La gestion des liquidités est l'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les fournisseurs enregistrés de logements sociaux aujourd'hui.
Les équipes financières sont obligées de marcher sur la corde raide entre la fourniture d'un service de haut niveau aux locataires de logements accompagnés (ce qui nécessite beaucoup de ressources) et la garantie d'avoir suffisamment d'argent en banque à la fin de chaque journée.
Croyez-le ou non, une partie essentielle de ce phénomène est liée à la façon dont vous gérez vos paiements et votre processus de recouvrement.
Selon la Bacs, plus de la moitié (58%) des locataires paient encore leur loyer par des moyens autres que le prélèvement automatique.Ce qui peut rendre la collecte des loyers difficile, nécessitant beaucoup de ressources et de technologies disparates pour fonctionner.
Mais de plus en plus d'associations de logement se tournent vers l'automatisation pour résoudre ce problème.
L'automatisation des paiements et des recouvrements soulage la pression exercée sur le personnel en permettant aux associations de logement de réaliser d'énormes gains de temps pour le recouvrement des loyers, les paiements aux fournisseurs, les salaires...., etc.
Mais le plus gros avantage réside dans les économies potentielles que ces changements permettent de réaliser, ce qui revient à dire :
- Moins de technologie l'automatisation permet de se débarrasser des portails bancaires et autres systèmes disparates
- Moins de frais généraux grâce à ce qui précède, les processus manuels de téléchargement et de transformation des fichiers deviennent automatisés.
- Des frais de traitement moins élevés à condition de choisir le bon fournisseur de solutions (sCertains facturent des frais de transaction, d'autres non (comme nous).
Chaque centime économisé grâce à l'automatisation représente plus d'argent en banque pour les fournisseurs de logements sociaux à la fin de chaque journée.
La mise en œuvre du bon logiciel pour vous aider à atteindre cet objectif peut s'avérer très gratifiante en vous permettant de disposer de plus d'argent, tout en allégeant considérablement la charge de travail de votre personnel.
Comment une solution d'automatisation des paiements pourrait-elle vous aider dans votre rôle ?
Comptes créditeurs
Automatisez les paiements des fournisseurs en intégrant une plateforme d'automatisation des paiements comme AccessPay à vos systèmes de back-office. Cela permettra d'extraire automatiquement vos fichiers de paiement et de les transformer automatiquement afin de garantir que les paiements sont prêts pour la banque.
Vous n'avez donc plus qu'à vous occuper de la vérification et de l'approbation de vos transactions. Les approbations sont sécurisées par un flux de travail rigoureux et un processus d'approbation en place qui vous permet de contrôler exactement qui fait quoi et quand dans votre équipe.
Paie
Intégrez des logiciels de paie tels que Northgate et Cascade à une plateforme d'automatisation des paiements afin d'éliminer de votre charge de travail les processus de téléchargement et de transformation des fichiers.
Les processus d'approbation personnalisés peuvent également garantir que le processus peut être déterminé pour la paie afin d'inclure l'approbation de 4 yeux attribuée au personnel de la paie ou de la trésorerie de votre choix.
Si la sécurité et la confidentialité au sein de votre organisation sont tout aussi importantes, nous pouvons masquer les informations sensibles relatives à la paie grâce à notre outil avancé de masquage des données, qui constitue une deuxième ligne de défense contre la fraude interne et les violations de données.
Recouvrement / Comptes débiteurs
Grâce aux récentes avancées dans les technologies de l'informatique dématérialisée, de nombreux fournisseurs de logements sociaux commencent à retirer les encaissements des bureaux agréés Bacs et à récolter les fruits de l'internalisation des encaissements à l'aide d'une plateforme d'automatisation des paiements comme la nôtre, afin de réduire les coûts et de reprendre le contrôle de leurs processus.
Les bureaux de bacs tiers et les gestionnaires d'installations sont connus pour retenir les fonds plus longtemps que nécessaire, ce qui peut finalement entraîner des problèmes de trésorerie.
En soumettant les demandes de prélèvement directement à Bacs, vous pouvez vous assurer que les fonds arrivent sur votre compte le plus rapidement possible. En utilisant une plateforme de paiements unifiés telle qu'AccessPay, vous pouvez même automatiser les téléchargements de vos rapports Bacs, rendant la réconciliation aussi rapide et facile que possible, tout en donnant à votre équipe de trésorerie une vue plus précise des flux de trésorerie en direct.
Directeurs financiers et directeurs de l'information
L'automatisation des paiements n'est pas seulement une question d'efficacité et de réduction des coûts, c'est aussi un moyen d'ajouter une couche supplémentaire de sécurité à votre fonction financière.
Si votre organisation utilise actuellement des portails bancaires en ligne pour traiter les comptes créditeurs et les salaires, le fichier de paiement généré par votre système de back-office sera probablement stocké sur votre serveur.
Cela peut exposer des vulnérabilités et donner l'occasion à des données sensibles d'être vues, consultées et potentiellement manipulées. Ce qui peut ensuite conduire à une fraude interne.
Les outils d'automatisation offriront un large éventail de outils de sécurité pour lutter contre ce phénomène, notamment le cryptage PGP, l'authentification à deux facteurs (2FA) et le masquage des données pour protéger votre entreprise, votre personnel et vos locataires. Dans le cadre du processus de téléchargement de fichiers, nous vous conseillons de toujours transférer les données de manière sécurisée en utilisant sFTP.
Un processus de paiement sécurisé signifie en fin de compte que la transmission des données du système d'origine à la plateforme de paiement et à la Bacs est transparente et sécurisée.
Trésorerie
Gestion de la trésorerie peut aider votre équipe de trésorerie à faire ce qui suit :
- Prévisions de trésorerie quotidiennes et intrajournalières
- Avoir une visibilité sur l'ensemble de votre patrimoine bancaire
- Définissez des indicateurs clés de performance personnalisés pour vos comptes afin de vous assurer que vous ne vous retrouvez pas à découvert et que vous ne recevez pas de frais bancaires.
- Remplacez la collecte manuelle des positions de trésorerie à partir des relevés bancaires et leur présentation dans Excel par des rapports automatisés livrés dans votre boîte aux lettres électronique avant même que vous n'ayez commencé à travailler !
- Utilisez les données historiques et téléchargez les données de paiement dans Cash Management pour créer des prévisions.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'automatisation des paiements pour les associations de logement, contactez notre spécialiste du logement social, Craig Watson sur LinkedIn ou posez-nous une question ici.