EP 1 : Améliorer l'efficacité de la comptabilité fournisseurs avec Charlotte Newman

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

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Tom Livock :
Bonjour, et bienvenue à ce premier épisode de notre nouvelle série, Finance Transformation Unlocked. Mon nom est Tom Livock. Je suis d'Access Pay. Nous invitons des personnalités et des entreprises du monde de la finance et de la trésorerie à nous parler de leurs expériences en matière de modernisation et d'automatisation de leurs opérations financières. Nous espérons que ces discussions seront utiles aux organisations qui cherchent à améliorer leurs processus existants et à accroître leur efficacité. Nous organisons cette série en direct sur LinkedIn, et le contenu enregistré sera disponible à la demande via YouTube et sous forme de podcast pour nos téléspectateurs et auditeurs. Un lien sera partagé via notre site Web après l'événement. Et si vous avez des questions, veuillez utiliser la fonction de chat sur le côté droit et nous répondrons aux questions au fur et à mesure pour ce tout premier événement. Nous souhaitons la bienvenue à Charlotte Newman, responsable des ventes de Compleat Software.

Charlotte Newman :
Bonjour, Tom, merci de me recevoir, je suis très heureux d'être ici pour lancer cette série.

Tom Livock :
Oui, super. Merci, Charlotte. Compleat est un nouveau partenaire d'AccessPay, spécialisé dans l'automatisation des comptes créditeurs et des solutions d'achat de factures. Si AccessPay se situe entre le système de spec office d'une entreprise et la banque, alors Compleat se situe en face de leur système ERP ou back office, fournissant un service d'approbation des factures ou des achats. Nous avons invité Charlotte aujourd'hui pour partager les meilleures pratiques en matière de processus modernes de comptabilité fournisseurs, et dans les 30 prochaines minutes, nous discuterons de la façon dont les équipes financières, et en particulier la comptabilité fournisseurs, s'adaptent aux nouvelles méthodes de travail à distance, et de la façon dont ces clients préparent leurs solutions pour 2020, en particulier avec les nouvelles annoncées hier par Boris. Sans plus attendre, Charlotte, comment la comptabilité fournisseurs a-t-elle changé ?

Charlotte Newman :
Je pense que ce que nous avons vu, en particulier au cours des 18 derniers mois environ, c'est que la façon dont nous travaillons en tant qu'entreprises a dû fondamentalement changer, et en tant que tel, le processus AP a dû changer avec lui. Il y a eu ce changement énorme vers le travail hybride, et particulièrement après la nuit dernière. Cela fait partie de notre nouvelle normalité, ce qui signifie que les opérations financières ont dû changer et s'adapter pour permettre à cette fonction de continuer à fonctionner avec succès. Donc le plus grand changement, définitivement et l'impact a été autour de ce domaine.

Tom Livock :
Et quels sont les problèmes rencontrés par les opérations financières en matière de travail à distance ou de travail hybride ?

Charlotte Newman :
Traditionnellement, les équipes de comptabilité fournisseurs se trouvaient ensemble au bureau, dans un même endroit, ou dans le cadre d'un processus manuel consistant à imprimer les factures, à aller voir les collègues pour leur poser des questions, à laisser les factures sur les bureaux pour signature, à discuter autour d'une tasse de thé. Tout cela était très normal. Et bien qu'un processus manuel comme celui-là ait toujours pris beaucoup de temps, nous constatons aujourd'hui qu'il est devenu encore plus intenable. Vous savez, nous parlons avec beaucoup d'entreprises qui utilisent l'e-mail comme option par défaut pour gérer leur processus de facturation, pour vérifier l'analyse financière, le codage, faire approuver les choses. Mais le problème que nous voyons avec cela est le manque de visibilité et de contrôle. Vous savez, il n'y a pas d'audit sur l'endroit où se trouvent les transactions, ce qu'il en est advenu jusqu'à présent, ce qu'il doit encore leur arriver ou pourquoi ? Cela laisse les finances dans l'ignorance, mais ne fournit pas non plus de visibilité ou d'informations en temps réel aux autres parties prenantes de l'entreprise. Donc, par défaut, je pense que le plus gros problème est que c'est juste un processus très déconnecté.

Tom Livock :
Ainsi, le manque de visibilité, le manque de contrôle, le manque d'homogénéité des processus et le fait qu'ils prennent beaucoup de temps constituent un réel problème pour ces équipes financières. Mais quel est l'impact réel pour les équipes financières ?

