25 novembre 2014

Votre guide complet des numéros d'utilisateurs de services BACS

Un client privé qui envoie de l'argent par voie électronique pour une facture mensuelle paie via Bacs (Bankers' Automated Clearing Scheme). Pour qu'une entreprise puisse recevoir le virement Bacs, elle doit disposer d'un SUN (Service User Number).

Par conséquent, si vous envisagez d'introduire Débit direct ou Bacs Direct Credit transactions à votre entreprise, l'accès à un SUN est une nécessité.

Il y a deux façons de procéder : demander votre propre SUN ou payer une organisation tierce pour en utiliser un en votre nom.

Cependant, certaines entreprises ne rempliront pas les conditions d'éligibilité au SUN, et pour celles qui les remplissent, ce n'est pas obligatoire.

Pour vous aider à comprendre le fonctionnement des SUN et savoir s'il s'agit de la bonne option pour votre entreprise, nous avons élaboré ce guide afin de répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser.

1) Qu'est-ce qu'un numéro d'utilisateur du service Bacs (SUN) ?

Un SUN (Service User Number, ou parfois appelé Originator ID) est un numéro unique à six chiffres utilisé pour identifier une entreprise qui paie ou reçoit de l'argent par le biais d'une transaction Bacs de débit direct. Les détails du SUN sont conservés dans une base de données gérée par Bacs.

Toutes les communications avec Bacs nécessitent un SUN, qui est utilisé pour créer un enregistrement de chaque transaction individuelle. La banque elle-même utilise le SUN pour vérifier la bonne raison sociale à afficher sur le relevé bancaire du débiteur de la domiciliation. Si le paiement est ensuite refacturé par le client (en cas d'erreur de paiement ou de fraude), le SUN du paiement est utilisé pour identifier l'entreprise responsable du refoulement.

2) Qui possède et utilise le SUN ?

Imaginez que vous êtes un client qui paie sa facture de services publics par prélèvement automatique mensuel. Votre fournisseur possède son propre SUN ou fait appel à une agence tierce qui utilise un SUN pour le compte du fournisseur. Vous n'êtes probablement même pas au courant de l'existence du SUN, mais il permet à Bacs de savoir où envoyer votre argent et qui référencer dans vos dossiers bancaires.

En tant qu'entreprise recevant et/ou payant de l'argent par voie électronique par le biais de Bacs, vous avez le même choix que le fournisseur ci-dessus ; soit vous avez et utilisez votre propre SUN pour faciliter le processus de Bacs, soit, si vous n'avez pas votre propre SUN, vous payez une petite commission à un tiers pour le gérer pour vous (soit une bureau qui attribue un de ses propres SUN à vous ou à un établissement de paiement).

La chose la plus importante à noter pour toute entreprise est que sans accès à un SUN, vous ne pouvez pas utiliser Bacs pour recevoir ou envoyer des paiements électroniques.

3) Quels sont les avantages d'avoir un SUN ?

Gérer directement votre propre système de paiement peut rendre votre entreprise plus efficace et vous faire économiser les frais de commission facturés par le tiers. Examinons chacune des deux transactions, débits et crédits.

Reçus par débit direct : Le fait d'avoir un contrôle direct sur les paiements entrants rend votre entreprise plus productive, avec un meilleur contrôle de la trésorerie et une meilleure rétention des clients.

Paiements par crédit direct : Comme pour les débits directs, il est possible de réaliser des gains d'efficacité importants en contrôlant vos sorties d'argent par le biais des crédits directs. Il s'agit d'un service simple, sûr et fiable pour les paiements de routine tels que les salaires.

4) Suis-je éligible ?

Les SUNs ne sont délivrés qu'aux entreprises parrainées par les membres du Bacs (les principales banques du Royaume-Uni). Vous devez donc vous adresser à votre banque pour faire une demande. Votre banque vous demandera de répondre à certains critères. Ceux-ci varient d'une banque à l'autre, mais toutes les banques recherchent certaines conditions essentielles :

  • Expertise en matière de gestion : vous devez être en mesure de démontrer votre capacité à faire respecter les règles du système de prélèvement automatique, à minimiser les erreurs de soumission et à maintenir la réputation du système.
  • Réserves financières : vous devez disposer de réserves suffisantes * pour effectuer tout remboursement au titre de la garantie de débit direct qui protège les clients contre les paiements effectués frauduleusement ou par erreur.
  • Capacité contractuelle : en ce qui concerne l'exigence précédente, vous devez être en mesure d'indemniser votre banque sponsor de tout paiement refacturé en vertu de la garantie de prélèvement automatique.

Il vous sera également difficile d'obtenir un SUN pour les transactions par prélèvement automatique si vous êtes établi depuis trois ans ou moins, ou si votre chiffre d'affaires est inférieur à un million de livres. En revanche, pour le crédit direct, il peut être plus facile d'obtenir un SUN. Dans les deux cas, vérifiez auprès de votre banque parrainante.

La décision finale appartient à la banque. Dans la plupart des cas, un SUN sera accordé si les conditions ci-dessus sont remplies, mais des conditions supplémentaires peuvent également être imposées.

