21 janvier 2019

Quels sont les risques liés à l'utilisation de feuilles de calcul ?

Les feuilles de calcul constituent l'épine dorsale du monde financier depuis l'époque où les ordinateurs de bureau s'étalaient dans une pièce entière de bureaux. Pourtant, s'appuyer sur des feuilles de calcul comporte un certain niveau de risque, et dans un monde financier qui adopte des solutions d'automatisation pour la gestion de l'actif et du passif, il n'est pas rare que l'on ait à faire face à des risques. paiements et gestion de la trésorerieils sont destinés à devenir une chose du passé.

Des feuilles de calcul fiables ?

Les feuilles de calcul sont traditionnellement la pierre angulaire de l'architecture financière. AccessPay a publié une étude sur la façon dont deux groupes qui s'appuient historiquement sur les feuilles de calcul, les professionnels de la trésorerie et de la finance, exploitent ces anciens systèmes dans leurs opérations quotidiennes, intitulée à juste titre Appeler le temps sur la feuille de calcul.

La recherche montre que deux des tâches pour lesquelles ces groupes dépendent encore des tableurs sont la compilation des données des bilans et les prévisions, deux tâches essentielles à leurs fonctions respectives, ce qui indique que les tableurs jouent encore un rôle dans le maintien de la santé financière au jour le jour et à long terme.

Menaces de l'extérieur

Nous ne vivons pas dans les années 20th siècle plus. Il était autrefois raisonnablement sûr de tracer l'avenir financier d'une organisation ou d'équilibrer les comptes à l'aide d'une humble feuille de calcul, mais cela peut s'avérer très dangereux à une époque où les cybercriminels et les fraudeurs trouvent de nouveaux moyens de porter atteinte aux résultats d'une entreprise chaque jour qui se lève.

Nombreux sont ceux qui peuvent désormais pirater, infecter ou manipuler des feuilles de calcul en toute impunité. En effet, à chaque fois que de nouvelles technologies de protection apparaissent, les pirates trouvent souvent de nouvelles astuces pour contourner ces protections avec des techniques toujours plus sophistiquées, ce qui relance le cycle.

Regardez les données concrètes. Les chiffres d'un rapport de KPMG cité par Reuters montre que l'impact mondial de la cybercriminalité dépasse désormais les $450 milliards de dollars par an ; c'est désormais le deuxième risque le plus pressant pour le secteur financier, il est donc logique de se débarrasser des programmes qui les exposent à ce risque - comme les feuilles de calcul.

Il convient de noter que si les feuilles de calcul font l'objet d'une violation et que des criminels volent les données clients qui y sont stockées, la réputation de l'entreprise peut en pâtir. A 2017 Ipsos rapport montre que près de la moitié (42%) des organisations financières pensent que la cybercriminalité causée par des systèmes ou des pratiques hérités du passé est l'un des principaux risques pour leur réputation, ce qui a un impact sur leur capacité à attirer des clients.

Faire plus et le faire avec moins...

Anish Kapoor, PDG d'AccessPay, explique pourquoi les entreprises ont besoin d'aide pour gérer des technologies disparates.

 

En danger de l'intérieur

Malgré toutes les ombres qui planent à la périphérie d'une entreprise, il y a aussi des risques posés par le personnel bien intentionné de l'intérieur. L'un des plus importants est l'erreur humaine.

Prenons l'exemple de l'une des principales tâches auxquelles servent les feuilles de calcul, à savoir l'enregistrement des données relatives aux paiements. Un simple glissement de doigt peut vous faire perdre une décimale. Supposons que vous ayez l'intention de payer un fournisseur 100 £, mais qu'en raison d'une erreur humaine, vous finissiez par lui payer 1 000 £. Il manque alors 900 £ à votre entreprise, ce qui met en péril la stabilité de sa trésorerie. Les pertes s'accumulent au fur et à mesure que les cas d'erreur humaine s'accumulent, et comme vous le découvrirez bientôt, il est trop facile de faire des erreurs avec les feuilles de calcul.

Il est difficile de se prémunir contre l'erreur humaine. Selon le recherches citées par ForbesSelon les statistiques, une cellule de feuille de calcul sur 100 contient une erreur. Et cela peut avoir un impact négatif sur ce résultat final si important. En effet, Les estimations suggèrent qu'une grande entreprise sur cinq pourrait subir des pertes financières en raison d'erreurs de feuilles de calcul, ce qui montre à quel point ce problème est devenu répandu.

Hors du temps

Un autre fait indéniable est que les feuilles de calcul demandent beaucoup de travail. Malgré toutes les astuces, telles que les macros et les formules, qui ont été imaginées pour réduire le temps consacré à l'élaboration d'une feuille de calcul principale répertoriant toutes les données financières à la disposition d'une entreprise, cette tâche occupe toujours une grande partie de la journée d'un trésorier. Incroyablement, un article de Le trésorier mondial révèle que les équipes de trésorerie perdent près de 5 000 heures par an à gérer la trésorerie au moyen de feuilles de calcul.

Pensez à tout ce qu'un trésorier pourrait faire pendant ce temps ; il doit y avoir un moyen plus productif d'effectuer ces tâches. N'oubliez pas non plus que le monde de la finance évolue à la vitesse de la lumière ; pour les grandes entreprises qui traitent des transactions importantes, la journée se déroule à une vitesse vertigineuse. Souvent, lorsqu'un trésorier a rassemblé des informations dans une feuille de calcul, la moitié des données sont obsolètes, ce qui l'amène à fournir des informations commerciales inexactes qui peuvent avoir un impact sur la prise de décision.

Automatiser l'avenir

Comment éviter ces risques ? Entrer dans l'automatisation.

En automatisant les tâches financières clés, vous déployez essentiellement un logiciel intelligent qui exploite des technologies telles que l'apprentissage automatique, souvent stockées dans le cloud, pour effectuer lesdites tâches. Cela élimine les pertes de temps, libérant les trésoriers et les professionnels de la finance de ces tâches. En outre, ces technologies apprennent généralement au fur et à mesure, en acquérant les connaissances nécessaires pour éviter les erreurs et se protéger contre la cybercriminalité.

L'étude d'AccessPay montre que deux grands besoins d'automatisation sont les prévisions (professionnels de la finance) et les paiements sécurisés (trésoriers). Le rapport attire également notre attention sur une tendance à la baisse concernant les feuilles de calcul. Sur une échelle allant de un (non dépendant des feuilles de calcul) à dix (extrêmement dépendant), le score moyen des deux groupes est de six. Compte tenu de leur dépendance historique à l'égard des feuilles de calcul, il est clair que l'influence de cette technologie ancienne s'estompe en raison de l'émergence de solutions d'automatisation.

Un exemple concret, Gestion de la trésorerie. Développée par AccessPay, Cash Management est une solution automatisée de visibilité globale de l'encaisse que les professionnels de la trésorerie et des finances peuvent utiliser pour gérer de multiples relations bancaires, en rassemblant les données requises sur une seule plateforme facile à utiliser. Cela réduit le temps qu'un trésorier passe à collecter des données à partir de portails bancaires distincts, ainsi que le risque associé, tout en lui permettant de visualiser facilement les données en temps réel et de les configurer sous forme de graphiques, fournissant ainsi les informations nécessaires pour favoriser une prise de décision dynamique.