Aiutare il Consiglio di Argyll e Bute a elaborare le buste paga e a riscuotere l'imposta comunale tramite addebito diretto.

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"Una caratteristica assolutamente distintiva di AccessPay è il personale. La qualità e la velocità di risposta sono superiori a qualsiasi altra azienda con cui ho avuto a che fare".

Ken Wong, Amministratore di sistema delle entrate

Consiglio di Argyll e Bute is one of 32 unitary authority councils in Scotland; whose administration covers the second largest area of any Scottish council. Dealing with a large amount of public money and funding important services on a daily basis; having a secure, robust and compliant payments processes in place was paramount.

 

La scadenza di SHA-2

Ma quando Bacs ha annunciato l'intenzione di passare ai certificati SHA-2 e di ritirare il supporto per i vecchi protocolli di connessione entro il 13 giugno 2016, Argyll & Bute non poteva permettersi di avere problemi con l'elaborazione delle tasse comunali, dei sussidi, dei pagamenti dei fornitori e delle buste paga.

Per questo si sono trovati sul mercato alla ricerca di una soluzione in grado di fornire una connettività sicura con Bacs. La piattaforma doveva essere facile da usare, efficiente e contenere i rigorosi flussi di lavoro di approvazione per il controllo e l'invio di più file di pagamento.

"Le funzioni di AccessPay per gli utenti designati sono molto utili per il nostro comune. Il fatto che ci siano diversi livelli; alcuni utenti possono avere accesso a tutti i tipi di file, mentre altri hanno accesso solo a un tipo di file, si adatta bene al modo in cui lavoriamo ad Argyll and Bute".

 

Velocità-valore

Poiché il progetto aveva una priorità così alta per l'Argyll & Bute Council da garantire la contingenza operativa prima della scadenza dell'SHA-2 di Bacs, era essenziale un processo di implementazione breve e senza problemi. Questo perché le implicazioni di eventuali intoppi o tempi di inattività avrebbero potuto avere ripercussioni sulla vita di migliaia di persone.

La configurazione ha richiesto una connettività Bacs sicura per 12 utenti, collegati a 11 diversi numeri di utenti del servizio, con la possibilità di elaborare 14 diversi tipi di file in qualsiasi momento, con il recupero automatizzato di AUDDIS per la riscossione degli addebiti diretti. Il tutto è stato consegnato in poche settimane.

"Una caratteristica assolutamente distintiva di AccessPay sono le persone. Tutte le persone con cui ho avuto a che fare con AccessPay sono molto competenti e informate... la qualità e la velocità di risposta sono superiori a qualsiasi altra azienda con cui ho avuto a che fare".

In genere riceviamo una risposta a una domanda di assistenza entro un'ora, a volte entro dieci minuti! E non si tratta di una risposta automatica, ma di un vero e proprio essere umano disposto ad aiutarci". Ken Wong, amministratore di sistema delle entrate, Argyll & Bute

Oltre a migliorare la velocità del valore, la piattaforma stessa doveva apportare significative efficienze al team di Argyll & Bute.
La piattaforma di connettività bancaria di AccessPay ha permesso al personale di avere più tempo per concentrarsi su attività diverse dall'elaborazione e dalla gestione dei file di pagamento, consentendo al personale di recuperare ore di tempo prezioso con un processo automatizzato non solo più rapido, ma anche molto più sicuro.

 

Mitigazione del rischio

Essendo un'organizzazione del settore pubblico, anche la conformità alle varie leggi e normative era un obiettivo importante per il team. Mentre storicamente avrebbero elaborato manualmente i dati a scopo di revisione, passando giorni a documentare mesi e mesi di dettagli da vecchi file, il paper-trail automatizzato di AccessPay permetteva invece di scaricare tutte le informazioni storiche necessarie in pochi minuti.

"Il sistema è veloce e semplice. Il fatto che AccessPay disponga di una traccia di controllo, che indica esattamente cosa è stato trasmesso, quando e per quale importo, si è rivelato molto utile. Normalmente ci sarebbe voluto un bel po' di tempo per recuperare i file e avviare il processo, quindi questo ci ha fatto risparmiare molto tempo".

Un altro vantaggio fondamentale per la sicurezza di Argyll & Bute è stata la possibilità di definire più fasi di autorizzazione attraverso la piattaforma stessa, con una chiara separazione dei compiti in modo che il personale senior potesse mantenere il controllo su chi poteva vedere cosa e quando; ciò è stato particolarmente utile per gestire informazioni sensibili come i benefit e le buste paga.

Questo livello di controllo non solo ha dato al personale la certezza che i processi fossero solidi, ma ha anche portato a un significativo risparmio di tempo, in quanto il personale non ha più dovuto cercare a lungo i file da controllare o approvare.

 

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