26 janvier 2022

Comment obtenir une visibilité globale de la trésorerie sans TMS ?

Pour les trésoriers d'entreprise, obtenir une visibilité globale de la trésorerie est la première étape pour pouvoir voir, contrôleet optimiser votre argent.

Il est essentiel de disposer d'une position de trésorerie globale précise pour mener des opérations bancaires efficaces, ce qui vous permet d'élaborer une stratégie et d'investir, de mener les prévisions de trésorerieet même de découvrir de l'argent caché dans diverses filiales.

Pour faire la lumière sur ce sujet, nous nous sommes entretenus avec le chef de produit d'AccessPay. Solution de gestion de trésorerieWinston Pearson.

 

Un expert en trésorerie explique tout

Vous n'utiliseriez pas un marteau de forgeron pour accrocher un tableau au mur, alors pourquoi utiliser un TMS si vous essayez d'obtenir une visibilité en termes de trésorerie ?

D'accord, c'est peut-être un peu extrême. Mais en fin de compte, j'ai parlé à des centaines de professionnels de la trésorerie et de la finance avant la conférence Covid-19 et on m'a souvent dit la même chose :

 

"Mon opération n'est pas assez importante/complexe pour nécessiter un TMS".

 

Pour les organisations disposant d'équipes d'une ou deux personnes - ou en particulier celles qui gèrent des opérations bancaires globales sans fonction de trésorerie dédiée - la tâche manuelle consistant à se connecter aux portails bancaires en ligne peut être longue et banale.

Alors, pourquoi de nombreuses organisations se tournent-elles vers le TMS pour se lancer dans la technologie de la trésorerie ?

La réalité est que le climat actuel a placé la visibilité de la trésorerie en tête des priorités des équipes financières, de trésorerie et de direction partout dans le monde.

J'ai vu de nombreux fournisseurs de TMS faire la promotion d'une soi-disant fonctionnalité de visibilité de la trésorerie en tant que complément gratuit ou à des tarifs réduits. Si de telles offres peuvent sembler avantageuses, je ne peux m'empêcher de me demander si l'adoption d'un TMS dans le seul but d'obtenir une visibilité de la trésorerie n'est pas un peu excessive, voire contre-productive.

 

Mon expérience des systèmes de visibilité de la trésorerie et de gestion de la trésorerie

Pour vous donner un peu de contexte, je viens d'un milieu d'opérations de trésorerie. Avant de rejoindre l'équipe produit d'AccessPay, j'ai travaillé pour une banque de niveau 1 où la technologie de choix était la suivante toujours Excel et la banque en ligne.

Le trésorier du groupe et les traders utilisent activement un TMS, mais je ne me suis pas connecté une seule fois au système pour effectuer mes activités quotidiennes, et je ne le voulais pas non plus.

Mon rôle consistait à être aussi précis et efficace que possible dans le positionnement de notre argent, et je n'avais pas besoin d'un TMS pour m'aider à réaliser l'une ou l'autre de ces choses.

Si ma méthode de gestion de la trésorerie n'était pas nécessairement parfaite, elle offrait aux principales parties prenantes un degré élevé de visibilité, tout en restant une tâche à forte intensité de personnel en raison de l'ampleur de nos opérations.

Pour moi, la visibilité de la trésorerie consistait à savoir exactement combien de liquidités nous avions, non seulement le matin, mais aussi en fin de journée (avant les échéances monétaires). Grâce à cette visibilité supplémentaire, je pouvais voir mon fonds de roulement, ce qui permettait ensuite aux autres membres de l'équipe de le contrôler et de l'optimiser.

Mon rôle n'était pas de réconcilier les paiements ou de m'inquiéter de la couverture des devises, ou de toute exposition bancaire que nous pourrions avoir ; mon rôle était de savoir combien de liquidités nous avions, et combien nous pouvions investir/emprunter lorsque cela était nécessaire. C'était toute la visibilité dont j'avais besoin.

Dans une petite équipe financière, la connexion à un seul portail bancaire est plus que gérable si vous ne recherchez qu'une mise à jour du solde quelques fois par jour.

Toutefois, les problèmes commencent à se poser dès que vous avez plusieurs relations bancaires et que le chiffre que vous recherchez est une agrégation de tous vos soldes. Lorsqu'un processus manuel de ce type n'est pas adapté, vous avez raison de chercher à l'automatiser.

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L'automatisation est votre amie, mais il ne sert à rien de remplacer un ou plusieurs systèmes si l'utilisateur éprouve toujours les mêmes difficultés qu'avant.

L'efficacité est améliorée lorsque les équipes sont averties d'activités spécifiques au fur et à mesure qu'elles se produisent et que les données sont présentées de la meilleure façon possible pour inciter l'utilisateur à agir. Si cela peut être réalisé sans qu'il soit nécessaire de se connecter à un ou plusieurs systèmes, c'est encore mieux.

Lors du calcul des positions quotidiennes, il est souvent nécessaire d'apporter des ajustements aux informations brutes du solde, qu'il s'agisse de paiements attendus ou d'autres anticipations. C'est le cas, que vous ayez un ou plusieurs partenaires bancaires, et le fait de disposer d'un système pour enregistrer ces ajustements et ces calculs peut s'avérer utile dans tous les domaines.

Ne tombez pas dans le piège, cependant, d'acheter la technologie "la plus connue" dans le domaine de la trésorerie ou des finances.

Adoptez la meilleure technologie qui vous convient.

La gestion opérationnelle de la trésorerie, et en fin de compte la visibilité de votre trésorerie au sens large, doit être une tâche efficace et mineure dans votre flux de travail.

 

Obtenir une visibilité de la trésorerie grâce à une solution de gestion de la trésorerie

La visibilité de la trésorerie ne doit pas vous coûter cher, ni nécessiter de précieuses ressources pour sa mise en place.

Il y a une pénurie notable de services spécialisés dans ce créneau, mais le service AccessPay's Solution de gestion de trésorerie fournit la réponse parfaite.

Conçu pour récupérer les données des relevés bancaires - à la fois en fin de journée et en cours de journée - il possède une interface simple et facile à utiliser qui offre un contrôle total à l'utilisateur final.

Conçu selon une approche centrée sur l'utilisateur, Cash Management est entièrement personnalisable pour permettre à chaque organisation, ainsi qu'à chaque utilisateur, de créer une expérience qui leur est propre.

Sachant que ce sont les résultats qui comptent le plus pour vous, nous avons inclus une fonction de rapport très pratique qui permet de transmettre les informations aux principales parties prenantes, directement dans leur boîte de réception, selon un calendrier précis. Cela signifie que pour certains utilisateurs, l'accès au système n'est pas nécessaire, mais ils bénéficient des avantages qui les intéressent.

Donc, si Excel et les services bancaires en ligne ne vous suffisent plus et que vous avez besoin d'un moyen plus intelligent d'obtenir une visibilité globale de votre trésorerie, réfléchissez-y à deux fois avant de vous lancer dans un projet de mise en œuvre d'un TMS.

Si votre objectif est simplement d'améliorer la visibilité de la trésorerie et l'efficacité opérationnelle, ne cherchez pas plus loin que la solution de gestion de trésorerie d'AccessPay.

 

Auteur : Winston Pearson - Chef de produit (gestion de trésorerie)

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