* – Ces réserves sont généralement placées dans un cautionnement qui constitue une garantie écrite de payer à une partie (le créancier, ou la personne qui a été escroquée ou dont le paiement a été effectué par erreur) un montant convenu si la seconde partie (le débiteur principal) viole les conditions du contrat ou ne remplit pas certaines obligations. La caution existe donc pour protéger le créancier.

5) Quelles sont les alternatives ?

Il existe deux options qui vous permettront d'effectuer des transactions Bacs sans un SUN :

  • Gestion des installations par le biais d'un Bureau agréé par le Bacs (BAB) : Ces organisations gèrent l'installation pour vous. Un bureau met en place un SUN en votre nom mais en conserve la propriété. En tant que propriétaire, il reçoit vos paiements directement sur son propre compte et vous rembourse ensuite, en vous facturant des frais de service mensuels. Même si vous êtes techniquement admissible à un SUN, vous pouvez choisir cette option si, par exemple, vous n'effectuez qu'un petit nombre d'opérations de débit direct et de crédit direct Bacs chaque mois.
  • Recouvrement par l'intermédiaire d'une institution de paiement : Les établissements de paiement sont régis par la DSP (directive sur les services de paiement *) et collectent les paiements pour le compte de leur client en utilisant leur propre SUN unique. Ils remboursent ensuite le client et lui facturent des frais.

Dans les deux cas, c'est le tiers, et non vous, qui doit satisfaire à toutes les conditions d'éligibilité pour être propriétaire d'un SUN.

* - La directive sur les services de paiement (DSP) constitue le fondement juridique de la création d'un marché unique des paiements à l'échelle de l'UE.

6) Comment puis-je demander un SUN ?

Comme nous l'avons expliqué précédemment, vous devez présenter votre demande par l'intermédiaire d'une banque de parrainage. Son rôle et sa responsabilité consistent à s'assurer que vous répondez aux critères et que vous ne jetterez pas le discrédit sur le système.

L'octroi de la SUN peut prendre de deux à dix semaines après votre demande initiale, en fonction de la banque concernée, des critères individuels et de la complexité de votre entreprise.

7) Que dois-je faire lorsque je reçois mon SUN ?

Maintenant que vous avez un SUN, il est possible de vous configurer comme utilisateur du Bacs.

Vous pouvez commencer à traiter vos propres paiements par crédit direct immédiatement, mais pour les débits directs, vous devez décider comment configurer les paiements de vos clients.

Il y a deux façons de procéder -

  • Votre payeur par débit direct peut soit signer physiquement un mandat de débit direct sur papier.
  • Vous pouvez recevoir l'acceptation par une notification sans papier (c'est-à-dire verbale ou électronique). C'est ce qu'on appelle l'instruction de prélèvement (DDI) et vous devez la soumettre à Bacs en utilisant les moyens suivants AUDDIS* (Service d'instruction de débit direct automatisé).

Pour percevoir les paiements par débit direct, vous transmettez vos données de paiement - y compris le montant de chaque paiement, le numéro de compte bancaire, le code de tri et la date de paiement - en utilisant la méthode que vous avez choisie.

L'ensemble du processus de paiement est simple et efficace - et il faut moins de trois jours du début à la fin. Vous devriez également tenir compte de la services de gestion supplémentaires disponibles qui peut aider à économiser du temps d'administration et à réduire les coûts.

* AUDDIS automatise le transfert des instructions de prélèvement des organismes collecteurs aux banques et sociétés de crédit immobilier payantes via le service Bacs. Avec AUDDIS, l'organisme conserve l'original de l'instruction signée et envoie électroniquement les détails à la banque du client pour qu'elle valide et, en cas d'acceptation, établisse l'instruction dans sa base de données.

8) ATTENTION : Une entreprise peut perdre son SUN

La Bacs est rigoureuse quant au maintien de l'intégrité du système de prélèvement automatique et retirera votre SUN si vous ne respectez pas ses normes élevées. Vos performances seront surveillées de près ; si la Bacs reçoit un nombre important de plaintes de clients par le biais du système de prélèvement automatique, le SUN sera retiré. Système de garantie des débits directsvous risquez de perdre votre SUN et, avec lui, la possibilité de percevoir d'autres paiements par débit direct.

9) Réflexions finales

Le système de paiements automatisés Bacs existe pour faciliter la vie non seulement des entreprises mais aussi de leurs clients. Il le fait non seulement en facilitant les paiements électroniques de toutes sortes, mais aussi en établissant et en maintenant des normes et en veillant à ce qu'elles soient protégées par des garanties pour les utilisateurs.

Il n'est donc pas surprenant que le fait de pouvoir utiliser le système exige également que vous fassiez votre part pour maintenir vos normes en conformité avec celles du Bacs. Néanmoins, pour de nombreuses entreprises, les inconvénients mineurs que cela peut entraîner sont compensés par les avantages et les gains d'efficacité significatifs.

Donc, en supposant que vous répondiez aux critères d'éligibilité, le choix est le vôtre : voulez-vous un contrôle maximal des paiements électroniques entrants et sortants ? Ou préférez-vous payer une petite redevance et laisser un tiers gérer tout cela pour vous ?

Vous pouvez trouver AccessPay sur la liste Bacs des fournisseurs agréés.