Rahoitusalan transformaatio avautuu

EP 1: Charlotte Newmanin ja maksettavien tilien tehokkuuden parantaminen

Joulukuun 9. päivänä AccessPay isännöi avajaistilaisuutta heidän Rahoitusalan transformaatio avautuu sarja.

Otsikolla Tehokkuuden lisääminen ostoreskontrasta maksettavassa kirjanpidossa, LinkedIn Live -palvelussa järjestetty virtuaalinen tapahtuma käynnisti käynnissä olevan suoratoistosarjan, ja yhteistyössä seuraavien tahojen kanssa Täydellinen ohjelmisto, keskusteli nykyaikaisten maksuprosessien parhaista käytännöistä.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4: tämä DvQZynEQ8e4 äänitiedosto oli automaattisesti transkriboitu Sonix kanssa parhaat puhe-teksti-algoritmit. Tämä transkriptio saattaa sisältää virheitä.

Tom Livock:
Hei, hyvää huomenta ja lämpimästi tervetuloa tähän uuteen sarjamme, Finance Transformation Unlocked, ensimmäiseen osaan. Nimeni on Tom Livock. Olen Access Payn työntekijä. Kutsumme avainhenkilöitä ja yrityksiä talous- ja rahoitusmaailmasta kertomaan meille kokemuksistaan rahoitustoimintojen nykyaikaistamisessa ja automatisoinnissa. Toivomme, että näistä keskusteluista on hyötyä niille organisaatioille, jotka pyrkivät parantamaan nykyisiä prosesseja ja lisäämään tehokkuuttaan. Järjestämme sarjan suorana lähetyksenä LinkedInissä, ja nauhoitettu sisältö on saatavilla pyynnöstä YouTuben kautta ja podcastina katsojillemme ja kuuntelijoillemme. Linkki jaetaan verkkosivujemme kautta tapahtuman jälkeen. Ja jos sinulla on kysyttävää, käytä oikealla puolella olevaa chat-toimintoa, niin vastaamme kysymyksiin sitä mukaa, kun tämä on ensimmäinen tapahtuma. Toivotamme tervetulleeksi Charlotte Newmanin, Compleat Softwaren myyntipäällikön.

Charlotte Newman:
Huomenta, Tom, kiitos, että sain olla täällä, olen todella innoissani, että saan aloittaa tämän sarjan.

Tom Livock:
Kyllä, hienoa. Kiitos, Charlotte. Compleat on siis uusi AccessPayn kumppanimme, ja se on erikoistunut toimittamaan toimitus- ja puheautomaatio- sekä osto- ja maksuratkaisuja. Jos AccessPay on yrityksen spec office -järjestelmän ja pankin välissä, Compleat on yrityksen ERP- tai back office -järjestelmän edessä ja tarjoaa laskujen tai ostojen hyväksymispalvelun. Kutsuimme Charlotten tänään mukaan jakamaan parhaita käytäntöjä nykyaikaisiin kirjanpitoprosesseihin, ja seuraavien noin 30 minuutin aikana keskustelemme siitä, miten taloushallinnon tiimit ja erityisesti kirjanpitopalvelut sopeutuvat uusiin etätyöskentelytapoihin ja miten nämä asiakkaat varmistavat ratkaisujensa tulevaisuudennäkymät myös vuoteen 2020 mennessä, erityisesti Borisin eilisten uutisten vuoksi. Charlotte, miten kirjanpitovelalliset ovat muuttuneet?

Charlotte Newman:
Uskon, että erityisesti viimeisten noin 18 kuukauden aikana olemme havainneet, että toimintatapamme yrityksinä on muuttunut perusteellisesti, ja näin ollen myös hankintamenettelyn on täytynyt muuttua sen myötä. On tapahtunut valtava siirtyminen hybridityöskentelyyn, ja erityisesti eilisillan jälkeen. Tämä on nyt eräänlainen uusi normaalitilanteemme, mikä tarkoittaa, että rahoitustoimintojen on täytynyt muuttua ja sopeutua, jotta tämä toiminto voisi jatkossakin toimia menestyksekkäästi. Suurin muutos ja vaikutus on siis ehdottomasti ollut tällä alalla.

