro e quali soluzioni migliori potevamo trovare".

 

Elaborazione dei pagamenti con AccessPay

Centralizzando il collegamento tra i sistemi ERP, TMS e HCM di ITV e la loro banca aziendale tramite AccessPay, i team finanziari e di tesoreria risparmiano ora 4-5 ore al giorno, semplicemente eliminando dal loro carico di lavoro l'inserimento manuale di dati ripetitivi. Sono 25 ore alla settimana.

La piattaforma AccessPay elabora simultaneamente i pagamenti in oltre 20 paesi per ITV, fornendo l'accesso a diversi schemi di pagamento attraverso un'unica piattaforma, tra cui BACS, Faster Payments, SWIFT, SEPA e ACH. In questo modo si sostituisce la necessità di inserire manualmente i dati nei portali bancari online, risparmiando tempo e denaro e restituendo tempo al team per concentrarsi su attività più analitiche e strategiche.

Per un'organizzazione di alto profilo come ITV, anche la sicurezza e la conformità sono assolutamente fondamentali per mantenere la propria reputazione. Con AccessPay, il team è in grado di soddisfare i rigorosi requisiti di sicurezza per ridurre il rischio di frodi ed errori. Non solo grazie alle funzionalità di elaborazione diretta, ma anche grazie alla sicurezza di livello bancario incorporata nella soluzione: dalla mascheratura dei dati alla crittografia, fino a un approccio controllato e "a muro" alle approvazioni. Anche il controllo è reso più semplice, con una chiara traccia cartacea e ulteriori funzionalità di controllo a supporto di entrambi i team.

"Ci è sembrato un cambiamento davvero semplice".

 

https://youtu.be/j_WEBlHFrMo: Video trascritto automaticamente da Sonix

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Relatore1:
Sono Karen Fagan, responsabile delle operazioni di tesoreria di ITV. Stavamo per terminare il contratto con il nostro precedente fornitore di pagamenti, quindi ci è sembrata l'occasione ideale per vedere cos'altro c'era in giro, quali erano le soluzioni che potevamo trovare in quel momento. Siamo stati invitati a un summit sui pagamenti con Swift, dove access pay stava presentando la sua nuova offerta. E questo ci ha spinto a parlarvi di più. L'aspetto più interessante della soluzione access pay era la visione che avevano del software. Il loro entusiasmo per la gestione del contante. Non era solo un sistema di pagamento. Era un sistema che poteva fare molto di più. Così, quando si arriva al mattino, si accede e si sa esattamente quanto contante c'è nel gruppo. Siamo stati in grado non solo di vedere che i pagamenti sono stati inviati alla banca. Abbiamo potuto ricevere le conferme dalla banca. Abbiamo anche potuto gestire i nostri contanti. Sono molto più unito. Process al momento è lo strumento principale che utilizziamo per i pagamenti in tutto il gruppo. Quindi tutte le nostre buste paga, i nostri fornitori, i nostri artisti, i nostri talenti, tutto viene pagato attraverso la soluzione access pay. Non si occupa solo di BACS, ma anche di pagamenti internazionali, pagamenti più veloci, superpagamenti. Non c'erano molti cambiamenti da fare nel backend. Quindi i file di pagamento che inviavamo al nostro vecchio provider, potevamo inviarli allo stesso modo. Per noi è stato un cambiamento davvero semplice. È davvero facile da usare, veloce, senza problemi, e ha fatto la differenza per noi. Access Pay ci ha aiutato a soddisfare una serie di requisiti che il team di cybersecurity di ITV'aveva, in particolare per quanto riguarda la sicurezza dei nostri file.

Relatore1:
Dovevamo quindi assicurarci che tutti i file di pagamento provenienti dai nostri sistemi di backend fossero criptati. Con l'aiuto di Access Pay'siamo riusciti a farlo. Quindi tutti i nostri file di pagamento sono ora crittografati p-gp, il che significa, ovviamente, che quei file non possono essere manomessi durante il percorso. Si è trattato quindi di un'operazione piuttosto importante per noi e per il team di sicurezza dei dati di ITV. Ha fatto sicuramente la differenza. I processi sono molto più snelli e il team è stato in grado di assumere più compiti a valore aggiunto e compiti extra da diverse parti del Tesoro. Quindi siamo sicuramente un team più efficiente. Uno dei vantaggi di essere un cliente attivo a pagamento è il fatto che si viene invitati ad alcuni eventi molto belli. Si possono incontrare i propri colleghi, si possono conoscere le nuove tecnologie e le proprie iniziative. Uno di quelli a cui andremo presto è la sessione Swift GPI, che riguarda i pagamenti transfrontalieri e la possibilità di tracciarli. Si tratta quindi di materiale molto utile per la gestione del capitale circolante. Ci sono stati alcuni di questi eventi a cui abbiamo partecipato e che sono stati davvero fondamentali per conoscere il futuro della gestione del contante e per capire come ottenere il meglio da questi sistemi e soluzioni. Raccomanderemmo quindi Access Pay ai nostri colleghi, e lo abbiamo già fatto. È un sistema davvero intuitivo, ottimo da usare. Abbiamo sicuramente un ottimo rapporto di lavoro con il team di access pay. Sicuramente sarà un fornitore di software fondamentale per noi per molto tempo, si spera, e possiamo vedere molti altri vantaggi in arrivo.

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Una soluzione globale per la gestione del contante

Il nostro gestione dei contanti La soluzione si adattava anche al nuovo modo di lavorare di ITV, centralizzando tutte le banche e i numerosi conti in diversi paesi.

Invece di affidarsi a processi dispendiosi in termini di tempo, ITV ha ora una visibilità automatica della propria posizione di cassa in tutto il gruppo, con accesso ai saldi giornalieri e infragiornalieri, nonché ai feed automatizzati degli estratti conto bancari per supportare la riconciliazione successiva.

 "Ci si collega e si sa esattamente quanto contante si ha a disposizione nel gruppo. Siamo in grado di vedere non solo i pagamenti effettuati, ma anche di ricevere conferme dalla banca. Quando gli MT942 arrivano nel corso della giornata, la nostra posizione viene aggiornata, quindi è una parte fondamentale della gestione della liquidità".

Migliorare la riconciliazione

Un'altra funzione utile per ITV è il miglioramento dei processi di riconciliazione: collegandosi alla rete SWIFT tramite AccessPay, la riconciliazione è 95% più veloce.

"AccessPay ci aiuta a ottenere visibilità in tutte le nostre regioni collegando tutte le nostre banche tramite gli MT940, a tutte le banche a cui inviamo gli estratti conto giornalieri. Da qui possiamo vedere tutti i movimenti e poi raggruppare i conti bancari per banche o per valuta.

Possiamo anche etichettare per tipo di conto, in modo da avere un'istantanea reale di dove si trova la liquidità e per cosa è necessaria. La piattaforma ci aiuta a capire dove si trova la liquidità e dove sono i colli di bottiglia".

Siamo orgogliosi di avere una collaborazione così duratura con ITV, che dura da 6 anni. Oltre a fornire con successo le soluzioni per supportare la crescita e la trasformazione delle loro operazioni finanziarie e di tesoreria, ITV ha ricambiato il valore di AccessPay, dando un contributo prezioso alla nostra roadmap di sviluppo, insieme a molti altri clienti.