Charlotte Newman :
L'impact se manifeste à travers un certain nombre de problèmes différents. Il peut s'agir de retards de paiement, lorsque les factures ne sont pas vues et traitées assez rapidement, et que vous recevez des factures en double parce que vous avez des poursuites ou des factures provenant de vos fournisseurs. Et tout cela alimente des choses comme des régularisations de fin de mois problématiques ou inexactes parce que le service financier ne sait pas ou ne peut pas voir exactement sur quoi il travaille parce qu'il n'a pas d'informations en temps réel. Vous savez, même les notes d'email et autres ne fournissent pas de mises à jour de statut en temps réel. Et je pense que le plus gros problème est le manque de visibilité, les dépenses excessives avant qu'elles ne soient engagées parce que les achats viennent d'être faits. Nous constatons donc que la première fois que le service financier a une vue sur ce qui est acheté et où l'argent est dépensé, c'est lorsque la facture arrive. En raison de ce type de processus incroyablement disjoint, il y a un manque de surveillance réelle et les finances deviennent simplement de l'administration. Ils ont juste besoin d'enregistrer cette facture et de la faire payer à ce stade. Et les équipes financières ont vraiment des tâches opérationnelles bien plus importantes sur lesquelles elles veulent et doivent se concentrer. Et ce type de processus peut vraiment avoir un impact sur le temps qu'elles consacrent à ces tâches, mais aussi sur la qualité des données qu'elles fournissent dans le cadre de leurs responsabilités en matière de rapports mensuels à la direction générale. Les finances doivent donc être en mesure d'avoir un aperçu précis à tout moment de ce qui se passe, et c'est incroyablement difficile avec ce type de processus manuel fragmenté.

Tom Livock :
Oui, comme vous le dites, c'est un vrai défi, n'est-ce pas ? Mais je suppose qu'il y a aussi un impact sur l'entreprise au sens large ?

Charlotte Newman :
Oui, absolument. De plus en plus, les achats sont effectués par le personnel là où il se trouve et ces articles sont livrés là où il se trouve, vous savez, potentiellement à la maison ou à distance. Et le problème est alors de s'assurer que les factures sont envoyées à l'endroit où se trouve l'équipe AP, vous savez, en temps voulu. Ainsi, quelque chose qui devrait être simple et facile est devenu beaucoup plus difficile. Nous constatons également une augmentation des achats auprès des fournisseurs en ligne, souvent par carte de crédit plutôt que sur le compte de l'entreprise, parce que c'est ce qui est familier et facile pour les membres du personnel. Et ils finissent par réclamer ces coûts sur les dépenses à la fin du mois. Tout cela se traduit par un manque de surveillance pour les services financiers et une charge de travail supplémentaire pour eux, mais aussi par le fait que les responsables de budget et les chefs de service n'ont pas vraiment de vue sur ce qui est dépensé par leurs équipes avec quels fournisseurs, vous savez, y a-t-il eu une diligence raisonnable dans la sélection de ce fournisseur en premier lieu ? Et aussi, comment cela affecte-t-il le budget de leur équipe en fin de compte ? Donc, même s'ils essaient d'être incroyablement minutieux en suivant les choses sur des feuilles de calcul et ainsi de suite, ce ne sera jamais en temps réel ou assez précis quand il s'agira d'utiliser ces données pour prendre des décisions éclairées. Et tout cela a un impact énorme sur l'entreprise au sens large, en dehors de la finance.

Tom Livock :
Oui, j'ai vraiment compris ça. Il ne s'agit donc pas seulement d'un problème financier que Compleat aborde. Il s'agit en fait d'aider l'entreprise dans son ensemble. Ouais. Et d'après votre expérience, quels sont les principaux facteurs de changement quand un de vos clients ou un prospect vient vous voir ? Quels sont les facteurs clés qu'ils recherchent quand ils viennent vous voir ?