Tom Livock:
Entä mitä ongelmia rahoitustoiminnot kohtaavat etätyön tai hybridityön yhteydessä?

Charlotte Newman:
Perinteisesti AP-tiimit olivat toimistossa yhdessä, yhdessä paikassa, tai manuaalinen prosessi, jossa laskut tulostettiin, kävellen kollegoiden luo kysymään kysymyksiä, jättäen laskut pöydälle allekirjoitettavaksi ja keskustellen teekupposen ääressä. Kaikki tämä oli hyvin normaalia. Vaikka tällainen manuaalinen prosessi on aina ollut aikaavievää, nyt se on muuttunut entistäkin kestämättömämmäksi. Puhumme monien yritysten kanssa, jotka siirtyvät käyttämään sähköpostia oletusarvoisesti laskutusprosessin hallintaan tarkistaakseen rahoitusanalyysin, koodauksen ja saadakseen asiat hyväksytyksi. Ongelmana siinä on kuitenkin näkyvyyden ja valvonnan puute. Ei ole tilintarkastusta siitä, missä tapahtumat ovat, mitä niille on tähän mennessä tapahtunut, mitä niille pitää vielä tapahtua tai miksi? Se jättää taloushallinnon hyvin pitkälti pimentoon, mutta ei myöskään tarjoa näkyvyyttä tai reaaliaikaista tietoa muille liiketoiminnan keskeisille sidosryhmille. Joten oletusarvoisesti suurin ongelma on mielestäni se, että prosessi on hyvin irrallinen.

Tom Livock:
Näkyvyyden puute, valvonnan puute, epäyhtenäinen prosessi ja se, että se vie paljon aikaa, on todellinen ongelma taloushallinnon tiimeille. Mutta mikä on todellinen vaikutus taloushallinnon tiimeille?

Charlotte Newman:
Vaikutukset ilmenevät siis useissa eri ongelmissa. Se voi olla maksuviivästyksiä, kun laskuja ei nähdä ja käsitellä riittävän nopeasti, jolloin saatetaan saada päällekkäisiä laskuja, koska toimittajilta on tullut perintälaskuja tai laskuja. Tämä kaikki johtaa ongelmallisiin tai epätarkkoihin siirtovelkoihin kuukauden lopussa, koska taloushallinto ei tiedä tai näe tarkalleen, minkä kanssa se työskentelee, koska sillä ei ole reaaliaikaista tietoa. Edes sähköpostiviestit ja muut vastaavat eivät anna reaaliaikaista tilapäivitystä. Luulen, että suurin ongelma on se, ettei ole näkyvyyttä, että menot ylittyvät, ennen kuin ne on sidottu, koska ostoja tehdään juuri nyt. Huomaamme, että taloushallinto näkee ensimmäisen kerran, mitä ostetaan ja mihin rahaa käytetään, kun lasku saapuu. Tällaisen uskomattoman epäyhtenäisen prosessin vuoksi todellista valvontaa ei ole, ja taloushallinnosta tulee pelkkää hallintoa. Heidän on vain kirjattava lasku ja saatava se maksettua siinä vaiheessa. Rahoitustiimillä on paljon tärkeämpiä operatiivisia tehtäviä, joihin ne haluavat ja joihin niiden pitäisi keskittyä. Tällainen prosessi voi todella vaikuttaa heidän aikaresursseihinsa, mutta se vaikuttaa myös niiden tietojen laatuun, joita he toimittavat osana kuukausittaista raportointia ylimmälle johdolle. Taloushallinnon on siis saatava tarkka tilannekatsaus milloin tahansa siitä, mitä on meneillään, ja se on uskomattoman vaikeaa tällaisessa manuaalisessa, hajanaisessa prosessissa.

Tom Livock:
Niin, kuten sanotte, se on todellinen haaste, eikö olekin? Mutta oletan, että sillä on vaikutusta myös laajempaan liiketoimintaan?

