4 janvier 2021

Comment accélérer les paiements internationaux grâce à l'automatisation des processus et obtenir l'adhésion de vos collaborateurs ?

La rapidité est essentielle dans le monde de l'entreprise.

Effectuer des paiements commerciaux sécurisés, en masse et rapidement, sans les laborieux processus manuels, est un défi auquel beaucoup sont confrontés.

Dans la deuxième partie de notre mini-série de blogs, avec fabricant mondial NSGnous examinons les avantages de l'automatisation des processus de paiement.

Contrôler le récit de l'automatisation 

La mise en œuvre de la bonne technologie dans une entreprise au bon moment peut apporter des résultats positifs infinis.

Mais cela peut aussi donner lieu à de véritables préoccupations "humaines".

Lorsque des tâches autrefois manuelles sont automatisées, vous courez le risque que les employés pensent que leur rôle est devenu superflu, ce qui n'est pas le cas.

Il est important de contrôler le récit de l'introduction de l'automatisation des processus de paiement dès le début, afin que l'équipe comprenne parfaitement les raisons de sa mise en œuvre et les avantages tangibles qu'elle apportera - pour l'entreprise mais aussi pour leurs propres rôles quotidiens.

Montrez à votre équipe financière qu'en la débarrassant des tâches monotones et fastidieuses, elle pourra se consacrer à un travail plus gratifiant et libérer son potentiel.

L'entreprise manufacturière mondiale NSG Group l'a découvert lors d'un récent projet de transformation financière visant à rationaliser ses opérations de paiement.

Cas d'utilisation du NSG

Quel était le projet NSG ?

Le plus grand producteur mondial de verre et de produits de vitrage a établi un partenariat avec AccessPay pour une solution SWIFT basée sur le cloud.

Ils répondaient à un problème d'automatisation des paiements et de visibilité des liquidités dans leur trésorerie d'entreprise.

Notre solution a permis d'accroître la productivité, d'accélérer les paiements et de respecter les règles d'audit.

Essentiellement, nous avons connecté le système de back-office de NSG Group à la Réseau SWIFT et créé une usine de paiement.

Christopher Davies, responsable du risque de trésorerie et du reporting chez NSG, a déclaré : "L'entreprise s'est vu assigner un objectif stratégique visant à accroître les activités à valeur ajoutée dans tous les secteurs d'activité.
L'abandon des processus manuels et chronophages au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée a donc été un véritable moteur dans ce projet.

"Par exemple, nous étions horrifiés par le temps que nous passions dans notre centre de services partagés à saisir manuellement les relevés bancaires dans nos systèmes.

"Il s'agissait d'un processus qui se déroulait jour après jour et qui, selon nous, pouvait être assez facilement automatisé via SWIFT."

Y a-t-il eu des résistances à l'automatisation ?

Décrivant les avantages de l'automatisation comme "une grande victoire au départ", Christopher se souvient également d'une certaine réticence initiale de la part de la main-d'œuvre.

"Il y a eu une certaine résistance dans certains secteurs de l'entreprise à l'idée de déplacer des emplois de la saisie manuelle vers des tâches à valeur ajoutée. Évidemment, les gens s'inquiètent de la disparition de leur emploi, mais il s'agit de faire passer le bon message."

Comment vendre l'automatisation des processus aux principales parties prenantes

Christopher a déclaré que l'adhésion interne était essentielle à la réussite de son projet.

Comme il l'a expliqué à l'ensemble de l'équipe : "Oui, les choses vont changer, mais ce sera plus gratifiant que de taper manuellement sur un ordinateur et c'est mieux pour l'entreprise."

M. Christopher souligne la nécessité d'adapter le message à chaque niveau de parties prenantes afin de répondre aux différentes préoccupations et de présenter les avantages potentiels de l'automatisation.

"L'automatisation a permis aux gens de travailler depuis chez eux pendant la pandémie, alors qu'auparavant il y avait beaucoup d'autorisations sur papier.

"Cela signifie également que nous disposons d'un environnement plus contrôlé, ce qui sera bénéfique à des fins d'audit."

Cette nouvelle méthode de paiement a changé la donne pour NSG Group et l'a placé à la pointe de la technologie.

Comme le décrit Christopher : "La solution SWIFT trouvée par AccessPay n'existait même pas dans mon esprit il y a un an". Mais la mise en œuvre a révolutionné leurs opérations de paiement.

Jack Clancy, responsable des services professionnels chez AccessPay, ajoute : "Nous voyons souvent les rôles changer de manière significative en raison de l'automatisation des processus.

"En réalité, cette personne a désormais plus de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée, ce qui non seulement accroît son rendement pour l'entreprise, mais lui permet également d'acquérir davantage de compétences et d'évoluer avec l'entreprise."