24 Avr 2020

Comment obtenir une visibilité optimale de la trésorerie sans TMS ?

Vous n'utiliseriez pas un marteau de forgeron pour accrocher un tableau au mur, alors pourquoi utiliser un TMS si vous essayez d'obtenir une visibilité en termes de trésorerie ?

D'accord, mon exemple est peut-être un peu extrême, mais j'ai parlé à des centaines de professionnels de la trésorerie et des finances avant COVID19 et on m'a souvent dit la même chose :

"Mon opération n'est pas assez importante/complexe pour nécessiter un TMS".

Pour les organisations composées d'une ou deux personnes, la tâche manuelle consistant à se connecter aux portails bancaires en ligne peut être longue et banale, ce qui, dans l'ensemble, n'a jamais été une tâche trop lourde.

Alors pourquoi de nombreuses organisations se tournent-elles vers le TMS pour se lancer dans la technologie de la trésorerie ?

La réalité est que le climat actuel a placé la visibilité de la trésorerie en tête des priorités des équipes financières, de trésorerie et de direction partout dans le monde.

J'ai vu de nombreux fournisseurs de TMS promouvoir la fonctionnalité de "visibilité de la trésorerie" sous forme d'ajouts gratuits ou à des tarifs réduits. Et bien que de telles offres puissent sembler être une aubaine, je ne peux m'empêcher de me demander si l'adoption d'un TMS dans le seul but d'obtenir une visibilité de la trésorerie n'est pas un peu excessive, voire contre-productive.

Si le sentiment, il y a deux mois, est que votre organisation n'a probablement pas besoin d'un TMS, alors, bien que le monde ait changé, je doute que votre équipe de trésorerie ait changé si radicalement pour justifier un investissement aussi important.

D'un professionnel du Trésor à un autre...

Pour vous donner un peu de contexte, je viens d'un milieu d'opérations de trésorerie. Avant de rejoindre l'équipe produit d'AccessPay, j'ai travaillé pour une banque de niveau 1 où la technologie de choix était la suivante toujours Excel et la banque en ligne

Et alors que le trésorier du groupe et les traders utilisaient activement un TMS, je ne me suis pas connecté une seule fois au système pour effectuer mes activités quotidiennes - et je ne voudrais pas le faire.

Mon rôle consistait à être aussi précis et efficace que possible dans le positionnement de notre argent, et je n'avais pas besoin d'un TMS pour m'aider à réaliser l'une ou l'autre de ces choses.

Il faut dire que si ma méthode de gestion de la trésorerie n'était pas parfaite, elle offrait aux principales parties prenantes un haut degré de visibilité, tout en étant une tâche à forte intensité de personnel en raison de l'ampleur de notre opération.

Pour moi, la visibilité de l'argent liquide consistait à savoir exactement combien nous avions d'argent liquide, non seulement le matin, mais aussi en fin de journée (avant les échéances monétaires).

Mon rôle n'était pas de réconcilier les paiements ou de m'inquiéter de la couverture des devises, ou de toute exposition bancaire que nous pourrions avoir, mon rôle était de savoir combien de liquidités nous avions, et combien nous pouvions investir/emprunter lorsque cela était nécessaire. C'était toute la visibilité dont j'avais besoin.

Dans une petite équipe financière, la connexion à un seul portail bancaire est plus que gérable si vous ne recherchez qu'une mise à jour du solde quelques fois par jour.

Mais les problèmes commencent à se poser dès que vous avez plusieurs relations bancaires et que le chiffre que vous recherchez est une agrégation de tous vos soldes. Lorsqu'un processus manuel de ce type n'est pas adapté, vous avez raison de chercher à l'automatiser.

L'automatisation est votre amie, mais il ne sert à rien de remplacer un ou plusieurs systèmes si l'utilisateur éprouve toujours les mêmes difficultés qu'avant.

L'efficacité est améliorée lorsque les équipes sont averties d'activités spécifiques au fur et à mesure qu'elles se produisent et que les données sont présentées de la meilleure façon possible pour inciter l'utilisateur à agir. Si cela peut être réalisé sans qu'il soit nécessaire de se connecter à un ou plusieurs systèmes, c'est encore mieux.

Lors du calcul des positions quotidiennes, il est souvent nécessaire d'apporter des ajustements aux informations brutes du solde, qu'il s'agisse de paiements attendus ou d'autres anticipations. C'est le cas, que vous ayez un ou plusieurs partenaires bancaires, et le fait de disposer d'un système pour enregistrer ces ajustements et ces calculs peut être utile dans tous les domaines.

Mais ne tombez pas dans le piège de l'achat de la technologie "la plus connue" en matière de trésorerie ou de finance, adoptez la meilleure technologie qui vous convient.
La gestion opérationnelle de la trésorerie, et en fin de compte la visibilité de votre trésorerie au sens large, devrait être une tâche efficace et mineure dans votre vie quotidienne.

Il existe un autre moyen d'obtenir une visibilité de la trésorerie...

La visibilité de la trésorerie ne doit pas vous coûter cher, ni mobiliser des ressources précieuses - qu'il s'agisse de ressources internes ou de consultants - pour la mettre en place.

Il ne semble pas y avoir une pléthore de systèmes spécialisés dans ce créneau particulier, mais j'ai le plaisir de vous annoncer que le système d'AccessPay Gestion de la trésorerie fait exactement cela.
Conçu pour récupérer les données des relevés bancaires, tant en fin de journée qu'en intraday, il possède une interface simple et facile à utiliser qui offre un contrôle total à l'utilisateur final. Conçu selon une approche centrée sur l'utilisateur, Cash Management est entièrement personnalisable afin de permettre à chaque organisation, ainsi qu'à chaque utilisateur, de créer une expérience qui leur est propre.

Sachant que ce sont les résultats qui comptent le plus pour vous, nous avons inclus une fonction de rapport très pratique qui permet de transmettre les informations aux principales parties prenantes, directement dans leur boîte de réception, selon un calendrier précis. Cela signifie que pour certains utilisateurs, l'accès au système n'est pas nécessaire, mais ils bénéficient des avantages qui les intéressent.

Si Excel et les services bancaires en ligne ne vous suffisent plus et que vous avez besoin d'une méthode de gestion de trésorerie plus intelligente, réfléchissez-y à deux fois avant de vous lancer dans un projet de mise en œuvre d'un TMS.
Bien entendu, si vous avez besoin des fonctionnalités et des avantages supplémentaires qu'offre un TMS, vous devez investir dans le logiciel 100%.

Mais si votre objectif est d'améliorer la visibilité de la trésorerie et l'efficacité opérationnelle, ne cherchez pas plus loin que Cash Management et AccessPay.

P.S. Pour approfondir ce sujet, j'ai organisé un webinaire sur Mercredi 6 mai à 14h00 BST. Si vous êtes arrivé jusqu'à la fin de ce blog, alors pourquoi ne pas... regardez-le à la demande

 

Auteur : 

Winston Pearson

Chef de produit (gestion de trésorerie)