L'Université de Bradford modernise sa fonction financière avec AccessPay pour un traitement transparent des salaires et des frais de scolarité

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"Bien faire les choses est une grande responsabilité - nous traitons des prélèvements automatiques qui sont une obligation légale et des centaines de salaires".

Ben Petty, responsable des opérations financières, Université de Bradford

En tant qu'ancien responsable de la paie, Ben Petty comprend l'importance d'utiliser un connecteur bancaire numérique comme AccessPay. Le responsable des opérations financières de l'université de Bradford gère quatre équipes, dont la paie et les comptes débiteurs. AccessPay a permis aux deux fonctions de se mettre à niveau, avec une transition sans heurts depuis leur fournisseur historique.

Il a déclaré : "Nous n'avons aucun problème avec AccessPay, quel qu'il soit. La plateforme est intuitive et cela nous convient."

 

 

À quoi sert l'équipe financière avec AccessPay ?

AccessPay permet à l'Université de Bradford d'effectuer 1 600 paiements de salaires par mois via Bacs. La petite équipe télécharge les fichiers de paiement en trois fois via la solution logicielle AccessPay Bacs.

Les paiements des comptes débiteurs comprennent les prélèvements automatiques des frais de scolarité, que Ben décrit comme étant "au cœur même" de leur financement. D'un mois à l'autre, les recouvrements vont de 7 000 à 30 000 £. Par ailleurs, les comptes créditeurs utilisent AccessPay pour les paiements des fournisseurs, traités sur une base hebdomadaire, dans des volumes variés.

 

Quel a été votre catalyseur de changement ?

En 2017, il était temps de moderniser la fonction financière de l'université pour qu'elle devienne basée sur le cloud. Au lieu d'utiliser un ordinateur désigné sur place pour traiter les paiements, ils voulaient de la flexibilité, une meilleure UX et des mesures de sécurité supplémentaires. Le logiciel Bacs en place était "très démodé dans son aspect et les problèmes de compatibilité avec le système d'exploitation grignotaient le temps de l'équipe informatique interne".

Ben raconte : "Nous utilisions notre ancien fournisseur depuis longtemps, mais il insistait pour une mise à niveau coûteuse, car une mise à jour de sécurité signifiait que l'ancienne plate-forme n'était plus prise en charge. La première fois que nous en avons eu connaissance, c'était par un très long e-mail avec beaucoup de surlignage en rouge - nous avions l'impression d'être expulsés et nous n'aimions pas cette approche."

L'équipe a décidé de faire des recherches sur le marché et, après avoir comparé trois fournisseurs, est passée en direct avec AccessPay au début de 2018. "La mise en œuvre a été vraiment simple, cela n'aurait pas pu être plus facile" s'enthousiasme Ben.

Ben Petty, directeur des opérations financières

Pourquoi AccessPay était-il la bonne solution FinTech pour vous ?

AccessPay relie les systèmes de back-office des finances et de la paie de l'université de Bradford à la banque Lloyds. Le nouveau système est non seulement abordable mais aussi adapté à leurs besoins. Par exemple, AccessPay a intégré un moyen permettant à une deuxième personne de l'équipe de vérifier et d'approuver les fichiers de paiement avant qu'ils ne soient soumis.

"C'était vraiment important car cela ajoute une mesure de sécurité supplémentaire, mais c'est également flexible et peut être contourné si nous avons des problèmes de ressources" explique Ben. "Lorsque la pandémie a frappé, cette flexibilité intégrée a été une bénédiction, car nous n'avions que deux employés avec des lecteurs de cartes à puce, donc s'ils étaient dans l'incapacité de travailler, cela signifiait que nous pouvions encore payer les salaires de notre personnel."

 

Quel est le principal avantage d'utiliser AccessPay ?

"Ce qui place AccessPay au sommet, c'est que le support clientCe qui est génial ", rapporte Ben. Il décrit comment l'équipe de support est venue à la rescousse en dehors des heures de travail en 2019, lorsqu'une mise à jour interne de Windows avait causé des problèmes avec leur certificat HSM.

"L'équipe informatique de l'université n'était pas disponible et nous paniquions parce que notre paie était due. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un problème lié à AccessPay, nous avons appelé l'équipe d'assistance dans l'espoir d'obtenir des conseils et ils ont pris le contrôle à distance et ont réglé le problème pour nous. J'étais tellement reconnaissant pour leur aide - c'est seulement grâce à eux que nous avons pu payer notre personnel à temps."

Ben fait également l'éloge de l'approche proactive de l'équipe d'assistance à la clientèle d'AccessPay qui envoie régulièrement des mises à jour de la version et des rapports d'avancement par e-mail.

 

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