Charlotte Newman :
Je pense donc qu'il y a trois thèmes communs dont nous allons parler. Le premier, et toujours le plus important, est le désir d'éliminer les processus manuels. Qu'il s'agisse de la saisie des factures, de l'attribution manuelle d'un code financier à chaque facture qui arrive ou de la gestion de piles de papier à imprimer puis à re-scanner et de factures portant des signatures physiques, nous parlons quotidiennement à des membres de l'équipe financière qui sont au bout du rouleau. Ils n'ont pas le temps de gérer ce qu'ils ont déjà, sans parler d'une quelconque augmentation de la demande du point de vue des applications. Et elles ne veulent pas ou ne peuvent pas se permettre d'engager des ressources humaines supplémentaires pour gérer le problème. Et en fin de compte, les entreprises savent que ce n'est pas la façon la plus rentable de continuer. Vous avez des membres d'équipe talentueux et qualifiés qui effectuent des tâches qu'un logiciel pourrait automatiser. Le désir d'utiliser au mieux les ressources humaines existantes et de réduire ou de supprimer les éléments manuels de leur charge de travail est donc le premier moteur que nous voyons. Le second, je dirais, est le désir et le besoin d'avoir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle. Vous savez, j'en ai déjà parlé un peu, mais les organisations ont besoin d'avoir une visibilité sur les commandes et les factures. Vous savez que la compréhension de l'endroit où se trouve une transaction, où elle a été placée et vous savez avec qui elle a été placée et pourquoi. Elles doivent également être en mesure de savoir ce qui est dépensé, avec qui, quel est le statut, si ces biens ou services ont été effectivement reçus et comment cette facture a été approuvée.

Charlotte Newman :
Et puis, d'un point de vue commercial plus large, vous savez comment cette facture est passée par le service financier pour quatre paiements ? Je dirais que le troisième est lié à la réduction des coûts. Il n'est donc pas surprenant que beaucoup d'entreprises aient ressenti un léger pincement au cours des 18 derniers mois environ. Lorsque nous parlons de coûts, il s'agit d'une approche à deux volets. Le premier est, vous savez, un coût en temps des personnes, ce que nous avons déjà mentionné, mais aussi le coût littéral de ce qui est dépensé. Donc, la baisse ou la réduction des coûts des entreprises est un objectif historique commun, bien sûr. Mais nous constatons que les entreprises sont de plus en plus sous pression ces derniers temps. Nous avons des problèmes de chaîne d'approvisionnement. Il y a potentiellement des problèmes de personnel. Cela devient donc de plus en plus une priorité pour les entreprises. Et vous savez, la grande question est : que pouvons-nous faire pour réduire les coûts ? Je pense donc que ces domaines d'intérêt alimentent un grand nombre de processus financiers différents au sein d'une entreprise. Et évidemment, je regarde cela du point de vue des comptes fournisseurs, mais je serais intéressé par votre point de vue. Tom, en ce qui concerne les paiements, quels sont les facteurs clés lorsqu'une entreprise examine AccessPay, sont-ils assez similaires ?

Tom Livock :
Oui. Vous avez tout à fait raison. Nous nous concentrons donc sur un certain nombre de types de paiements différents. Mais parlons peut-être des comptes fournisseurs pour rester dans le thème. Et la raison pour laquelle une entreprise pourrait venir à AcessPay est qu'elle utilise actuellement des portails bancaires ou des services bancaires en ligne. Et les raisons pour lesquelles elles viennent à nous sont l'efficacité que vous avez déjà mentionnée. Ainsi, l'équipe de la comptabilité fournisseurs peut utiliser la banque en ligne pour télécharger manuellement un fichier dans sa banque. Et évidemment, c'est un processus manuel et il y a un gain d'efficacité à pouvoir le faire et nous parlons d'AcessPay comme de la prochaine génération de services bancaires aux entreprises, capable d'automatiser ce processus. Mais à part l'efficacité, il y a deux autres éléments clés à cela, et le premier est la sécurité. Les entreprises fournissent donc un accès à leur banque. En fait, ce sont des banques qui utilisent des services bancaires en ligne pour que leurs employés puissent effectuer ces paiements. Et bien sûr, nous faisons confiance à nos employés et, vous savez, mais en même temps, l'équipe de sécurité de l'entreprise dira, vous ne pouvez plus utiliser la banque en ligne. Vous devez trouver un autre moyen parce que ce n'est pas une méthode sûre pour effectuer un paiement à notre époque. Et donc ils viendront à AccessPay pour cette automatisation afin de pouvoir supprimer la nécessité de la banque en ligne et des portails bancaires pour livrer le fichier automatiquement à la banque. L'autre raison est l'erreur humaine. Ce n'est peut-être pas aussi courant que certaines choses, mais il suffit de modifier la valeur. Par exemple, si un chiffre est erroné ou si le code de tri du numéro de compte est légèrement erroné, ou si je change le nom du bénéficiaire, de sorte que ce n'est pas le bon bénéficiaire, alors le fichier peut être rejeté par la banque. Ou pire encore, le fichier pourrait être traité par la banque et avoir une valeur dix fois supérieure à celle qu'il devrait avoir, voire plus. Ce sont généralement les trois domaines qui poussent les entreprises à faire appel à nous.

