Améliorer la visibilité de la trésorerie et l'automatisation des paiements dans le secteur juridique

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"AccessPay me donne une flexibilité supplémentaire lors de l'approbation des paiements, car je peux les libérer en toute sécurité via mon mobile. Pour moi, c'est énorme dans un monde post-pandémique."

Directeur financier du Royaume-Uni

Ce cabinet d'avocats multinational a adopté l'automatisation des paiements pour améliorer l'efficacité, la sécurité et réduire le risque d'erreurs manuelles au sein de ses équipes financières internationales très occupées... 

Effectuant plus de 20 000 transactions par mois, l'entreprise traite plusieurs types de paiements par le biais d'AccessPay, notamment les salaires et les paiements des fournisseurs. via Bacsdes paiements importants via CHAPS et Transactions SEPA aux clients européens.

La capacité d'accélérer les processus opérationnels - avec précision et en toute sécurité - a été primordiale pour le cabinet d'avocats du top 10 mondial, alors que les volumes transactionnels continuent de croître.

 

Le cabinet a des bureaux dans 28 pays

 

Depuis 2015, notre plateforme logicielle financière a ajouté l'automatisation des processus suivants pour eux :

  • Transfert de l'argent des clients à partir du système Elite ERP
  • Automatisation des paiements aux fournisseurs
  • Paie pour les employés britanniques - de SAP via Bacs
  • Effectuer des paiements SEPA vers NatWest, HSBC et ING
  • Envoi et réception déclarations de toutes les banques

AccessPay répond également aux demandes spécifiques du secteur juridique, telles que la séparation de la visibilité entre les paiements des partenaires et autres.

Nous sommes fiers de soutenir l'un des plus grands cabinets d'avocats au monde, qui compte plus de 4 000 employés travaillant dans tous les principaux secteurs et disciplines. Pour expliquer la différence que fait AccessPay, nous avons discuté avec l'un de ses responsables financiers basé au Royaume-Uni.

 

QUESTIONS ET RÉPONSES

Combien de personnes travaillent dans votre équipe et où sont-elles basées ?

Au Royaume-Uni, j'ai cinq personnes qui publient SWIFT et Bacs au jour le jour, et 26 autres personnes font partie de l'équipe basée en Inde.

 

Comment trouvez-vous le processus d'utilisation d'AccessPay ?

La vie est beaucoup plus facile avec AccessPay. L'installation est simple et il suffit d'un clic pour que tout soit fait. Le système signale tout ce qui nécessite une attention particulière, ce qui vous permet de vous référer à AccessPay, ou si ce n'est pas le cas, vous savez que c'est un problème avec la banque.

Cela me donne beaucoup de flexibilité supplémentaire, car même si l'Internet tombe en panne, je peux accéder à AccessPay via mon téléphone et effectuer des paiements. Pour moi, c'est énorme.

 

Comment utilisez-vous le système ?   

En moyenne, mon équipe traite plus de 20 000 transactions par mois, pour une valeur de plus de 100 millions de livres sterling. L'équipe britannique est dans le système toute la journée car nous envoyons et recevons automatiquement des fichiers de paiement à AccessPay toutes les 20 minutes. Environ 99% de ces transactions sont approuvées sans qu'aucune autre action ne soit requise.

Les paiements d'un montant inférieur ou égal à 20 000 £ sont versés directement et tout montant supérieur est soumis à une vérification secondaire intégrée au système. C'était un peu une couverture de confort de savoir que nous ne libérions pas de grosses sommes sans qu'elles soient vérifiées.

Bien que nous ayons maintenant suffisamment confiance dans le système pour envisager d'augmenter cette limite.

 

AccessPay fait office de passerelle SWIFT pour le cabinet d'avocats.

 

Quelle est une caractéristique unique que vous appréciez dans AccessPay ?

Vous êtes notre SWIFT et notre voix dans le réseau de paiements, ce qui est très important. Ce que je préfère, c'est la facilité de validation des paiements SWIFT : vous cliquez dessus, vous le voyez, vous le soumettez et il disparaît. C'est cette rapidité qui change vraiment la donne.

Nous avons fait un test de vitesse un jour en déposant un fichier dans AccessPay et en mesurant le temps qu'il fallait à l'autre partie pour confirmer ces fonds. Le délai était de trois minutes. Encore une fois, c'est énorme car cela signifie que nous pouvons effectuer beaucoup plus de paiements.

 

Comment avez-vous vu les équipes financières évoluer au cours de votre carrière ? Comment la technologie a-t-elle joué un rôle ?

Personnellement, j'ai appris qu'il existait un tout nouveau monde en termes d'automatisation et de possibilités. Historiquement, les cabinets juridiques étaient très axés sur le papier et exigeaient qu'un associé signe physiquement les paiements avant qu'ils ne soient saisis dans un système et transmis au processus.

Le secteur a tellement évolué depuis mes débuts il y a 35 ans. À l'époque, il fallait employer des caissiers pour taper les montants et courir après les partenaires dans le bureau pour obtenir des signatures. Les euros n'existaient pas et nous devions convertir les devises manuellement.

Grâce à la technologie, la plupart des tâches manuelles liées à la finance et à la trésorerie peuvent désormais être automatisées, réduisant ainsi de manière sûre le nombre de points de contact physiques dont une équipe a besoin.

 

L'ancien secteur du papier évolue grâce aux FinTech

 

Si quelqu'un m'avait dit cela en 1987, j'aurais pensé "il n'y a pas d'avenir dans ce métier", mais il y a un avenir, c'est juste une façon différente de travailler. L'utilisation d'une plateforme basée sur le cloud comme AccessPay nous permet d'envoyer et d'approuver numériquement les paiements en quelques secondes et d'obtenir une visibilité en temps réel de la trésorerie dans plusieurs juridictions.

Nous sommes passés du statut de caissier à celui d'analyste financier, ce qui nous a permis de comprendre la structure d'éléments tels que les paiements SWIFT. Cette façon de travailler a permis à toute l'équipe d'acquérir une connaissance beaucoup plus approfondie de l'espace et de l'infrastructure de paiement.

 

Comment pensez-vous qu'AccessPay sera utilisé à l'avenir dans les cabinets d'avocats internationaux ?

AccessPay a un rôle à jouer pour que nous continuions à être un acteur mondial. L'objectif est que tous nos bureaux dans le monde utilisent une seule plate-forme. Cela comprendrait un outil de gestion de trésorerie avec une visibilité sur les différentes devises.

Ainsi, quelle que soit la destination de ce paiement dans le monde, et quelle que soit la devise dans laquelle il est libellé, il sera acheminé via AccessPay.

 

Enfin, recommanderiez-vous la plateforme AccessPay à d'autres cabinets d'avocats ?

Eh bien, pas à nos concurrents directs, car nous ne voudrions pas leur donner cet avantage (rires).

 

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