Migliorare la visibilità del contante e l'automazione dei pagamenti nel settore legale

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"AccessPay mi offre una maggiore flessibilità nell'approvare i pagamenti, perché posso rilasciarli in modo sicuro tramite il mio cellulare. Questo, per me, è fondamentale in un mondo post-pandemia".

Responsabile finanziario del Regno Unito

Questo studio legale multinazionale ha abbracciato l'automazione dei pagamenti per migliorare l'efficienza, la sicurezza e ridurre il rischio di errori manuali tra i suoi team finanziari globali impegnati... 

Con oltre 20.000 transazioni al mese, l'azienda elabora diversi tipi di pagamento tramite AccessPay, tra cui i pagamenti delle retribuzioni e dei fornitori. via Bacs, pagamenti consistenti tramite CHAPS e Transazioni SEPA ai clienti europei.

La capacità di accelerare i processi operativi - in modo accurato e sicuro - è stata fondamentale per il top 10 mondiale degli studi legali, visto che i volumi transazionali continuano a crescere.

 

Lo studio legale ha sedi in 28 paesi

 

Dal 2015, la nostra piattaforma software finanziaria ha aggiunto l'automazione ai seguenti processi:

  • Trasferimento del denaro dei clienti dal sistema ERP Elite
  • Automazione dei pagamenti dei fornitori
  • Buste paga per i dipendenti del Regno Unito - da SAP tramite Bacs
  • Effettuare pagamenti SEPA a NatWest, HSBC e ING
  • Invio e ricezione dichiarazioni da tutte le banche

AccessPay soddisfa anche le richieste specifiche del settore legale, come la segregazione della visibilità tra i pagamenti dei partner e altri.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Quante persone lavorano nel vostro team e dove risiedono?

Nel Regno Unito ho cinque persone che rilasciano SWIFT e Bacs e altre 26 persone fanno parte del team con sede in India.

 

Come trova il processo di utilizzo di AccessPay?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Mi dà molta flessibilità in più, perché anche in caso di interruzione di Internet posso accedere ad AccessPay tramite il mio telefono e rilasciare i pagamenti. Questo, per me, è un aspetto fondamentale.

 

Come si utilizza il sistema?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

I pagamenti fino a 20.000 sterline vengono effettuati direttamente e per qualsiasi cifra superiore viene effettuato un controllo secondario integrato nel sistema. È stato un po' un conforto sapere che non stavamo rilasciando grandi somme senza che venissero controllate.

Anche se ora abbiamo abbastanza fiducia nel sistema da considerare un aumento di questo limite.

 

AccessPay agisce come gateway SWIFT per lo studio legale

 

Qual è una caratteristica unica che vi piace di AccessPay?

Voi siete il nostro SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Come ha visto evolvere i team finanziari nel corso della sua carriera? Che ruolo ha avuto la tecnologia?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Grazie alla tecnologia, la maggior parte delle attività manuali di finanza e tesoreria possono essere automatizzate, riducendo in modo sicuro il numero di punti di contatto fisici di cui un team ha bisogno.

 

L'ex industria cartacea si sta evolvendo grazie alle FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Come pensa che AccessPay verrà utilizzato in futuro negli studi legali internazionali?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Quindi, indipendentemente dalla destinazione del pagamento nel mondo e dalla valuta, il pagamento arriverà tramite AccessPay.

 

Infine, consiglierebbe la piattaforma AccessPay ad altri studi legali?

Beh, non ai nostri diretti concorrenti, perché non vorremmo dare loro questo vantaggio (ride).

 

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