Aider le Wildfowl & Wetlands Trust à collecter 35 000 dons par débit direct chaque mois.

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"Nous effectuons environ 35 000 transactions dans deux fichiers de débit direct par mois. Avec AccessPay, il ne faut que quelques minutes pour les télécharger, c'est vraiment fluide et rationalisé."

Jennelle Murray-King

Le site Wildfowl and Wetlands Trust (WWT) is a leading international wetland conservation organisation working to protect wetlands and threatened wetland species. As a UK charity, a substantial proportion of WWT’s income comes from supporter’s donations; with the charity processing over 35,000 recurring donations via Direct Debit every month.

With these volumes, a robust collections process is essential for them to collect both their regular donation portfolio and membership subscriptions.

 

Les échéances et les décisions...

Mais WWT devait respecter une date limite pour l'arrêt de son logiciel existant, sur site, ainsi qu'une mise à niveau coûteuse pour le renouvellement.

"Avant AccessPay, nous étions tributaires du matériel. Pour traiter les paiements, il fallait se lever de son bureau et se connecter à une autre machine. Le fait de disposer de cette flexibilité a rendu notre traitement beaucoup plus rapide et plus accessible pour les autres membres de l'équipe."

L'organisation caritative s'est retrouvée face à un choix :

Ils pouvaient rester avec leur fournisseur actuel, qui leur proposait un contrat coûteux, à durée déterminée, avec un plafond annuel sur le nombre d'opérations de paiement autorisées, après quoi ils devaient payer des frais importants pour chaque paiement individuel.

This transaction-based contract would severely interfere with the future growth plans of the organisation, which are hugely dependent on the ability to process tens-of-thousands of Direct Debit instructions every month. Or they could explore other options.

 

Une meilleure façon de collecter

 "En tant qu'organisation, nous voulions adopter un mode de travail davantage basé sur le cloud. La sécurité, les avantages commerciaux et la flexibilité sont autant d'améliorations considérables."

AccessPay a permis à WWT de passer à une plateforme d'intégration basée sur le cloud, qui a instantanément résolu les problèmes d'accessibilité. En conséquence, WWT n'était plus limité à travailler à partir d'une seule machine, car les utilisateurs désignés étaient en mesure de gérer leurs collections à partir de n'importe quel appareil, dans n'importe quel endroit, chaque fois que cela était nécessaire.

Cette flexibilité accrue s'accompagne d'avantages en matière de sécurité, puisque la plateforme AccessPay, basée sur le cloud, permet un processus de reprise après sinistre plus simple, ainsi qu'une connectivité sécurisée à Bacs et l'introduction d'un processus automatisé pour signaler toute erreur ou tout doublon à des fins de réconciliation.

 "Nous effectuons environ 35 000 transactions dans deux fichiers de débit direct par mois. Avec AccessPay, il ne faut que quelques minutes pour les télécharger, c'est un processus vraiment fluide et rationalisé."

Mais le plus grand avantage de tous était le modèle d'abonnement annuel fixe d'AccessPay. Sans frais de transaction, sans mises à niveau gratuites et avec un seul forfait annuel à payer, WWT a enfin pu déterminer combien lui coûterait réellement la collecte de ses dons mensuels.

"Maintenant, nous pouvons planifier les cinq prochaines années en toute confiance, en sachant exactement combien nous allons payer AccessPay, même si nos dons de charité continuent d'augmenter."

En fin de compte, cela signifie que l'organisation caritative a pu poursuivre ses ambitieux plans d'expansion sur cinq ans, sans avoir à s'inquiéter d'une forte augmentation des prix ou de coûteux plafonds de transaction.

 

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