30 mars 2022

Voici pourquoi les utilisateurs de NetSuite devraient automatiser l'alimentation des relevés bancaires

Selon un étude récente, 50% des entreprises prévoient d'acquérir ou de mettre à niveau un système ERP prochainement - et NetSuite continue d'être parmi les plus populaires.

Sa valeur a été reconnue depuis longtemps dans d'innombrables secteurs d'activité, grâce à des fonctionnalités allant de la gestion financière sophistiquée à l'organisation de la chaîne d'approvisionnement.

Bien que NetSuite fasse un travail admirable pour unifier les flux de travail de votre entreprise, il est possible de l'améliorer en ce qui concerne les opérations bancaires.

Comme tout système de back-office, NetSuite ne se connecte pas nativement à votre patrimoine bancaire. Cela signifie que l'intervention manuelle reste une nécessité, notamment en ce qui concerne les flux bancaires.

Les flux bancaires jouent un rôle essentiel dans les opérations bancaires de toute taille, en permettant une visibilité de la position de trésorerie de votre entreprise.

Pourtant, de nombreux professionnels de la finance et de la trésorerie ne savent pas encore qu'il existe une solution pour simplifier tous les processus liés aux flux bancaires : l'automatisation.

L'idée de recevoir des données bancaires en temps quasi réel peut sembler hors de portée, mais vous serez heureux d'apprendre que ce n'est pas le cas. Loin de là, en fait.

Voici pourquoi les utilisateurs de NetSuite devraient automatiser l'alimentation de leurs relevés bancaires, et comment le faire au mieux.

 

Les avantages de l'automatisation des flux bancaires

La récupération manuelle des flux bancaires est une corvée - nous le savons tous.

Non seulement cela vous fait perdre un temps précieux alors que vous pourriez vous consacrer à des tâches plus critiques, mais ce manque d'actualité les rend moins utiles qu'ils ne devraient l'être.

Et plus vos opérations bancaires sont complexes, plus les flux bancaires deviennent importants - mais les chances de les recevoir à un moment utile diminuent.

Par exemple, de nombreux utilisateurs de Netsuite effectuent des opérations bancaires sur la base de données bancaires datant de 30 à 60 jours, ce qui signifie que votre position de trésorerie globale est, au mieux, une supposition.

En automatisant l'alimentation des relevés bancaires, vous pouvez accéder instantanément aux dernières données.

Les avantages sont doubles et se déclinent en bénéfices immédiats et à plus long terme.

 

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Avantages à court terme :

Après la mise en œuvre d'un service basé sur le cloud tel que celui d'AccessPay, il ne faudra pas longtemps pour que votre équipe - et votre entreprise au sens large - commence à bénéficier de l'automatisation des flux bancaires.

Vous pouvez vous attendre à voir :

  • Une réduction considérable des processus manuels
  • Augmentation de la productivité et du rendement car votre équipe peut travailler sur des tâches à valeur ajoutée.
  • Une amélioration du moral de l'équipe
  • Une augmentation immédiate de visibilité et données sur les liquiditéspermettant un rapport plus fructueux

 

Avantages à long terme :

Le temps et la visibilité supplémentaires accordés par l'automatisation signifient que vous pouvez récolter les fruits d'un certain nombre d'avantages qui viendront probablement plus tard, comme par exemple :

  • La possibilité de mieux élaborer des stratégies et des prévisions grâce à vos nouvelles connaissances et votre temps
  • la possibilité d'investir et de dépenser l'argent plus intelligemment
  • Des rapports plus précis qui peuvent être présentés à la direction.
  • Une économie à long terme grâce aux heures économisées sur les processus manuels - de l'argent qui peut ensuite être réinvesti dans l'entreprise.
  • Un risque considérablement réduiten éliminant la possibilité de manipuler les données des relevés
  • Une réduction de l'exposition au risque cybernétique et à la fraude grâce à la suppression des connexions au portail bancaire.

 

Comment automatiser l'alimentation des relevés bancaires ?

Comme nous l'avons mentionné, NetSuite ne propose pas de méthode de téléchargement natif des flux bancaires, ce qui signifie qu'ils doivent être téléchargés manuellement depuis chaque banque.

Vous vous demandez peut-être pourquoi ce problème se pose - malgré les avantages de l'automatisation énumérés ci-dessus - mais de véritables problèmes peuvent survenir lorsque les opérations bancaires gagnent en complexité.

Et, alors que nous entrons dans une période de croissance post-pandémique et que les ambitions de votre entreprise commencent à prendre de l'ampleur en conséquence, il y a de fortes chances que ce soient vos équipes financières et de trésorerie qui supportent le poids de ce changement, quel que soit le secteur d'activité.