Charlotte Newman :
Oui, je pense que c'est très similaire en termes d'opérations financières à tous les niveaux, le genre de moteurs, le désir de se débarrasser de l'intervention manuelle et du potentiel d'erreur humaine. Et ce côté des choses, ainsi que, vous savez, la libération des ressources et la conduite de ces efficacités par le biais de pratiques numériques aussi bien que possible.

Tom Livock :
Oui, absolument. Et c'est cette idée que s'il y a un système ERP, si c'était Oracle ou Sage ou Microsoft, alors Compleat se trouve à l'avant de ce système pour aider avec les comptes fournisseurs et ensuite AccessPay se trouve derrière l'ERP avec ce fichier de comptes fournisseurs livré à la banque. Oui. D'après vous, qu'est-ce que les entreprises ont fait ou essaient de faire avant de trouver Compleat ou avant de venir vous voir ? Eh bien, quelles sont les choses qu'ils ont essayé de faire pour résoudre ces problèmes ?

Charlotte Newman :
Je l'ai déjà mentionné, mais nous voyons beaucoup de courriels, de disques durs, de feuilles de calcul Excel, qui sont tous des outils très courants utilisés par les entreprises. Mais ils ne sont qu'un pis-aller car ils ne sont pas, vous savez, ils ne sont pas conçus pour optimiser le processus des comptes fournisseurs. Les entreprises ont donc dû s'adapter à une main-d'œuvre dispersée, potentiellement, et nous constatons que les niveaux d'activité commencent à revenir dans de nombreux secteurs différents. Et les entreprises commencent à se demander si elles veulent conserver ce modèle de travail hybride et à distance ou si elles en ont besoin, car les solutions palliatives qu'elles ont mises en place ne sont pas nécessairement viables à long terme. Il faut donc revoir et mettre en œuvre des solutions numériques et automatisées pour s'assurer que ces domaines peuvent continuer à évoluer et sont viables à l'avenir, et qu'ils ne représentent pas une charge pour les finances ou d'autres ressources internes clés.

Tom Livock :
Et quelles seraient les meilleures pratiques que vous et votre équipe conseilleriez à cette entreprise dans le cadre d'un projet d'automatisation des fonctions de back-office telles que les comptes fournisseurs, les finances ou les achats ?

Charlotte Newman :
Donc, la meilleure pratique numéro un est sans aucun doute le passage aux factures numériques dans tous les domaines. Et je voudrais vraiment demander à tous ceux qui nous regardent ou nous écoutent aujourd'hui d'arrêter d'imprimer des factures, vous savez, ce n'est pas seulement invisible et coûteux, mais c'est mauvais pour l'environnement. Nous savons que le développement durable devient de plus en plus important pour de nombreuses entreprises dans tous les secteurs d'activité, et nous constatons que plus de 80% des fournisseurs pour lesquels nous automatisons la capture des données de facturation ici à Compleat émettent déjà des factures au format PDF numérique, il n'y a donc absolument aucun besoin de les imprimer. C'est donc facilement la meilleure pratique numéro un. Nous recommandons également que les processus de commande soient revus, et nous suggérons aux entreprises d'augmenter les commandes, même pour leurs dépenses indirectes. Nous suggérons donc aux entreprises d'augmenter le nombre de bons de commande même pour leurs dépenses indirectes, c'est-à-dire pour les fournitures de bureau quotidiennes, car cela peut vraiment changer la donne pour l'entreprise. Les meilleures pratiques consistent donc à adopter des méthodes numériques pour, dans la mesure du possible, faire approuver les choses et suivre ces approbations. Et tout cela facilite un peu la vie quotidienne, mais aide aussi à réaliser des choses importantes comme les audits. En fin de compte, il s'agit simplement de rester simple de notre point de vue et de commencer par ces pratiques numériques. Et je pense que nous avons parlé du fait que Compleat se situe à l'avant de l'ERP, en automatisant les processus d'achat et de comptes fournisseurs, et à la fin de cela, évidemment, nous avons besoin de faire payer ces factures et une solution comme AccessPay se situe de l'autre côté de l'ERP. Donc vous savez, qu'est-ce que vous recommandez du point de vue des meilleures pratiques ?