Charlotte Newman:
Kyllä, ehdottomasti. Henkilöstö tekee ostoksia yhä useammin siellä, missä he ovat, ja tavarat toimitetaan sinne, missä he ovat, esimerkiksi kotiin tai etänä. Sitten on varmistettava, että laskut lähetetään ajoissa sinne, missä AP-tiimi on. Joten jostain, jonka pitäisi olla yksinkertaista ja helppoa, on tullut paljon vaikeampaa. Olemme myös havainneet, että ostot tehdään yhä useammin verkkokauppiailta, usein luottokortilla eikä yrityksen tilillä, koska se on henkilöstölle tuttua ja helppoa. Ja he päätyvät vain tavallaan vaatimaan näitä kuluja takaisin kuluihin kuun lopussa. Kaikki tämä johtaa siis siihen, että taloushallinto ei valvo asiaa ja heille aiheutuu ylimääräistä työtaakkaa, mutta myös budjettipäälliköillä ja osastopäälliköillä ei ole todellista näkemystä siitä, mitä heidän tiiminsä käyttävät minkäkin toimittajan kanssa, ja onko toimittajan valinnassa alun perin noudatettu asianmukaista huolellisuutta? Ja miten tämä vaikuttaa lopulta heidän tiiminsä budjettiin? Vaikka he yrittäisivätkin seurata asioita erittäin perusteellisesti taulukkolaskentaohjelmissa ja niin edelleen, se ei koskaan ole reaaliaikaista tai riittävän tarkkaa, kun kyse on tietojen käyttämisestä tietoon perustuvien päätösten tekemiseen. Ja tämä kaikki vaikuttaa valtavasti laajempaan liiketoimintaan taloushallinnon ulkopuolella.

Tom Livock:
Joo, ymmärrän sen todella. Compleat ei siis käsittele pelkästään rahoituskysymystä. Kyse on itse asiassa myös laajemman liiketoiminnan auttamisesta. Niin. Mitkä ovat kokemuksenne mukaan tärkeimmät muutosvoimat, kun asiakkaanne tai potentiaalinen asiakas tulee luoksenne? Mitkä ovat ne keskeiset tekijät, joita he etsivät, kun he tulevat luoksenne?

Charlotte Newman:
Uskon, että on kolme yhteistä teemaa, joista puhumme. Ensimmäinen ja edelleen suurin niistä on halu poistaa manuaaliset prosessit. Tämä koskee laskujen näppäilyä, rahoituskoodien manuaalista määrittelyä jokaiselle saapuvalle laskulle tai kirjaimellisesti paperipinojen tulostamista ja uudelleen skannaamista sekä laskuja, joissa on fyysinen allekirjoitus. Puhumme tällä hetkellä päivittäin taloushallinnon tiimin jäsenille, jotka ovat hyvin pitkälti tulleet tiensä päähän. Heillä ei ole aikaa käsitellä sitä, mitä heillä jo on, puhumattakaan kysynnän kasvusta sovellusten näkökulmasta. Heillä ei ole varaa tai halua palkata lisää henkilöstöä ongelman hallintaan. Ja viime kädessä yritykset tietävät, ettei se ole kustannustehokkain tapa jatkaa. Sinulla on lahjakkaita ja päteviä tiimin jäseniä, jotka tekevät tehtäviä, jotka viime kädessä ohjelmisto voisi automatisoida. Halu hyödyntää nykyisiä henkilöstöresursseja parhaalla mahdollisella tavalla ja vähentää tai poistaa manuaalisia osia heidän työtaakastaan on siis hyvin pitkälti se ykkösajuri, jonka me näemme. Toisena syynä on halu ja tarve saada parempi näkyvyys ja valvonta. Olen käsitellyt tätä jo hieman, mutta organisaatioiden on saatava näkyvyys tilauksiin ja laskuihin. Tiedättehän, että on ymmärrettävä, missä tapahtuma on, missä se on ollut ja kenelle se on ollut ja miksi. Heidän on myös pystyttävä saamaan tietoa siitä, mitä on käytetty, kenen kanssa se on käytetty, mikä on tilanne, onko tavarat tai palvelut todella vastaanotettu ja miten lasku on hyväksytty.

