Améliorer la visibilité de la trésorerie et l'automatisation des paiements dans le secteur juridique

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"AccessPay me donne une flexibilité supplémentaire lors de l'approbation des paiements, car je peux les libérer en toute sécurité via mon mobile. Pour moi, c'est énorme dans un monde post-pandémique."

Directeur financier du Royaume-Uni

Ce cabinet d'avocats multinational a adopté l'automatisation des paiements pour améliorer l'efficacité, la sécurité et réduire le risque d'erreurs manuelles au sein de ses équipes financières internationales très occupées... 

Effectuant plus de 20 000 transactions par mois, l'entreprise traite plusieurs types de paiements par le biais d'AccessPay, notamment les salaires et les paiements des fournisseurs. via Bacsdes paiements importants via CHAPS et Transactions SEPA aux clients européens.

La capacité d'accélérer les processus opérationnels - avec précision et en toute sécurité - a été primordiale pour le cabinet d'avocats du top 10 mondial, alors que les volumes transactionnels continuent de croître.

 

Le cabinet a des bureaux dans 28 pays

 

Depuis 2015, notre plateforme logicielle financière a ajouté l'automatisation des processus suivants pour eux :

  • Transfert de l'argent des clients à partir du système Elite ERP
  • Automatisation des paiements aux fournisseurs
  • Paie pour les employés britanniques - de SAP via Bacs
  • Effectuer des paiements SEPA vers NatWest, HSBC et ING
  • Envoi et réception déclarations de toutes les banques

AccessPay répond également aux demandes spécifiques du secteur juridique, telles que la séparation de la visibilité entre les paiements des partenaires et autres.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Combien de personnes travaillent dans votre équipe et où sont-elles basées ?

Au Royaume-Uni, j'ai cinq personnes qui publient SWIFT et Bacs au jour le jour, et 26 autres personnes font partie de l'équipe basée en Inde.

 

Comment trouvez-vous le processus d'utilisation d'AccessPay ?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Cela me donne beaucoup de flexibilité supplémentaire, car même si l'Internet tombe en panne, je peux accéder à AccessPay via mon téléphone et effectuer des paiements. Pour moi, c'est énorme.

 

Comment utilisez-vous le système ?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Les paiements d'un montant inférieur ou égal à 20 000 £ sont versés directement et tout montant supérieur est soumis à une vérification secondaire intégrée au système. C'était un peu une couverture de confort de savoir que nous ne libérions pas de grosses sommes sans qu'elles soient vérifiées.

Bien que nous ayons maintenant suffisamment confiance dans le système pour envisager d'augmenter cette limite.

 

AccessPay fait office de passerelle SWIFT pour le cabinet d'avocats.

 

Quelle est une caractéristique unique que vous appréciez dans AccessPay ?

Vous êtes notre SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Comment avez-vous vu les équipes financières évoluer au cours de votre carrière ? Comment la technologie a-t-elle joué un rôle ?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Grâce à la technologie, la plupart des tâches manuelles liées à la finance et à la trésorerie peuvent désormais être automatisées, réduisant ainsi de manière sûre le nombre de points de contact physiques dont une équipe a besoin.

 

L'ancien secteur du papier évolue grâce aux FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Comment pensez-vous qu'AccessPay sera utilisé à l'avenir dans les cabinets d'avocats internationaux ?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Ainsi, quelle que soit la destination de ce paiement dans le monde, et quelle que soit la devise dans laquelle il est libellé, il sera acheminé via AccessPay.

 

Enfin, recommanderiez-vous la plateforme AccessPay à d'autres cabinets d'avocats ?

Eh bien, pas à nos concurrents directs, car nous ne voudrions pas leur donner cet avantage (rires).

 

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