19 novembre 2021

Quelle est l'importance de la réconciliation en finance ?

Les organisations de toutes formes et de toutes tailles ont l'habitude d'utiliser diverses pratiques financières pour gérer leur trésorerie et assurer le bon déroulement des opérations.

L'un des plus importants est le rapprochement, qui peut s'avérer utile tant pour la gestion des finances quotidiennes que pour la gestion de la trésorerie. pourquoi?

C'est ce à quoi nous voulons répondre aujourd'hui.

 

Qu'est-ce que Reconciliation ?

Nous devons commencer par une définition. En finance, réconciliation est le processus qui consiste à faire correspondre les entrées du grand livre interne (par exemple, les factures de la comptabilité fournisseurs) aux relevés bancaires.

L'objectif est de s'assurer que tous les paiements qui devaient être effectués (et pour lesquels vous disposerez d'un enregistrement dans le grand livre interne), ont en fait ont été payés. Cela permet aux organisations de repérer les divergences et d'identifier les cas où le grand livre et le relevé ne correspondent pas. Cela leur permet de savoir où ils doivent enquêter sur les paiements qui pourraient avoir été effectués de manière erronée ou frauduleuse.

Les grands livres internes se trouvent dans le grand livre général, ainsi que dans les logiciels de back-office, le plus souvent Systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Il convient de noter que l'ERP alimente souvent le grand livre. Les relevés bancaires sont ensuite chargés dans l'ERP, de sorte que chaque ligne (et donc chaque transaction) du relevé peut être rapprochée du grand livre. Comment tout cela fonctionne-t-il ?

 

pont-entre-bâtiments

Le rapprochement est simple : il s'agit de vérifier que deux lots de documents financiers sont alignés. Considérez ce processus comme un pont entre les paiements attendus et les paiements réels.

 

Comment cela fonctionne-t-il ?

Pour répondre à cette question, nous devons examiner les informations contenues dans les grands livres et les relevés. Les grands livres détaillent la devise et le montant du paiement, et précisent s'il s'agit d'une entrée ou d'une sortie d'argent. Il peut y avoir des détails supplémentaires tels qu'un numéro de facture et éventuellement une référence.

Les relevés bancaires contiennent également les mêmes informations de base. La devise et le montant de la transaction, ainsi que le fait qu'il s'agisse d'une entrée ou d'une sortie d'argent. Il aura également sa propre référence. Il est intéressant de noter que dans le cadre du rapprochement automatique (nous y reviendrons plus tard), votre équipe financière peut relier les données de référence de la facture/du registre au relevé bancaire, ce qui facilite la détection d'éventuelles divergences.

Le processus de rapprochement a toujours été manuel. L'équipe financière d'une organisation analyse à l'œil nu les détails contenus dans le grand livre et dans le relevé, ligne par ligne, pour vérifier que tous les détails correspondent. Il doit y avoir une meilleure façon, plus efficace, de procéder au rapprochement, n'est-ce pas ?

 

Pleins feux sur l'auto-réconciliation

De nombreuses organisations ont désormais adopté le rapprochement automatique afin de rationaliser le processus et de gagner en efficacité. Dans le cadre du rapprochement automatique, un ERP utilise un ensemble prédéfini de critères pour faire correspondre automatiquement le relevé et le grand livre. Cela signifie que les équipes financières n'ont pas à tout faire correspondre manuellement et qu'elles n'interviennent que lorsque des exceptions doivent être examinées.

Les critères prédéfinis utilisés pour la réconciliation automatique comprennent les suspects habituels, par exemple le montant. Mais les données de référence peuvent également être utilisées. Par exemple, si un fournisseur vous envoie le paiement d'une facture, la banque peut d'abord inclure sa propre référence, puis le numéro de la facture peut figurer quelque part plus loin dans le champ. Cette logique doit être intégrée dans votre ERP pour permettre la réconciliation automatique.