Tom Livock :
Cela remonte à l'utilisation des portails bancaires et au fait que les portails bancaires étaient une solution facile parce qu'une entreprise installait un système ERP, par exemple, et essayait ensuite de trouver un moyen de se connecter à la banque et soit cela devenait trop difficile, soit c'était trop coûteux. La solution par défaut est donc "OK". Nous utiliserons donc un processus manuel et nous ferons appel à notre équipe de comptabilité fournisseurs ou à notre équipe de trésorerie pour effectuer ces paiements. Et ce n'est vraiment pas le cas de nos jours. Ce n'est pas un processus acceptable pour toutes les raisons que nous avons évoquées. Notre meilleure pratique serait donc d'éliminer ce processus manuel, ce processus manuel avec les portails bancaires et de l'automatiser autant que possible. Et ce que nous avons également tendance à voir avec les paiements qui sortent, c'est qu'AccessPay est également capable d'apporter les informations du relevé. Il s'agit donc des données du relevé bancaire, que l'entreprise peut ensuite utiliser pour rapprocher les comptes créditeurs qui sont sortis. Elle peut ensuite transférer les informations des relevés dans son système ERP et les réconcilier. Et nous voyons exactement les mêmes processus se produire lorsqu'une entreprise utilise la banque en ligne pour télécharger les informations du relevé et utilise ensuite un processus manuel avec une feuille de calcul Excel pour rapprocher les données dans l'ERP. Et encore une fois, ce n'est tout simplement pas... ce n'est pas, vous savez, pour toutes les raisons de sécurité, d'efficacité, d'erreur manuelle. C'est la même chose pour le retour, ainsi que pour nos comptes fournisseurs.

Charlotte Newman :
Oui, sans aucun doute. Ce n'est pas durable. Et je pense que les meilleures pratiques de tout projet de transformation financière doivent chercher des solutions qui sont durables et évolutives pour les entreprises en croissance.

Tom Livock :
Oui, absolument. Vous avez mentionné que cette idée d'arrêter d'imprimer des factures, c'est presque comme si je pouvais la voir comme une bannière flottant le drapeau disant, juste arrêtez.

Charlotte Newman :
Absolument, s'il vous plaît, s'il vous plaît.

Tom Livock :
Ouais. Et augmenter les commandes, vous savez, même augmenter les commandes pour les dépenses indirectes. Et cette idée d'adopter des pratiques numériques plutôt qu'un processus archaïque avec du papier ou même l'email en pensant que l'email est une alternative. Alors comment aidez-vous les entreprises à atteindre ces objectifs de meilleures pratiques avec Compleat ?

Charlotte Newman :
Nous construisons donc un projet avec nos clients qui est très adapté à leurs besoins dans les domaines clés de leur activité. Mais comme je l'ai dit, tout commence par la saisie des données de la facture numérique. C'est donc le cœur de tout ce qui concerne le processus P2P et les comptes fournisseurs. Les entreprises peuvent donc commencer par là. Elles n'ont pas besoin de prendre tous les éléments de la solution en une seule fois. Si la mise en œuvre de quelque chose de bout en bout vous semble un peu intimidante ou irréalisable, nous vous recommandons vraiment de commencer par vous concentrer sur le problème de la gestion des factures, car c'est généralement la priorité de toute façon, et tout le reste peut suivre à travers une approche stratifiée de l'automatisation, une fois que ce noyau est en place. Donc, vous savez, l'automatisation des comptes fournisseurs, l'automatisation des achats, n'est pas nouvelle. Il y a beaucoup de solutions différentes sur le marché qui offrent des éléments de ce processus. Et alors que chez Compleat, nous pouvons offrir une solution de bout en bout, il y a peut-être des gens qui regardent ou écoutent aujourd'hui en pensant, eh bien, nous avons déjà certains éléments de ce processus en place, alors peut-être que les PO sont créés dans leur ERP ou une autre solution tierce qui est spécifique à l'industrie par exemple, et en fait Compleat peut gérer cela grâce à l'intégration.

