Dans tout le Royaume-Uni, l'automatisation s'insinue dans tous les aspects de l'activité commerciale. Dans des secteurs tels que la fabrication et les centres d'appels, l'automatisation est aussi courante que les machines à café et les photocopieuses. Même dans les secteurs où l'automatisation est moins répandue, elle existe généralement dans une certaine mesure, soulageant les travailleurs de tâches banales, répétitives et à faible valeur ajoutée.
Cependant, lorsqu'il s'agit des services de comptabilité et de trésorerie des entreprises - un domaine dans lequel il a été démontré qu'elle produisait des avantages considérables - l'automatisation continue de rencontrer une certaine résistance. Une grande partie de cette résistance provient des PME qui pensent que leur taille les empêche de réaliser le plein potentiel de la numérisation de leurs infrastructures de paiement.
Dans cet article, nous expliquons pourquoi cette croyance, dans la grande majorité des cas, est tout à fait erronée.
Plus le revenu est faible, plus la marge d'erreur est étroite.
Avec généralement moins de capital disponible et donc une tolérance à l'erreur réduite par rapport aux grandes entreprises, les PME doivent gérer leurs flux de trésorerie avec une diligence accrue. Cependant, l'inefficacité du traitement des factures et les processus manuels de gestion des comptes fournisseurs font perdre de l'argent à de nombreuses PME, souvent sur une base mensuelle.
Les pertes, dues à des erreurs humaines lors de la saisie manuelle des données, peuvent s'accumuler et les factures égarées ou les longues approbations font que les factures sont souvent payées en retard, voire pas du tout. Il en résulte une dégradation des relations avec les fournisseurs, la perte de remises pour paiement anticipé, voire l'accumulation de frais de retard de paiement.
Bien sûr, pour soutenir ce maelström de paperasse et de saisie de données frénétique, il faut consacrer beaucoup de temps à maintenir un semblant d'ordre. Les employés peuvent perdre des heures chaque semaine à classer les factures, à les faire correspondre aux numéros de bons de commande, à rechercher les paiements et à contacter la direction pour obtenir les autorisations nécessaires. Des heures qui pourraient être consacrées à une activité réelle, à valeur ajoutée.
Ce gaspillage de temps précieux, associé aux coûts tangibles des frais de retard de paiement et des remises manquées, représente une valeur monétaire qui ferait frémir de nombreux dirigeants de PME en l'apprenant.
Les avantages de l'automatisation des paiements pour les PME
Les avantages de l'automatisation des paiements pour les PME ne sont pas différents de ceux des grandes organisations et peuvent être classés en trois grandes catégories :
Réduction des coûts
- L'amélioration de la vitesse de traitement permet de bénéficier de remises pour paiement anticipé des factures.
- La possibilité d'accéder aux schémas et aux rapports de paiement permet d'identifier les fournisseurs les plus rentables et de négocier de meilleures offres.
- L'élimination de l'erreur humaine - inévitable avec les processus manuels - réduit le risque de paiements en double ou en retard.
Améliorations opérationnelles
- Les employés peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée plutôt que sur la saisie manuelle de données et la recherche de factures papier.
- Les factures et leur statut actuel peuvent être suivis à tout moment.
- L'espace de bureau peut être économisé en stockant les factures électroniquement.
- L'intégration avec les systèmes financiers existants est simple et aucun changement de système n'est nécessaire.
Avantage concurrentiel
- Les clients peuvent bénéficier d'une expérience améliorée, par exemple en acceptant les paiements depuis n'importe quel endroit via un appareil mobile.
- La connaissance des habitudes de paiement permet de prendre de meilleures décisions et d'élaborer une stratégie plus éclairée.
- Une meilleure capacité d'accès aux marchés étrangers offre de nouvelles possibilités de croissance.
Pourquoi certaines PME pensent-elles qu'elles sont "trop petites" pour adopter une solution d'automatisation des paiements ?
Lorsque les avantages de l'adoption d'une solution d'automatisation des paiements sont présentés en termes aussi clairs, on peut se demander pourquoi une entreprise invoquerait sa taille pour justifier la persistance de processus manuels obsolètes.
Comme on pouvait s'y attendre, le coût constitue l'une des principales objections à l'adoption d'une telle solution. De nombreuses PME considèrent que la perspective d'investir dans une solution d'automatisation des paiements est trop intimidante pour justifier la dépense initiale. La connaissance, ou le manque de connaissance, de la manière de gérer une solution une fois intégrée est également une préoccupation.
Les PME sont souvent surprises d'apprendre que les solutions d'automatisation des paiements sont non seulement plus abordables qu'elles ne l'avaient peut-être imaginé, mais qu'elles ne nécessitent qu'une compétence de base pour réaliser des économies importantes et bénéficier d'avantages stratégiques.
Les PME qui se considèrent comme "trop petites" pour adopter une solution d'automatisation des paiements doivent se rappeler qu'en affaires, tout est relatif. Une PME de 10 employés est confrontée aux mêmes défis fondamentaux qu'une organisation beaucoup plus grande de plus de 300 employés. Les salaires du personnel et des fournisseurs doivent toujours être payés à temps, les paiements des clients doivent toujours être traités efficacement, les relations bancaires doivent toujours être consolidées et les positions de trésorerie doivent toujours être visibles à tout moment. La taille de l'entreprise ne change pas grand-chose à l'importance de l'exécution de ces fonctions.
Bien que certains puissent prétendre le contraire, il y a... est Il n'y a rien de tel que d'être trop petit. Une personne qui travaille à domicile pour fabriquer des guirlandes pour des mariages et des fêtes d'anniversaire et qui ne dessert que la région locale peut se passer d'une plateforme d'automatisation des paiements. Lorsqu'une telle entreprise passe du salon à des locaux commerciaux et commence à employer d'autres personnes, c'est là qu'elle devient une proposition convaincante.
Les PME dans ce type de situation doivent rechercher des fournisseurs de niche offrant des solutions qui répondent spécifiquement à leurs besoins en matière de paiement et apportent une "valeur ajoutée" globale adaptée à leur modèle économique. Les fournisseurs qui ont fait leurs preuves et qui comprennent bien les besoins des PME sont évidemment un point de départ, mais la tendance actuelle est à la conception de solutions sur mesure par tous les fournisseurs.
Ainsi, s'il est vrai que les particuliers à domicile et les travailleurs indépendants ne ressentiront probablement pas toute la puissance d'une plateforme intégrée d'automatisation des paiements, la plupart des entreprises de plus grande taille le feront. Pour ceux qui ne sont pas sûrs ou convaincus, le chemin de la clarté commence par un simple e-mail ou un appel téléphonique.
C'est peut-être la question la plus importante que vous ayez posée depuis longtemps...