Migliorare la visibilità del contante e l'automazione dei pagamenti nel settore legale

Questo studio legale multinazionale ha abbracciato l'automazione dei pagamenti per migliorare l'efficienza, la sicurezza e ridurre il rischio di errori manuali tra i suoi team finanziari globali impegnati... 

Con oltre 20.000 transazioni al mese, l'azienda elabora diversi tipi di pagamento tramite AccessPay, tra cui i pagamenti delle retribuzioni e dei fornitori. via Bacs, pagamenti consistenti tramite CHAPS e Transazioni SEPA ai clienti europei.

La capacità di accelerare i processi operativi - in modo accurato e sicuro - è stata fondamentale per il top 10 mondiale degli studi legali, visto che i volumi transazionali continuano a crescere.

Lo studio legale ha sedi in 28 paesi

Dal 2015, la nostra piattaforma software finanziaria ha aggiunto l'automazione ai seguenti processi:

• Trasferimento del denaro dei clienti dal sistema ERP Elite
• Automazione dei pagamenti dei fornitori
• Buste paga per i dipendenti del Regno Unito - da SAP tramite Bacs
• Effettuare pagamenti SEPA a NatWest, HSBC e ING
• Invio e ricezione dichiarazioni da tutte le banche

AccessPay soddisfa anche le richieste specifiche del settore legale, come la segregazione della visibilità tra i pagamenti dei partner e altri.

Siamo orgogliosi di supportare uno dei più grandi studi legali del mondo, con oltre 4.000 dipendenti che lavorano in tutti i principali settori e discipline. Per spiegare la differenza che fa AccessPay, abbiamo parlato con uno dei loro responsabili finanziari con sede nel Regno Unito.

DOMANDE E RISPOSTE

Quante persone lavorano nel vostro team e dove risiedono?

Nel Regno Unito ho cinque persone che rilasciano SWIFT e Bacs e altre 26 persone fanno parte del team con sede in India.

Come trova il processo di utilizzo di AccessPay?

Con AccessPay la vita è molto più semplice. È semplice da configurare e basta un clic per farlo. Il sistema segnala tutto ciò che richiede attenzione, in modo che possiate fare riferimento ad AccessPay o, se non viene segnalato, sapete che si tratta di un problema con la banca.

Mi dà molta flessibilità in più, perché anche in caso di interruzione di Internet posso accedere ad AccessPay tramite il mio telefono e rilasciare i pagamenti. Questo, per me, è un aspetto fondamentale.

Come si utilizza il sistema?   

In media il mio team elabora più di 20.000 transazioni al mese, per un valore di oltre 100 milioni di sterline. Il team del Regno Unito lavora tutto il giorno nel sistema, poiché ogni 20 minuti inviamo e riceviamo automaticamente file di pagamento da AccessPay. Circa 99% di queste transazioni vengono approvate senza bisogno di ulteriori azioni.

I pagamenti fino a 20.000 sterline vengono effettuati direttamente e per qualsiasi cifra superiore viene effettuato un controllo secondario integrato nel sistema. È stato un po' un conforto sapere che non stavamo rilasciando grandi somme senza che venissero controllate.

Anche se ora abbiamo abbastanza fiducia nel sistema da considerare un aumento di questo limite.

AccessPay agisce come gateway SWIFT per lo studio legale

Qual è una caratteristica unica che vi piace di AccessPay?

Voi siete il nostro SWIFT e la nostra voce nella rete dei pagamenti, che è molto importante. La mia caratteristica preferita è la facilità con cui si rilasciano i pagamenti SWIFT: si clicca, si vede, si invia e poi si va via. È la velocità che cambia le carte in tavola.

Un giorno abbiamo effettuato un test di velocità inserendo un file in AccessPay e cronometrando il tempo necessario all'altra parte per confermare i fondi. Il tempo impiegato è stato di tre minuti. Anche in questo caso si tratta di un risultato enorme, perché significa che possiamo effettuare un numero maggiore di pagamenti.

Come ha visto evolvere i team finanziari nel corso della sua carriera? Che ruolo ha avuto la tecnologia?

Personalmente, ho imparato che c'è un mondo completamente nuovo in termini di automazione e di possibilità. Storicamente, gli studi legali erano molto incentrati sulla carta e richiedevano che un partner firmasse fisicamente i pagamenti prima che venissero inseriti in un sistema e trasferiti lungo il processo.

Il settore ha fatto molta strada da quando ho iniziato 35 anni fa. Allora significava impiegare cassieri per digitare gli importi e rincorrere i soci in ufficio per ottenere le firme. L'euro non esisteva e dovevamo convertire le valute manualmente.

Grazie alla tecnologia, la maggior parte delle attività manuali di finanza e tesoreria possono essere automatizzate, riducendo in modo sicuro il numero di punti di contatto fisici di cui un team ha bisogno.

L'ex industria cartacea si sta evolvendo grazie alle FinTech

Se qualcuno me lo avesse detto nel 1987 avrei pensato "questo lavoro non ha futuro", ma il futuro c'è, è solo un modo diverso di lavorare. L'utilizzo di una piattaforma basata sul cloud come AccessPay ci permette di inviare e approvare i pagamenti in modo digitale in pochi secondi e di avere una visibilità in tempo reale dei contanti in diverse giurisdizioni.

È stata una curva di apprendimento, in quanto siamo passati da cassieri ad analisti finanziari, comprendendo davvero la struttura di cose come i pagamenti SWIFT. Questo modo di lavorare ha dato all'intero team una conoscenza molto più approfondita dello spazio e dell'infrastruttura dei pagamenti.

Come pensa che AccessPay verrà utilizzato in futuro negli studi legali internazionali?

AccessPay ha un ruolo importante per continuare a essere un attore globale. L'obiettivo è che tutti i nostri uffici nel mondo utilizzino un'unica piattaforma. Questo includerebbe uno strumento di gestione del contante con visibilità sulle diverse valute.

Quindi, indipendentemente dalla destinazione del pagamento nel mondo e dalla valuta, il pagamento arriverà tramite AccessPay.

Infine, consiglierebbe la piattaforma AccessPay ad altri studi legali?

Beh, non ai nostri diretti concorrenti, perché non vorremmo dare loro questo vantaggio (ride).