Charlotte Newman :
Cet aspect des choses n'a donc pas nécessairement besoin de changer. Mais notre question est la suivante : s'il ne s'agit que de quatre dépenses directes, ces commandes qui sont passées, qu'en est-il des dépenses indirectes ? Comment gérez-vous les fournitures en ligne qui sont généralement en dehors de ce processus ? Nous vous recommandons d'examiner cette question, car il y a forcément des dépenses que nous qualifierions de non-conformistes ou invisibles qui se produisent en dehors de ce processus. Du point de vue de Compleat, nous offrons délibérément un menu de fonctions et d'éléments de notre logiciel qui permet aux entreprises soit de tout prendre dès le premier jour et de faire un changement radical si c'est ce dont elles ont besoin, soit de chercher à mettre en place ces éléments d'automatisation au cours d'un déploiement progressif ou de projets. Notre objectif est donc vraiment d'aider les entreprises à résoudre leurs problèmes spécifiques et à se concentrer sur ce qui est important et le plus pertinent pour elles. Et c'est sans aucun doute la meilleure façon d'obtenir ce qui est nécessaire.

Tom Livock :
Il semble donc que si je venais chez Compleat, plutôt que de proposer un changement de banque important, vous pourriez proposer une approche personnalisée en fonction de mes besoins.

Charlotte Newman :
Oui, bien sûr.

Tom Livock :
Et comment l'adoption de cette méthode de travail permet-elle de financer les points que nous avons soulevés précédemment ?

Charlotte Newman :
Je pense donc que la chose essentielle à dire est que cette façon de travailler n'est certainement pas seulement au bénéfice des finances. Même si, vous savez, le retour sur investissement pour les finances peut être très rapide et tangible du point de vue des ressources. Elle a également un impact et des avantages pour les parties prenantes opérationnelles de l'entreprise. J'aimerais donc vous parler d'une étude de cas récente réalisée avec l'un de nos clients. Il s'agit d'un client appelé White Horse Federation, un trust multi académique de 37 écoles basé dans le Wiltshire. Ils étaient très désireux de travailler sur l'optimisation des dépenses au sein de leur entreprise. Mais l'obstacle qui les empêchait d'entreprendre cette activité était l'impossibilité d'appliquer les meilleures pratiques lorsqu'ils identifiaient les fournisseurs et les articles préférés. Leur priorité avec nous était donc de mettre en œuvre une solution qui leur permette non seulement d'identifier mais surtout de réaliser des économies sur ce qu'ils dépensaient déjà. Nous y sommes parvenus grâce à l'adoption d'un système d'achat en ligne intégré par l'ensemble du personnel. C'est un outil et une fonction que nous avons dans notre logiciel. Et ils nous ont répondu que, parce que la solution que nous avons fournie avait, vous savez, une expérience utilisateur et une interface simples, l'adoption par l'utilisateur final n'était pas un obstacle pour eux, et ils l'ont maintenant déployé sur près de trois cents membres du personnel.

Charlotte Newman :
Et la façon dont cela fonctionne est que chaque membre du personnel a accès à une pratique d'achat plus pratique et plus rapide en utilisant des fournisseurs en ligne qu'ils connaissaient déjà. Donc, vous savez, un commerce Amazon il y a un an, par exemple. Ainsi, pour la Fédération de Whitehorse, cela n'a pas seulement simplifié la fonction administrative d'un point de vue financier, mais a permis à tous leurs utilisateurs finaux d'accéder à des informations essentielles et de prendre des décisions plus éclairées par rapport au budget disponible lorsqu'ils présentent ou approuvent des demandes d'achat. Il est intéressant de noter qu'une analyse récente effectuée par Compleat a montré que les entreprises pouvaient acheter en moyenne 32 % moins cher sur Amazon Business que chez les fournisseurs existants. Ce n'est donc qu'un exemple de l'impact que peut avoir la collaboration avec les fournisseurs en ligne. Leur principale conclusion est qu'ils peuvent maintenant économiser de l'argent de manière tangible en utilisant Compleat et que la fonction de comptabilité fournisseurs leur a permis de gagner beaucoup de temps et de se concentrer sur des activités plus importantes, ce qui leur a permis d'atteindre les objectifs du projet.