 

Intraday vs. End-of-Day

À quelle fréquence la réconciliation est-elle effectuée ? En général, il est effectué en fin de journée et/ou en intrajournalier (c'est-à-dire "dans la journée"). En fin de journée, on détermine quels paiements ont été exécutés. et confirmée sur le compte par votre banque. Il s'agit de la uniquement utilisé pour le rapprochement de l'ERP et c'est celui qui est important pour les finances, car il identifie quelles sont les données de l'ERP. spécifique les transactions attendues ont et n'ont pas été réalisées.

Le rapprochement intrajournalier ne fournit pas le même niveau de détail que le rapprochement en fin de journée. Utilisé le plus souvent à des fins de trésorerie, le rapprochement intrajournalier vous indiquera qu'un paiement attendu n'a pas été reçu, mais pas nécessairement... dont la transaction est en cours. L'intraday est un processus de haut niveau, utilisé par les équipes de trésorerie pour montrer combien elles doivent investir/ combien elles doivent emprunter sur une base quotidienne.

 

Utilisations pour Intraday

Oui. La réconciliation de fin de journée (manuelle ou automatisée) est utilisée comme norme pour la finance. Pourtant, divers membres de votre fonction financière peuvent également bénéficier de l'intrajournalier. Par exemple, équipes chargées des opérations de trésorerie peuvent l'utiliser pour savoir si les paiements attendus ont été reçus avant la fin de la journée, ce qui permet d'avoir une idée plus précise des fonds disponibles pour l'investissement, et plus de détails pour le processus de trésorerie.

L'intraday est également utile aux équipes financières. Il peut être utilisé pour leur donner une longueur d'avance, afin qu'elles puissent commencer à enquêter sur les paiements manqués aujourd'hui, et non demain comme elles auraient dû le faire si elles n'avaient appris la nouvelle qu'en fin de journée. Dans ce scénario, il serait possible à votre équipe financière de faire payer les fonds manquants le jour même ou de commencer à poursuivre le client qui vous doit de l'argent.

Il y a une chose que nous devons mentionner. L'intraday n'est viable que si vous automatisez le processus de réconciliation. Les équipes financières sont suffisamment occupées. Leur demander de faire des rapprochements en fin de journée et La réconciliation intrajournalière manuelle leur donnerait trop de travail. En revanche, si vous automatisez la partie intrajournalière et leur donnez simplement les exceptions à examiner, c'est beaucoup plus facile à gérer et cela apporte une réelle valeur ajoutée.

 

Nommer les avantages

La réconciliation offre de nombreux avantages à votre organisation. Cela inclut...

  • Gestion facile des exceptions

Ce processus vous permet d'identifier, puis d'examiner et de gérer facilement les paiements exceptionnels. Sinon, vous n'auriez aucun moyen de savoir quels paiements n'ont pas a été faite, ce qui nuit au flux de trésorerie.

  • Détection des fraudes

Le rapprochement sert également d'outil supplémentaire dans la stratégie de l'organisation. arsenal de prévention de la fraude. En effet, vous pouvez voir quels paiements ont été prévus et ce qui s'est réellement passé. Si l'un d'eux manque, cela peut être un indicateur de fraude. Les chiffres montrent que le coût de la fraude pour le seul secteur privé britannique était de 140 milliards de livres sterling en 2017, il est donc essentiel d'avoir des solutions à ce problème sous la main.

  • Identification des tendances

Il peut également être utilisé pour identifier les tendances, ce qui vous permettra d'améliorer les processus à l'avenir. Par exemple, vous pouvez déployer le rapprochement pour repérer les tendances dans le moment où les gens paient votre organisation. Supposons qu'un débiteur paie toujours en retard. Vous pourriez l'identifier et en tenir compte plutôt que de vous fier aux enregistrements internes des comptes. Ainsi, vous pouvez vous dire qu'il ne faut pas attendre ces fonds aujourd'hui, car le débiteur est condamné à payer avec quelques jours de retard, ce qui vous donne une prévision de trésorerie plus précise et vous évite d'être à découvert.