Charlotte Newman:
Ja sitten laajemmasta liiketoiminnallisesta näkökulmasta katsottuna, tiedättekö, miten tämä lasku pääsi rahoituksen kautta neljää maksua varten? Sanoisin, että kolmas liittyy viime kädessä kustannusten vähentämiseen. Ei siis ole mikään yllätys, että monet yritykset ovat tunteneet tiukan paikan viimeisten noin 18 kuukauden aikana. Kun puhumme kustannuksista, lähestymistapa on tavallaan kaksijakoinen. Ensimmäinen on ihmisten aikakustannus, jonka olemme jo tavallaan maininneet, mutta myös kirjaimelliset kustannukset, jotka liittyvät siihen, mitä käytetään. Liiketoimintakustannusten alentaminen tai vähentäminen on tietenkin hyvin yleinen historiallinen tavoite. Yrityksiin kohdistuu kuitenkin viime aikoina yhä enemmän paineita. Meillä on toimitusketjuongelmia. Mahdollisesti henkilöstöongelmia. Se nousee siis yhä enemmän yritysten asialistan kärkeen. Suuri kysymys onkin, mitä voimme tehdä kustannusten vähentämiseksi. Uskon siis, että nämä painopistealueet vaikuttavat moniin erilaisiin taloudellisiin prosesseihin yrityksessä. Tarkastelen tätä tietysti kirjanpidon näkökulmasta, mutta olisin kiinnostunut myös teidän näkökulmastanne. Tom, mitä ovat maksujen osalta keskeiset tekijät, kun tiedät, että yritys tarkastelee AccessPayta, ovatko ne melko samanlaisia?

Tom Livock:
Olet siis aivan oikeassa. Keskitymme siis useisiin eri maksutyyppeihin. Mutta puhutaanpa ehkäpä maksettavista tileistä, jotta pysytään teemassa. Yritykset saattavat tulla AcessPayn käyttäjiksi siksi, että he käyttävät tällä hetkellä pankkiportaaleja tai verkkopankkia. Syynä siihen, miksi he tulevat meidän luoksemme, on jo mainitsemasi tehokkuus. Eli kirjanpitovelvollisten tiimi saattaa käyttää verkkopankkia ladatakseen tiedoston manuaalisesti pankkiinsa. Se on tietenkin manuaalinen prosessi, ja sen tekeminen säästää tehokkuutta, ja puhumme siitä, että AcessPay on seuraavan sukupolven yrityspankkitoiminta, joka pystyy automatisoimaan tämän prosessin. Tehokkuuden lisäksi tähän liittyy kuitenkin kaksi muuta keskeistä tekijää, joista ensimmäinen on turvallisuus. Yritykset tarjoavat pääsyn pankkiinsa. Käytännössä ne ovat pankkeja, jotka käyttävät verkkopankkia työntekijöiden maksujen suorittamiseen. Luotamme tietenkin työntekijöihimme, mutta samalla yrityksen turvallisuustiimi sanoo, että verkkopankkia ei voi enää käyttää. Teidän on löydettävä jokin muu keino, koska se ei ole turvallinen maksutapa nykypäivänä. Siksi he tulevat AccessPayn puoleen, jotta he voivat automatisoidusti poistaa verkkopankkitoiminnan ja pankkiportaalien tarpeen ja toimittaa tiedoston automaattisesti pankkiin. Toinen syy on inhimilliset virheet. Tämä ei ehkä ole niin yleistä kuin tietyt asiat, mutta se on vain tarpeen muuttaa arvoa. Jos esimerkiksi yksi numero oli väärin tai jos itse asiassa lajittelukoodin tilinumero oli hieman väärä tai jos vain muutin edunsaajan nimeä niin, että se ei ollutkaan aivan oikea edunsaaja, pankki saattoi hylätä tiedoston. Tai mikä vielä pahempaa, pankki voi käsitellä tiedoston, ja siinä on kymmenen kertaa enemmän arvoa kuin sen pitäisi olla, tai jopa enemmän. Nämä ovat yleensä ne kolme aluetta, joiden vuoksi yritykset kääntyvät puoleemme.

