Aider le Conseil d'Argyll et Bute à traiter les salaires et à collecter les taxes municipales par débit direct.

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"L'une des caractéristiques les plus remarquables d'AccessPay est son personnel. La qualité et la rapidité des réponses dépassent celles de toutes les entreprises avec lesquelles je traite."

Ken Wong, administrateur du système des recettes

Conseil d'Argyll et Bute est l'un des 32 conseils d'autorité unitaire d'Écosse, dont l'administration couvre le deuxième plus grand territoire de tous les conseils écossais. Traiter une grande quantité d'argent public et financer des services importants sur une base quotidienne ; avoir un processus de paiement sécurisé, robuste et conforme en place était primordial.

 

L'échéance de SHA-2

Mais lorsque Bacs a annoncé qu'il prévoyait de passer aux certificats SHA-2 et de ne plus prendre en charge les anciens protocoles de connexion d'ici le 13 juin 2016, Argyll & Bute ne pouvait tout simplement pas se permettre d'avoir des problèmes avec le traitement de la taxe municipale, des prestations, des paiements des fournisseurs et des salaires.

Ils se sont donc retrouvés sur le marché à la recherche d'une solution capable de fournir une connectivité sécurisée à Bacs. La plateforme devait être facile à utiliser, efficace et contenir les flux d'approbation rigoureux pour la vérification et la soumission de multiples fichiers de paiement.

"Les fonctions d'utilisateur désigné d'AccessPay sont très utiles pour nous en tant que conseil. Le fait qu'il y ait différents niveaux ; certains utilisateurs peuvent avoir accès à tous les types de fichiers, tandis que d'autres n'ont accès qu'à un seul type de fichier, correspond bien à la façon dont nous travaillons à Argyll and Bute".

 

Vitesse et valeur ajoutée

Parce que le projet était d'une telle priorité pour le Conseil d'Argyll & Bute afin de garantir une contingence opérationnelle avant la date limite de Bacs SHA-2, un processus de mise en œuvre court et sans tracas était essentiel. En effet, les conséquences de tout contretemps ou temps d'arrêt auraient pu affecter la vie de milliers de personnes.

La mise en place a nécessité une connectivité Bacs sécurisée pour 12 utilisateurs, liés à 11 numéros d'utilisateurs de services différents, avec la possibilité de traiter 14 types de fichiers différents à tout moment, avec une récupération automatisée des données suivantes AUDDIS pour les prélèvements automatiques. Tout cela a été livré en quelques semaines.

"L'une des caractéristiques les plus remarquables d'AccessPay est son personnel. Toutes les personnes avec lesquelles j'ai traité chez AccessPay sont très compétentes et informées... la qualité et la rapidité des réponses dépassent celles de toutes les entreprises avec lesquelles je traite."

Nous obtenons généralement une réponse à une demande d'assistance dans l'heure, parfois dans les dix minutes ! Et il ne s'agit pas d'une réponse automatisée, mais d'un véritable humain qui est tout à fait disposé à nous aider." Ken Wong, Administrateur système des revenus, Argyll & Bute

En plus de gagner en rapidité, la plateforme elle-même devait apporter des gains d'efficacité significatifs à l'équipe d'Argyll & Bute.
La plateforme de connectivité bancaire d'AccessPay a permis à son personnel de consacrer plus de temps à des tâches autres que le traitement et le travail sur les fichiers de paiement. Le personnel a ainsi pu récupérer des heures de temps précieux grâce à un processus automatisé qui est non seulement plus rapide, mais aussi beaucoup plus sûr.

 

Atténuer les risques

En tant qu'organisation du secteur public, la conformité avec les diverses lois et réglementations était également une préoccupation majeure de l'équipe. Alors qu'historiquement, ils auraient traité manuellement les données à des fins d'audit, passant des jours à documenter des mois et des mois de détails à partir de vieux fichiers, la piste papier automatisée d'AccessPay signifiait que toutes les informations historiques nécessaires pouvaient être téléchargées en quelques minutes.

"Le système lui-même est rapide et simple. Le fait qu'AccessPay dispose d'une piste d'audit, vous indiquant exactement ce qui a été transmis, quand et pour quel montant, s'est avéré très utile. En temps normal, il nous aurait fallu un certain temps pour retrouver les fichiers et lancer ce processus, ce qui nous a fait gagner beaucoup de temps."

Un autre avantage clé en matière de sécurité pour Argyll & Bute était la possibilité de définir de multiples étapes d'autorisation via la plate-forme elle-même, avec une séparation claire des tâches afin que les cadres supérieurs puissent garder le contrôle de qui peut voir quoi et quand ; ce qui était particulièrement utile pour traiter des informations sensibles comme les avantages sociaux et la paie.

Ce niveau de contrôle a non seulement permis au personnel d'avoir l'assurance que ses processus étaient robustes, mais il a également permis de réaliser d'importants gains de temps, car le personnel ne passait plus beaucoup de temps à chercher les dossiers qu'il devait vérifier ou approuver.

 

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