10 juillet 2018

4 raisons pour lesquelles la trésorerie et les finances ne doivent pas utiliser de feuilles de calcul pour les prévisions

Dans la plupart des entreprises, les prévisions de trésorerie continuent de reposer sur des feuilles de calcul. Mais avec l'arrivée de nouvelles technologies de prévision innovantes, cette nouvelle race de technologie peut-elle ébranler la domination de MS Excel et aider les professionnels de la trésorerie et de la finance à surmonter le problème des données inexactes ?

La précision, le contrôle et l'efficacité sont des facteurs clés dans l'environnement commercial actuel. Cela s'applique également au processus de prévision des flux de trésorerie.

Savoir de quelle trésorerie vous disposerez à l'avenir est la première étape pour identifier les déficits de trésorerie potentiels et améliorer l'utilisation de vos excédents de trésorerie. Cela peut également contribuer à réduire la dépendance au financement, en fournissant des informations pertinentes et opportunes sur le fait que votre organisation disposera de suffisamment de liquidités pour faire face à ses obligations.

Sûrement alors, si vous êtes responsable pour gestion de la trésorerie et des liquides et que vous trouvez les tactiques technologiques de prévision de trésorerie existantes inefficaces au sein d'une organisation, il est de la plus haute importance d'examiner les processus sous-performants.

"Nous l'avons toujours fait de cette façon".
Professionnels de la trésorerie et des finances

Puissant, familier et flexible. Il est facile de comprendre pourquoi MS Excel est la lingua franca des professionnels de la trésorerie et de la finance lorsqu'il s'agit de prévoir les flux de trésorerie.

Avec des fonctionnalités conviviales et des dépenses supplémentaires minimes, autres que la licence de votre logiciel opérationnel standard, il est également pratique. Toutefois, pour les grandes entreprises qui s'appuient sur les prévisions de trésorerie pour planifier des stratégies d'investissement et des décisions commerciales complexes, il peut constituer un handicap potentiel.

Voici quatre raisons pour lesquelles vous devriez envisager des alternatives aux feuilles de calcul pour vos besoins en matière de prévisions de trésorerie.

RAISON #1 - Du temps, du temps et encore du temps

Processus manuels, collecte de données et responsabilités administratives.

Les trésoriers d'entreprise et les professionnels de la finance ont traditionnellement accepté ces tâches quotidiennes comme faisant partie intégrante du secteur. Utilisées pour saisir, suivre et rapprocher les données pendant des années, les feuilles de calcul sont devenues si complexes, imbriquées et largement utilisées que les professionnels de la trésorerie et des finances ne parviennent pas à trouver une autre méthode pour prévoir les flux de trésorerie.

Pour les entreprises ayant des relations bancaires variées, des comptes multiples dans différentes banques et dans plusieurs régions, cela signifie que près de la moitié du temps de leur analyste de trésorerie peut être consacré au seul rapprochement des relevés bancaires.

Alors que beaucoup affirment qu'il y a un diagnostic clair pour avoir un système de gestion de trésorerie (TMS), il n'y a tout simplement pas assez de budget pour en faire un investissement financier rentable.

MAIS ce n'est pas parce qu'un TMS n'est pas une option viable que l'automatisation est hors de portée. Il existe d'autres tactiques, solutions et améliorations qui permettent d'obtenir des résultats similaires, voire meilleurs, et ce à une fraction du coût.

RAISON #2 - C'est cher.

Oui. Nous reconnaissons que la mise en œuvre d'un TMS a historiquement été une solution coûteuse et pour de nombreux professionnels de la trésorerie et des finances, cela a toujours été le nirvana. Cependant, un logiciel de trésorerie ne se résume pas à un TMS, et les résultats souhaités peuvent être atteints à un coût bien moindre que vous ne l'imaginez.

Cela s'explique en partie par les progrès technologiques et en partie par le large éventail de logiciels de trésorerie et de finance désormais disponibles sur le marché. Aujourd'hui, vous pouvez répondre aux besoins uniques des fonctions de trésorerie et de finance avec des applications de trésorerie évolutives et flexibles que vous pouvez acheter et mettre en œuvre, en fonction de votre calendrier et de vos ressources.

Pour atteindre les objectifs d'automatisation souhaités et répondre aux exigences spécifiques de la trésorerie, il n'est plus nécessaire de disposer d'un budget important. Points douloureux de la trésorerie vous voulez résoudre, identifiez les outils qui peuvent le faire pour vous, puis établissez un dossier commercial pour justifier l'abandon des feuilles de calcul.

RAISON #3 - Erreurs et fautes

Les erreurs de feuilles de calcul peuvent causer des problèmes majeurs aux professionnels de la trésorerie et des finances et les utiliser continuellement est une décision risquée pour plusieurs raisons.

Selon le European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG), une organisation qui s'occupe spécifiquement des erreurs de feuilles de calcul, près de 90% des feuilles de calcul comportent des erreurs.

Il peut s'agir d'erreurs dans les données, d'informations incorrectes ou manquantes, de formules plus complexes ou de défauts au niveau macro. L'utilisation d'une feuille de calcul défectueuse dans une fonction financière ou de trésorerie peut entraîner des risques opérationnels susceptibles d'avoir de graves conséquences.

Les décisions stratégiques sont prises sur la base de ce que vous divulguez dans ces feuilles de calcul, et toute faute ou erreur pourrait entraîner une perte de confiance des parties prenantes envers votre fonction trésorerie et finance.

En outre, le risque d'erreurs est susceptible d'augmenter encore une fois que vous avez identifié que votre feuille de calcul est corrompue. Lorsque vous commencez à décoder et à déchiffrer la feuille de calcul (une tâche gigantesque pour laquelle votre équipe de trésorerie ou de finance n'a tout simplement pas le temps) pour trouver la cause profonde de votre problème, vous pourriez découvrir qu'il y a plus que ce que l'on croit.

RAISON #4 - La sécurité est essentielle

Il ne fait aucun doute que les feuilles de calcul sont des outils de prévision pratiques. Et bien que des outils comme MS Excel et Google Sheets soient très performants dans leur domaine, ils ne sont pas nécessairement sûrs en tant que technologie de prévision.

La fraude interne et externe, la cybersécurité, la sécurité de l'information et la confidentialité des données sont des préoccupations majeures pour les entreprises dans le monde numérique et axé sur les données d'aujourd'hui. Les tableurs sont dépourvus des mécanismes de sécurité les plus élémentaires et disposent de mesures d'authentification limitées (voire inexistantes), des fonctionnalités pourtant incluses dans la plupart des principales applications de trésorerie.

Il y a ensuite d'autres problèmes de sécurité. Notamment en ce qui concerne les copies multiples et intraçables des feuilles de calcul ; toute personne ayant un accès peut créer une copie et se l'envoyer par courrier électronique.

Le cryptage des données, l'authentification multifactorielle, les contrôles d'accès sophistiqués pour les utilisateurs et le filtrage des adresses IP sont des éléments essentiels de la politique de l'entreprise. ne sont que quelques-unes des fonctions de sécurité sophistiquées que les principales applications de trésorerie investissent pour contrecarrer et éliminer les activités malhonnêtes ou illicites.

Alors, quelles sont les alternatives ?

Pour aider les professionnels de la trésorerie et de la finance à comprendre comment ils peuvent passer d'une prévision manuelle des flux de trésorerie sur tableur à un processus semi-automatisé ou entièrement automatisé grâce à une technologie de prévision efficace, nous avons élaboré un nouveau guide de conseil pour vous aider à améliorer vos capacités de prévision des flux de trésorerie. Téléchargez votre copie ci-dessous.