25 janvier 2022

Les trésoriers d'entreprise ne devraient pas utiliser de feuilles de calcul pour les prévisions de trésorerie - voici pourquoi

Pour les trésoriers d'entreprise, la prévision des flux de trésorerie continue de reposer sur des feuilles de calcul dans la plupart des entreprises.

Mais avec l'arrivée d'une nouvelle technologie de prévision innovante, cette nouvelle race de technologie peut-elle ébranler la domination de MS Excel et aider les professionnels de la trésorerie et des finances à surmonter le problème des données inexactes ?

Nous aimerions le croire.

Précision, contrôleet efficacité sont des facteurs clés dans l'environnement commercial d'aujourd'hui. Le processus de prévision des flux de trésorerie n'est pas différent.

Savoir de quelle trésorerie vous disposerez à l'avenir - et être capable de la contrôler et de l'optimiser par la suite - est la première étape pour identifier les déficits de trésorerie potentiels et améliorer la façon dont vous utilisez les excédents de trésorerie.

Il peut également contribuer à réduire la dépendance vis-à-vis du financement, en fournissant des informations pertinentes et opportunes sur la question de savoir si votre organisation disposera de suffisamment de liquidités pour faire face à ses obligations.

Sûrement alors, si vous êtes responsable pour gestion de la trésorerie et des liquides et que vous trouvez les tactiques technologiques de prévision de trésorerie existantes inefficaces au sein d'une organisation, il est de la plus haute importance d'examiner les processus sous-performants.

 

"Nous l'avons toujours fait de cette façon".
Professionnels de la trésorerie et des finances

 

Puissant, familier et flexible. Il est facile de comprendre pourquoi MS Excel est la lingua franca des professionnels de la trésorerie et de la finance lorsqu'il s'agit de prévoir les flux de trésorerie.

Avec des fonctionnalités conviviales et des dépenses supplémentaires minimes, autres que la licence standard de votre logiciel opérationnel d'entreprise, il est également pratique.

Cependant, pour les grandes entreprises qui s'appuient sur les prévisions de trésorerie pour planifier des stratégies d'investissement et des décisions commerciales complexes, il pourrait s'agir d'un passif potentiel.

Voici quatre raisons pour lesquelles vous devriez envisager des alternatives aux feuilles de calcul pour vos besoins en matière de prévisions de trésorerie.

 

RAISON #1 - Du temps, du temps et encore du temps

Processus manuels, collecte de données et responsabilités administratives. Des mots qui ne manquent pas de faire peur à tout trésorier d'entreprise.

Les trésoriers d'entreprise et les professionnels de la finance ont traditionnellement accepté ces tâches quotidiennes comme faisant partie intégrante du secteur. Utilisées pour saisir, suivre et rapprocher les données pendant des années, les feuilles de calcul sont devenues si complexes, imbriquées et largement utilisées que les professionnels de la trésorerie et des finances ne parviennent pas à trouver une autre méthode pour prévoir les flux de trésorerie.

Pour les entreprises ayant des relations bancaires variées, de multiples comptes dans différentes banques et dans plusieurs régions, cela signifie que près de la moitié du temps de leur analyste de trésorerie peut être consacré au seul rapprochement des relevés bancaires.

Alors que beaucoup affirment qu'il y a un diagnostic clair pour avoir un système de gestion de trésorerie (TMS), il n'y a tout simplement pas assez de budget pour en faire un investissement financier rentable.

MAIS ce n'est pas parce qu'un TMS n'est pas une option viable que l'automatisation est hors de portée. Il existe d'autres tactiques, solutions et améliorations qui permettent d'obtenir des résultats similaires, voire meilleurs, et ce, à une fraction du coût.

 

Voir, contrôler, optimiser. Débloquer une visibilité précise de la trésorerie mondiale avec une solution de gestion de la trésorerie comme celle d'AccessPay est la première étape vers des opérations bancaires mondiales efficaces - et l'abandon définitif de ces feuilles de calcul ennuyeuses.

 

RAISON #2 - Compléter avec un TMS est coûteux

Nous reconnaissons que la mise en œuvre d'un TMS - bien qu'il s'agisse d'une solution coûteuse - est le nirvana pour de nombreux professionnels de la finance et de la trésorerie. Les feuilles de calcul ne suffisent souvent pas, et sauter dans le train du TMS peut donc sembler attrayant.

Cependant, un logiciel de gestion de trésorerie ne se résume pas à un TMS, et les résultats souhaités peuvent être atteints à un coût bien moindre que vous ne l'imaginez.