Charlotte Newman:
Niin, uskon, että se on hyvin samankaltaista, kun tarkastellaan rahoitustoimintoja kautta linjan, ja taustalla on halu päästä eroon manuaalisesta toiminnasta ja inhimillisten virheiden mahdollisuudesta. Ja se puoli asioista sekä resurssien vapauttaminen ja tehokkuuden lisääminen digitaalisten käytäntöjen avulla niin hyvin kuin mahdollista.

Tom Livock:
Kyllä, ehdottomasti. Kyse on ajatuksesta, että jos käytössä on jokin toiminnanohjausjärjestelmä, Oracle, Sage tai Microsoft, Compleat on sen etupäässä ja pystyy auttamaan kirjanpidon kanssa, ja AccessPay on toiminnanohjausjärjestelmän takana, kun kirjanpitotiedosto toimitetaan pankkiin. Niin. Mitä yritykset ovat mielestäsi tehneet tai yrittäneet tehdä ennen kuin he löysivät Completan tai ennen kuin he tulivat luoksesi? Mitä he ovat yrittäneet tehdä ratkaistakseen nämä ongelmat?

Charlotte Newman:
Mainitsin sen jo aiemmin, mutta näemme paljon sähköpostia, pilvipalveluja, Excel-taulukoita, ne ovat kaikki hyvin yleisiä työkaluja, joita käytämme yrityksissä. Mutta ne ovat hyvin pitkälti väliinputoajia, koska niitä ei ole suunniteltu optimoimaan maksettavan kirjanpidon prosessia. Yritykset ovat siis joutuneet sopeutumaan mahdollisesti hajallaan olevaan työvoimaan, ja näemme, että liiketoiminnan taso alkaa palautua monilla eri aloilla. Yritykset ovat alkaneet miettiä, haluammeko säilyttää tämän hybridi- ja etätyömallin tai onko se tarpeen, ja nämä niiden toteuttamat välikappaleet eivät välttämättä ole elinkelpoisia pitkällä aikavälillä. Digitaalisia ja automatisoituja ratkaisuja on siis tarkasteltava uudelleen ja otettava käyttöön, jotta voidaan varmistaa, että nämä alat voivat jatkossakin kehittyä ja että ne ovat kestäviä ja että ne eivät kuluta rahoitusta tai muita tärkeitä sisäisiä resursseja.

Tom Livock:
Ja mitkä ovat ne parhaat käytännöt, joita sinä ja tiimisi neuvoisitte tätä yritystä ottamaan käyttöön, kun se toteuttaa hanketta, jossa automatisoidaan back office -toimintoja, kuten maksettavaa kirjanpitoa, rahoitusta tai hankintoja?

Charlotte Newman:
Paras käytäntö numero yksi on siis ehdottomasti siirtyminen digitaalisiin laskuihin kaikkialla. Kehottaisin kaikkia, jotka katsovat tai kuuntelevat tänään, lopettamaan laskujen tulostamisen, sillä se ei ole vain näkymätöntä ja kallista, vaan myös ympäristölle haitallista. Tiedämme, että kestävyys on yhä tärkeämpää monille yrityksille kaikilla toimialoilla, ja näemme, että yli 80 prosenttia tarvikkeista, joita varten automatisoimme Compleatissa laskutietojen tallentamisen, laativat laskut jo digitaalisessa PDF-muodossa, joten niiden tulostamisen ei pitäisi olla lainkaan tarpeen. Se on siis helposti paras käytäntö numero yksi. Sanon, että suosittelemme myös ostotilausprosessien tarkistamista, joten suosittelemme, että yritykset pyrkivät laatimaan ostotilauksia myös välillisille menoilleen. Tämä tarkoittaa siis päivittäisiä toimistotarvikkeita, koska ne voivat todella muuttaa yrityksen toimintaa. Parhaita käytäntöjä ovat siis ehdottomasti digitaaliset menetelmät, joilla asiat hyväksytään mahdollisuuksien mukaan ja hyväksyntöjä seurataan. Kaikki tämä helpottaa jokapäiväistä elämää, mutta tukee myös tärkeitä asioita, kuten tarkastuksia. Loppujen lopuksi kyse on siis siitä, että meidän näkökulmastamme katsottuna asiat pidetään yksinkertaisina ja aloitetaan digitaalisista käytännöistä. Luulen, että olemme puhuneet siitä, että Compleat on toiminnanohjausjärjestelmän etupäässä automatisoimassa osto- ja ostoreskontraprosessia, ja sen loppupäässä meidän on tietenkin saatava laskut maksettua, ja AccessPayn kaltainen ratkaisu on toiminnanohjausjärjestelmän toisella puolella. Mitä te suosittelette parhaiden käytäntöjen näkökulmasta?