Votre flux de travail actuel ressemble probablement à quelque chose comme ceci.

Vous vous connectez manuellement à chacune de vos banques associées - il peut n'y en avoir qu'une ou deux ou jusqu'à 30 - et récupérez vos flux bancaires. Ensuite, étant donné que les fichiers sont crachés dans une variété de formats, vous passerez un certain temps à les transformer pour qu'ils soient adaptés à NetSuite. Ce n'est qu'alors que vous pourrez enfin les télécharger vers NetSuite.

Après avoir réalisé que l'automatisation est une évidence pour les flux bancaires, la prochaine décision à prendre est de savoir comment la réaliser au mieux.

De nombreuses entreprises optent pour une solution bricolée. Cela peut avoir ses avantages, mais en fin de compte, ce n'est pas l'idéal. Décortiquons un peu plus en détail les options permettant d'activer l'automatisation.

 

Utilisation des connexions d'hôte à hôte

Les connexions d'hôte à hôte - parfois simplement appelées connexions bancaires directes - sont certainement une méthode populaire d'intégration de votre patrimoine bancaire à NetSuite.

Ils permettent des transferts de données entièrement automatisés et à haut volume, ce qui réduit considérablement les complications liées à la récupération des relevés.

La question de savoir si les connexions d'hôte à hôte conviennent à votre entreprise dépend de vos besoins. Si vous souhaitez simplement vous connecter à une ou deux banques principales, elles peuvent être idéales. Toutefois, des complications peuvent survenir pour les entreprises multinationales qui ont, par exemple, 30 banques auxquelles se connecter.

Si vous optez pour la voie du "host-to-host", il n'est toujours pas recommandé de tenter ces connexions vous-même.

Leur mise en place nécessite du temps, des efforts et des ressources qui pourraient être mieux utilisés par un spécialiste qui pourrait établir ces liens pour vous.

 

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Utilisation de SWIFT

L'alternative consiste à utiliser SWIFT pour l'automatisation des relevés bancaires.

C'est l'option que la plupart des spécialistes utiliseraient, et elle reste un choix fiable. Toutefois, la différence est que le fait de le faire soi-même nécessite une série de coûts d'audit.

L'automatisation des flux bancaires via SWIFT risque d'être une procédure longue, surtout si votre entreprise n'a pas encore accès à un BIC.

 

Utilisation d'AccessPay pour l'automatisation des flux bancaires

Confier l'automatisation de la récupération des flux bancaires à un spécialiste peut sembler être une option coûteuse ou chronophage, mais la réalité ne pourrait être plus éloignée de la vérité.

Ici, à AccessPay, nous conduirions votre récupération des relevés via SWIFT, également - la différence est que nous avons déjà un BIC.

En d'autres termes, vous n'avez pas à vous soucier de tous ces frais supplémentaires et de ces audits, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille grâce à un système d'alerte précoce. une solution sans douleur et rentable.

Si ce sont les connexions d'hôte à hôte qui vous conviennent le mieux, nous pouvons vous les proposer sans avoir à les configurer vous-même.

Il existe un certain nombre d'autres problèmes souvent rencontrés par ceux qui s'aventurent sur la voie du bricolage.

Tout d'abord, il faut compter sur l'expertise informatique interne pour non seulement établir les connexions pertinentes, mais aussi les entretenir de manière adéquate.

En outre, l'envoi de MT940 nécessite généralement une authentification à deux facteurs, qui n'est pas fournie, par exemple, par la fonction intégrée de NetSuite. réconciliation outil.

Heureusement pour vous, notre solution offre une authentification multi-facteurs - en plus de gérer la transformation des fichiers pour vous.

Et, surtout, notre intégration peut être aussi forte ou aussi faible que vous le souhaitez.

Vous avez besoin d'une approche plus consultative pour vous aider à déterminer ce qui est le mieux pour vous en matière d'automatisation des flux bancaires ? Aucun problème. Vous avez simplement besoin d'un intégrateur silencieux sans avoir besoin d'un autre portail bancaire, vous permettant de tout garder centralisé dans NetSuite ? Nous avons ce qu'il vous faut.

Dans l'ensemble, les arguments en faveur de l'automatisation de la récupération des flux de relevés bancaires n'ont jamais été aussi clairs - et les utilisateurs de NetSuite disposent de plusieurs voies possibles pour y parvenir. Si vous cherchez à assurer l'avenir de vos opérations bancaires, la modernisation de votre approche des flux bancaires avec AccessPay est la solution idéale. un excellent départ.

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