27 Fév 2018

Évitez les erreurs humaines et le mécontentement du personnel

Protéger les paiements de votre entreprise contre la fraude semble assez simple.

Vous savez (j'espère) qu'il ne faut pas répondre aux courriels douteux de princes nigérians qui sont prêts à tout pour transférer 100 000 livres sterling sur votre compte bancaire, pour une somme de 10 000 euros. petit prix.

Avec l'essor des services bancaires en ligne et mobiles, les consommateurs et les entreprises sont plus que jamais sensibilisés à la sécurité.

Alors pourquoi lit-on encore des histoires sur les cauchemars de paiement ?

L'argent perdu n'est pas toujours malveillant...

Je ne dis pas qu'il n'y a pas des milliers de personnes malveillantes qui essaient de voler vos données bancaires et que la cybersécurité n'est pas un problème, car elle l'est certainement. En fait, le problème est "importante et croissante"Selon l'Agence nationale de lutte contre la criminalité et le Centre national de cybersécurité du Royaume-Uni.

Mais de nos jours, la plupart des employés sont, au minimum, conscients des courriels de phishing et de l'importance de l'authentification à deux facteurs. Et si vous ne l'êtes pas, Pour en savoir plus, cliquez ici.

Ce blog ne traite pas de cela. Nous parlons de quelque chose qui est beaucoup plus répandu et un peu plus difficile à détecter : l'erreur humaine.

Vous vous demandez peut-être à quel point l'erreur humaine est un problème, en réalité.

Eh bien, c'est un problème plus important que vous ne le pensez. Et la principale chose à retenir est que l'erreur humaine est totalement évitable lorsque vous avez les bons processus en place soutenu par le bon logiciel.

C'est du stress inutile, et personne n'aime ça !

Les erreurs internes peuvent provoquer le chaos

Imaginez que vous êtes enseignant. Vous avez des enfants à nourrir et des factures à payer. Peut-être est-ce l'anniversaire de votre fils à la fin du mois, et vous avez hâte de lui acheter la Nintendo Switch qu'il réclame depuis longtemps.

C'est jour de paie. En vous rendant au travail, vous vérifiez votre salaire via la banque en ligne. À votre grande horreur... non seulement vous n'avez pas été payé, mais l'état de votre compte est assis bien loin dans le découvert.

Quoi ? Votre cœur commence à battre. Vous vérifiez à nouveau. Les chiffres n'ont pas changé.

Vous pensez, ça ne peut pas être vrai ! Mais, malheureusement, c'est le cas.

C'est... exactement ce qui s'est passé aux enseignants du district scolaire d'Oakland en décembre 2017.

Heureusement, l'erreur a été rectifiée assez rapidement après avoir été découverte à 9h30. Mais cela n'a pas vraiment aidé à apaiser les enseignants, dont les chèques de salaire ont été inversés au lieu d'être versés.

Capture d'écran d'un tweet envoyé par le district scolaire d'Oakland après qu'une erreur humaine a entraîné un problème de traitement des paiements.

Je ne sais pas pour vous, mais prendre de l'argent au personnel alors qu'il attend un mois de salaire complet ne me semble pas bon pour le moral des troupes.

Et vous pensez vraiment que le personnel concerné était concentré sur l'enseignement ce jour-là ? Ou étaient-ils trop préoccupés par le fiasco du paiement qui se déroulait en coulisses ? Je suppose que c'est la dernière hypothèse.

Les choses ont empiré à Oakland après qu'il a été révélé que l'erreur embarrassante était due à une erreur humaine commise par un employé dont l'identité n'a pas été révélée. L'erreur a peut-être été réparée, mais la confiance du personnel a complètement disparu.

Que peut-on faire pour éviter cela ?

Il existe de nombreuses façons d'éviter l'erreur humaine au sein de l'entreprise. la plateforme AccessPayet une chose que nous recommandons à tous nos clients est la séparation des tâches.

La séparation des tâches est une étape supplémentaire dans le traitement des paiements, et elle implique l'approbation des fichiers de paiement par plus d'une personne avant leur finalisation.

Vous avez déjà entendu dire que deux têtes valent mieux qu'une ? La séparation des tâches est un moyen sûr d'éviter qu'une erreur n'irrite sérieusement votre personnel en raison de problèmes liés à la paie.

Dans l'exemple du district scolaire d'Oakland ci-dessus, le fait que plus d'un employé examine les documents de paie aurait pu mettre fin à un énorme casse-tête pour ces pauvres enseignants, et éviter tout un tas d'embarras, de détresse et de mauvaises relations publiques pour les écoles concernées.

Avec le développement de la technologie, il devient plus facile pour une seule personne d'assumer plusieurs tâches. Mais cela ne permet pas toujours de gagner du temps. L'omission de contrôles internes essentiels peut signifier que de graves oublis retombent sur la tête d'un employé potentiellement oublieux, simplement parce qu'il n'a pas vérifié chaque fichier avec suffisamment de diligence.

Quelle que soit la taille de l'entreprise, toutes peuvent bénéficier de la couche supplémentaire de sécurité qu'apporte la séparation des tâches. Tout ce que cela implique, c'est l'introduction de contrôles appropriés, de privilèges associés et de signatures.

L'idée est simple, mais elle est essentielle pour protéger les paiements de votre entreprise contre l'erreur humaine et les erreurs coûteuses que personne ne souhaite voir se produire.

Vous voulez en savoir plus ?

Les cauchemars de paiement comme celui mentionné ci-dessus peuvent être facilement évités avec un logiciel de paiement fiable tel qu'AccessPay. Mais ils se produisent quand même. Ne vous contentez pas de nous croire sur parole.

Parcourez nos sécurité et prévention de la fraude pour en savoir plus sur la séparation des tâches dans le module Detect.