Tom Livock :
Cela semble très intéressant. Vous avez mentionné, je pense que vous en avez déjà parlé, que vous avez vu que les 25 % que vous montrez sur cette diapositive sont liés au processus manuel, aux améliorations manuelles, à l'automatisation pour améliorer l'efficacité de l'équipe financière. Il s'agit donc d'une économie de coûts équivalente à un ETP, un équivalent temps plein. Mais vous l'avez également abordé, et vous avez dit qu'il y a effectivement aussi une amélioration de 32 %. En outre, je pense que c'est en plus des vingt-cinq pour cent. Si je m'adressais à quelqu'un comme Amazon business, si j'ai bien compris.

Charlotte Newman :
Oui, absolument. Donc, quand nous regardons les 32% que nous avons identifiés avec les entreprises Amazon et l'exemple de Compleat, nous traitons des milliards de livres de factures grâce à notre outil de capture de données, et nous mettons ces données dans ce que nous appelons un lac de données. Et nous classons les fournisseurs en fonction des catégories standard d'approvisionnement et pouvons examiner les articles. Ainsi, l'analyse que nous avons effectuée avec Amazon Business portait sur les articles que les entreprises achetaient déjà auprès d'autres fournisseurs et visait à déterminer si elles pouvaient les acheter moins cher auprès d'un fournisseur comme Amazon Business, ce qui était le cas. Et je pense que l'élément clé ici aussi, lorsque l'on parle de fournisseurs en ligne, est que cette évolution concerne également la consolidation des fournisseurs. L'utilisation d'un outil d'achat ou d'un outil d'approvisionnement numérique vous permet de voir exactement avec qui vous achetez. Il se peut que certaines entreprises aient 25 fournisseurs différents pour les fournitures de bureau, et que le coût de ces articles ne soit pas cohérent. En fait, si vous consolidez ces achats et les confiez à un fournisseur comme Amazon business ou Lyrica, vous pouvez réaliser des économies en achetant simplement les mêmes articles que ceux que vous achetez déjà.

Tom Livock :
Ainsi, les 25 pour cent que vous avez mentionnés sur la diapositive sont essentiellement ce que vous verriez peut-être comme un minimum et les économies globales pourraient être nettement plus élevées.

Charlotte Newman :
C'est tout. Donc, les 25 % sont effectivement un point de référence. Nous pouvons donc, comme je l'ai dit, classer les fournisseurs par catégorie et nous fournissons, vous savez, des exemples standard d'un point de référence : si vous dépensez x y z, vous pourriez chercher à économiser ce montant dans cette catégorie particulière en passant à des fournisseurs en ligne.

Tom Livock :
Super. Donc si dans le scénario de Whitehorse dont nous parlons, quelle est la raison pour laquelle ils ont choisi Compleat, pourquoi sont-ils venus vers vous ?

Charlotte Newman :
Ils sont venus nous voir parce qu'ils avaient besoin d'une solution de bout en bout, pas seulement pour les comptes fournisseurs, mais aussi pour l'approvisionnement numérique. Leur principal objectif était d'être en mesure d'entreprendre des projets d'optimisation des coûts. Pour ce faire, ils avaient besoin d'une solution qui leur permette d'avoir accès à toutes ces données avancées sur les dépenses grâce à la saisie des données de facturation, mais aussi d'appliquer les meilleures pratiques à tous leurs utilisateurs finaux. C'est pourquoi l'outil d'achat en ligne est un excellent moyen d'enthousiasmer très rapidement les utilisateurs et de les inciter à utiliser un nouveau logiciel. Vous savez, c'est simple et direct. Il y a une application mobile qui vient avec, donc ce n'est pas un processus énorme et encombrant et l'utilisation de l'achat en ligne et de la solution Compleat leur a permis de le faire.

Tom Livock :
Donc, oui, il semble que vous avez un excellent client et une excellente référence. Oui, il ne nous reste que quelques minutes, alors peut-être que nous pourrions nous tourner vers le public et demander s'il y a des questions du public ? Super. Jetons un coup d'oeil. Donc, il y a une société de médias basée à Manchester. On dirait une question de Sarah, et ils ont un système ERP Oracle. Pouvez-vous intégrer avec Oracle ?

Charlotte Newman :
Oui, Sarah. Absolument, nous le pouvons. Compleat peut donc s'intégrer avec n'importe quel ERP ou logiciel de comptabilité utilisé, soit par le biais d'une intégration existante, ce que nous appelons une intégration prête à l'emploi, soit par le biais de nos APIs, qui nous permettent de configurer le flux de données avec n'importe quel logiciel de comptabilité ou ERP utilisé.