Cela s'explique en partie par les progrès technologiques et en partie par le large éventail de logiciels de trésorerie et de finance désormais disponibles sur le marché. Aujourd'hui, vous pouvez répondre aux besoins uniques de la fonction trésorerie et finance avec des applications de trésorerie évolutives et flexibles que vous pouvez acheter et mettre en œuvre, en fonction de votre calendrier et de vos ressources.

Pour atteindre vos objectifs d'automatisation et répondre à vos besoins spécifiques en matière de trésorerie, vous n'avez plus besoin d'un budget important. Il vous suffit de comprendre quels sont les problèmes de trésorerie que vous souhaitez résoudre, d'identifier les outils qui peuvent y remédier, puis d'élaborer un dossier commercial justifiant l'abandon des feuilles de calcul.

 

RAISON #3 - Les erreurs et les fautes commises dans les feuilles de calcul se répercutent sur les prévisions.

Lorsqu'il s'agit de prévisions de trésorerie, les erreurs de feuilles de calcul peuvent causer des problèmes majeurs aux professionnels de la trésorerie et des finances - et les utiliser continuellement est une décision risquée pour plusieurs raisons.

En fait, comme le rapporte ForbesSelon le rapport de la Commission européenne, "diverses études indiquent que près de 9 feuilles de calcul sur 10 (88%) contiennent des erreurs". les erreurs humaines et les processus manuels fastidieux.

Qu'il s'agisse d'erreurs simples dans les données, d'informations incorrectes ou manquantes, de formules plus complexes ou de défauts au niveau macro, l'utilisation d'une feuille de calcul défectueuse dans une fonction financière ou de trésorerie peut entraîner des risques opérationnels susceptibles d'avoir de graves conséquences.

Les décisions stratégiques sont prises sur la base de ce que vous divulguez dans ces feuilles de calcul, et toute faute ou erreur pourrait entraîner une perte de confiance des parties prenantes envers votre fonction trésorerie et finance.

De plus, le risque d'erreurs est susceptible d'augmenter encore une fois que vous avez identifié que votre feuille de calcul est corrompue. Lorsque vous commencez à décoder et à déchiffrer la feuille de calcul pour trouver la cause profonde de votre problème (une tâche gigantesque pour laquelle votre équipe de trésorerie ou de finance n'a tout simplement pas le temps), vous risquez de découvrir que la situation est plus complexe qu'il n'y paraît.

 

RAISON #4 - La sécurité est essentielle

Il ne fait aucun doute que les feuilles de calcul sont des outils de prévision pratiques. Et bien que des outils comme MS Excel et Google Sheets soient très performants dans leur domaine, ils ne sont pas nécessairement sûrs en tant que technologie de prévision.

La fraude interne et externe, la cybersécurité, la sécurité de l'information et la confidentialité des données sont des préoccupations majeures pour les entreprises dans le monde numérique et axé sur les données d'aujourd'hui. Les tableurs sont dépourvus des mécanismes de sécurité les plus élémentaires et disposent de mesures d'authentification limitées (voire inexistantes), des fonctionnalités pourtant incluses dans la plupart des principales applications de trésorerie.

Il y a ensuite d'autres problèmes de sécurité. Notamment en ce qui concerne les copies multiples et intraçables des feuilles de calcul ; toute personne ayant un accès peut créer une copie et se l'envoyer par courrier électronique.

Le cryptage des données, l'authentification multifactorielle, les contrôles d'accès utilisateur sophistiqués et le filtrage IP ne sont que quelques-unes des fonctions de sécurité sophistiquées dans lesquelles les principales applications de trésorerie investissent pour contrecarrer et éliminer les activités malhonnêtes ou illicites.

 

L'alternative : La solution de gestion de trésorerie d'AccessPay pour les prévisions de trésorerie

En matière de prévisions de trésorerie, que vous soyez directeur financier, directeur des finances, trésorier d'entreprise ou membre d'une fonction financière de groupe, vous devez pouvoir voir, contrôleet optimiser votre position globale de trésorerie.

Sans une visibilité précise sur l'ensemble de vos filiales, vos opérations bancaires seront en permanence freinées par des données archaïques et inexactes.

La solution pure-cloud d'AccessPay est le remède à cette situation. En offrant une visibilité précise de la trésorerie de l'ensemble de votre entreprise, vous disposerez non seulement de plusieurs heures de plus chaque jour pour élaborer des stratégies et travailler à l'accomplissement de tâches essentielles, mais vous pourrez également découvrir des millions de dollars en argent caché.

Pour plus d'informations sur la solution d'AccessPay, consultez notre page Présentation de la plateformeou pour en savoir plus sur le importance de la prévisionconsultez notre page de ressources complète.