La FCA et d'autres régulateurs se montrent plus sévères à l'égard des contrôles des entreprises en matière de liquidités, en réponse aux récentes défaillances des processus de gestion des risques qui ont été mises en lumière pendant la pandémie de COVID-19.
L'effondrement des dépenses de consommation au cours du dernier trimestre a entraîné une baisse significative des revenus de nombreuses entreprises, ce qui fait craindre que plus d'une entreprise puisse faire faillite dans un avenir proche.
Compte tenu de ce scénario catastrophe, la FCA a adopté une nouvelle réglementation visant à garantir une protection adéquate des clients en exigeant des entreprises qu'elles séparent les fonds de leurs clients de leurs propres fonds. Ce cloisonnement de l'argent des clients vise à empêcher qu'il ne soit utilisé à tort par des entreprises en difficulté pour soutenir leurs besoins de trésorerie opérationnels.
La FCA s'est particulièrement intéressée aux établissements de paiement (EP) et aux émetteurs de monnaie électronique (EMI), dont l'activité consiste à manipuler l'argent des clients.
Comme toute réglementation, les grandes lignes de la FCA sont longues et complexes. Nous les avons donc simplifiées pour vous permettre de vous conformer aux quatre points essentiels de la nouvelle approche de la FCA.
(Avertissement : il ne s'agit pas d'un conseil juridique et nous vous recommandons de consulter un avocat pour vous assurer de la réglementation dans votre propre entreprise. Ce blog est simplement destiné à fournir des éléments clés et des idées pour les prochaines étapes).
1. Sauvegarde
Qu'est-ce que cela signifie ? Les règles de la FCA stipulent que les IP et les IME doivent conserver les fonds des clients séparément de leur propre trésorerie opérationnelle. Ils doivent également être en mesure de prouver que les fonds des clients sont correctement identifiés et séparés des fonds de l'entreprise.
Que pouvez-vous faire ? Vous devez avoir des comptes bancaires distincts pour l'argent des clients et les fonds de l'entreprise, et en assurer le suivi dans votre système ERP, comptable ou de back-office. Un rapprochement quotidien de l'"argent des clients" et des "comptes à accès restreint", par rapport aux "fonds propres" et aux "comptes de l'entreprise" doit être effectué et conservé comme preuve pour démontrer que vous assurez une séparation et une protection adéquates des fonds des clients.
2. Gestion du risque prudentiel
Qu'est-ce que cela signifie ? Les règles de la FCA stipulent qu'une entreprise doit s'assurer que le montant qu'elle indique dans son "rapprochement interne des fonds des clients" comme étant sa "ressource en fonds des clients" est égal au solde global de ses "comptes bancaires des clients". Une entreprise doit tenir ses registres de manière à pouvoir calculer rapidement le montant total des fonds des clients qu'elle devrait détenir pour chaque client.
Que pouvez-vous faire ? Des rapprochements bancaires quotidiens portant sur tous les comptes bancaires d'argent des clients doivent être effectués et examinés, avec des preuves attestant que ces examens ont eu lieu. Ces rapprochements doivent faire référence à la valeur des fonds des comptes clients par client, comme indiqué dans le système d'enregistrement principal du cabinet.
Dans le cas de clients disposant de fonds sur plusieurs comptes bancaires, les totaux de chaque compte doivent être agrégés en un seul chiffre, qui peut être comparé à la valeur détenue dans le système d'enregistrement de l'entreprise.
3. Criminalité financière, gouvernance et surveillance
Qu'est-ce que cela signifie ? La FCA rappelle aux cadres supérieurs des entreprises qu'ils sont tenus de surveiller - et de prouver qu'ils connaissent - la situation financière de l'entreprise et les principaux mouvements de fonds entrants et sortants.
Que pouvez-vous faire ? Les entreprises doivent prendre des mesures pour éliminer les angles morts de leurs processus où des erreurs peuvent se produire - en particulier, le transfert manuel des données de paiement et de financement entre les systèmes de back-office et les banques. En automatisant le mouvement des données vers et depuis les banques et en affichant ces données sur un tableau de bord, l'entreprise peut éliminer le risque d'erreurs innocentes, minimiser les opportunités de fraude pour les criminels et montrer la preuve d'une révision des activités opérationnelles.
4. Gestion des dossiers et rapports
Qu'est-ce que cela signifie ? Enfin, les règles de la FCA stipulent que les entreprises doivent connaître le nombre exact et la valeur des paiements effectués par chaque canal de paiement et chaque devise. Elles doivent également conserver une trace de la méthode d'autorisation utilisée lors de l'exécution de ces paiements. En outre, pour les participants bancaires indirects, les entreprises doivent fournir leurs rapports de liquidité intrajournalière conformément au Comité de Bâle sur le contrôle bancaire (CBCB).
Que pouvez-vous faire ? Veillez à ce que tous les paiements soient autorisés par des officiers supérieurs, en conservant des preuves de cette autorisation. En outre, un contrôle supplémentaire des paiements traités par rapport aux paiements autorisés est nécessaire. Une autre solution consiste à automatiser l'ensemble du processus de paiement et d'approbation et à intégrer cette piste d'audit dans le processus automatisé.
Comment AccessPay peut-il vous aider ?
Si votre entreprise s'efforce de répondre à ces exigences de la FCA, AccessPay est là pour vous aider en automatisant le transfert des données de vos systèmes de back-office vers vos banques.
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Vous obtiendrez également un aperçu en temps réel de votre position de trésorerie actuelle, vous automatiserez les processus à risque de fraude et d'erreur et obtiendrez des pistes d'audit détaillées de l'ensemble du processus, vous fournissant les rapports et la surveillance dont vous avez besoin pour répondre aux exigences de la FCA.
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