Tom Livock :
Super. Et la question de Peter à Doncaster. Il travaille pour une petite entreprise de fabrication et il demande si Compleat convient à une petite entreprise parce qu'il semble que nous ayons parlé d'un marché moyen potentiellement. Et nous avons également mentionné Oracle, qui a tendance à être un secteur plus important du marché, donc est-ce que Compleat convient à une petite entreprise ainsi qu'à une plus grande entreprise ?

Charlotte Newman :
Oui, merci. Merci pour la question, Peter. Et absolument. Je pense que l'élément clé de l'offre complète est une solution qui peut être mise en œuvre en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise. Que vous soyez, vous savez, une PME ou une grande entreprise. Et c'est juste à cause de ce genre de menu pick mix que j'ai déjà mentionné. Vous n'avez pas besoin de prendre la solution complète, vous pouvez commencer petit et aussi commencer avec ce genre de projets d'automatisation lorsque vous êtes à un stade plus petit de l'entreprise, si vous cherchez à vous développer, il n'y a pas de meilleur moment pour regarder l'automatisation qu'à ce moment-là parce que lorsque vous vous développez, ces processus sont déjà en place et vous ne comptez pas sur l'embauche de personnel supplémentaire. Mais oui, absolument génial pour les petites entreprises aussi.

Tom Livock :
Et une autre question vient d'arriver sur l'étude de cas, l'étude de cas de Whitehorse. Vous avez mentionné le business d'Amazon à Los Angeles, oui. Avec quels fournisseurs en ligne Compleat peut-il travailler ?

Charlotte Newman :
Oui, c'est une bonne question. J'ai mentionné Amazon Business et Lyrica, et nous avons d'autres intégrations existantes avec des entreprises comme Commercial, YPO et Brown's Books, par exemple, mais il y a quelque chose qui nous tient vraiment à cœur, qui est en version bêta pour le moment et qui sera lancé officiellement en 2022, c'est que nous sommes en train de créer une extension Chrome, qui permet de faciliter les achats en ligne dans notre produit avec presque tous les détaillants en ligne. Ainsi, à l'avenir, les clients pourront nous dire, vous savez, voici nos cinq principaux fournisseurs en ligne. Pouvons-nous obtenir des intégrations avec eux ? Nous leur répondrons que oui, et nous continuerons à développer ce marché en ligne au sein de notre plateforme.

Tom Livock :
Il semble donc que vous ayez une manière très flexible de travailler avec non seulement les fournisseurs que vous avez déjà mentionnés, mais aussi avec beaucoup, beaucoup de fournisseurs différents, en fonction de ce que veulent vos clients.

Charlotte Newman :
Oui, absolument. Permettre aux clients de déterminer ce qui est le mieux pour eux et les fournisseurs avec lesquels ils veulent travailler.

Tom Livock :
Oui, je suis conscient. Nous sommes dans les temps. Alors, une dernière question pour moi, qu'est-ce que vous en pensez ? Si vous regardez dans votre boule de cristal en 2022 et que vous leur donnez l'annonce du Plan B d'hier, à quoi ressemble 2022 pour les comptes fournisseurs ?

Charlotte Newman :
Je pense que vous avez mentionné l'annonce. Je pense que nous verrons la même chose dans le domaine des achats et des comptes créditeurs, une augmentation de la demande d'automatisation, car les entreprises se concentrent plus clairement sur la rationalisation de leurs processus pour permettre différents styles de travail, et aussi sur l'optimisation de leurs budgets et de leur personnel. Je pense donc que nous verrons des thèmes très similaires à l'approche de 2022.

Tom Livock :
Super. Merci. Merci, Charlotte. Merci beaucoup de vous joindre à nous. J'apprécie vraiment votre soutien et votre contribution.

Charlotte Newman :
Merci, Tom.

Tom Livock :
Et merci à l'auditoire de se joindre à nous. Le lien sera fourni. Si vous voulez revenir à ce webinaire, veuillez cliquer sur le lien. Et si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter, Charlotte ou moi, et nous vous répondrons. Sans plus tarder, je vous remercie de vous être joints à nous et je vous souhaite une excellente journée.

Charlotte Newman :
Merci à tous.

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