 

Relever les défis

Le processus de réconciliation s'accompagne également de son lot de défis à relever, tels que...

 

codage sur écran

La réconciliation nécessite la saisie manuelle des données, ce qui peut être simplifié grâce à la solution d'AccessPay, compatible avec les fichiers.

 

  • Entrée des données

L'un des plus grands défis est de faire entrer les données dans vos systèmes. Pensez-y. Souvent, vous devez vous rendre dans une banque en ligne, télécharger le relevé, puis le charger dans votre ERP. Chaque banque en ligne ayant un format différent, vous devrez également aligner et normaliser les fichiers avant le téléchargement. Cette opération est risquée en soi, car elle donne à un employé sournois la possibilité de modifier le relevé (par exemple en insérant ou en supprimant une ligne), ce qui permet à un fraudeur de brouiller les pistes.

  • Effectif requis

Dans les cas où vous effectuez le rapprochement manuellement, il y a aussi le problème des effectifs. Votre équipe devra faire correspondre les grands livres et les relevés, ligne par ligne, et le fait que les relevés ne soient pas toujours dans le meilleur format ne fait que compliquer les choses, de sorte que l'ensemble du processus demande beaucoup de travail.

  • Sujet à l'erreur

Tout processus manuel est sujettes à l'erreur humaineet la réconciliation n'est pas différente. Le risque d'erreur est présent tout au long du processus, depuis le téléchargement, l'envoi et la normalisation des fichiers jusqu'au rapprochement, et les conséquences peuvent être graves. Il y a preuves à l'appui que l'erreur humaine coûte aux entreprises du Royaume-Uni et des États-Unis environ 315 £ par employé chaque année.

 

Travailler avec AccessPay

Vous pouvez travailler avec AccessPay pour relever ces défis et permettre à votre organisation de tirer le meilleur parti de la réconciliation. Nous pouvons automatiser le processus de récupération des relevés et l'intégrer à votre ERP, ainsi que transformer le relevé et standardiser tous les résultats en cours de route. Cela signifie que l'exercice de transformation n'a pas besoin d'être effectué dans votre ERP, ce qui permet de gagner en efficacité.

L'utilisation d'AccessPay pour la transformation et la livraison automatisée offre un autre avantage, en ce qui concerne la réconciliation. Vous pouvez augmenter vos pourcentages de concordance (lorsque vous utilisez la réconciliation automatique), car grâce à la standardisation, vous utilisez une seule règle pour toutes les banques (vous aurez toujours plusieurs règles de concordance, mais pas par banque) pour régir les concordances. L'efficacité et la précision s'en trouveront renforcées, ce qui entraînera une augmentation des concordances entre le grand livre et les états financiers.

 

Utiliser la gestion de la trésorerie

La fonction de récupération automatique des relevés d'AccessPay vous permettra également d'utiliser la réconciliation pour une gestion efficace de vos comptes. gestion de la trésorerie. Dans les ERP, les informations sont visualisées compte par compte, transaction par transaction. Cependant, avec AccessPay, non seulement nous vous transmettons toutes les informations nécessaires (par exemple, les MT940), mais nous les affichons dans notre interface conviviale et facile à naviguer afin que vous puissiez visualiser et interroger les données à loisir.

L'avantage supplémentaire est que non seulement votre équipe financière peut voir toutes les informations nécessaires sur les relevés dans l'interface utilisateur, mais également votre équipe de trésorerie. Ils peuvent visualiser tous les soldes consolidés de votre organisation via notre interface utilisateur. Gestion de la trésorerie ainsi que tous les facteurs contribuant à ces soldes, ce qui leur permet d'utiliser nos meilleurs outils d'analyse pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre trésorerie.

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