Tom Livock:
Tämä juontaa juurensa pankkiportaalien käyttöön ja siihen, että pankkiportaalit olivat helppo ratkaisu, koska yritys asentaisi esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän ja yrittäisi sitten selvittää, miten se voisi muodostaa yhteyden pankkiin, ja joko se on liian vaikeaa tai liian kallista. Joten oletusarvo on silloin OK. Käytämme siis manuaalista prosessia ja käytämme maksuliikennetiimiämme tai kassanhoitotiimiämme maksujen suorittamiseen. Ja se ei todellakaan ole nykypäivää. Se ei ole hyväksyttävä prosessi kaikista niistä syistä, joista olemme puhuneet. Paras käytäntö olisi siis poistaa manuaalinen prosessi, manuaalinen prosessi pankkiportaalien avulla ja automatisoida se mahdollisimman pitkälle. Lisäksi AccessPayn avulla voidaan yleensä tuoda myös tiliotetiedot maksujen lähdön yhteydessä. Se on siis tiliotetieto, ja yritys voi käyttää sitä täsmäyttääkseen lähteneet ostovelat. Ne voivat sitten ottaa tiliotetiedot ERP-järjestelmäänsä ja täsmäyttää ne. Näemme täsmälleen samoja prosesseja, joissa yritys käyttää verkkopankkia tiliotetietojen lataamiseen ja käyttää sitten jotain manuaalista prosessia Excel-taulukkolaskentaohjelman avulla tietojen täsmäyttämiseksi toiminnanohjausjärjestelmään. Ja taas, se ei vain ole, tiedättehän, turvallisuuteen, tehokkuuteen ja manuaalisiin virheisiin liittyvistä syistä. Sama pätee myös paluuseen, samoin kuin meidän kirjanpitovelkojemme tapaan.

Charlotte Newman:
Kyllä, ehdottomasti. Se ei ole kestävää. Mielestäni kaikissa rahoitusalan muutoshankkeissa on parhaiden käytäntöjen mukaisesti etsittävä ratkaisuja, jotka ovat kestäviä ja skaalautuvia myös kasvaville yrityksille.

Tom Livock:
Kyllä, ehdottomasti. Mainitsit, että tämä ajatus laskujen tulostamisen lopettamisesta on melkein kuin lippu, joka liehuttaa lippua, jossa sanotaan, että lopeta.

Charlotte Newman:
Ehdottomasti, pyydän, pyydän.

Tom Livock:
Joo. Ja nostaa ostotilauksia, jopa nostaa ostotilauksia epäsuorille menoille. Ja tämä ajatus digitaalisten käytäntöjen käyttöönotosta sen sijaan, että käytettäisiin arkaaista paperiprosessia tai jopa sähköpostia, jossa ajatellaan, että sähköposti on vaihtoehto. Miten autat yrityksiä saavuttamaan nämä parhaiden käytäntöjen tavoitteet Compleatin avulla?

Charlotte Newman:
Rakennamme siis yhdessä asiakkaidemme kanssa projektin, joka on räätälöity heidän tarpeisiinsa heidän liiketoimintansa keskeisillä painopistealueilla. Mutta kuten sanoin, kaikki lähtee liikkeelle digitaalisen laskutuksen tiedonkeruusta. Se on siis kaiken P2P- ja maksuliikenneprosessin ydin. Yritykset voivat siis aloittaa siitä. Niiden ei tarvitse ottaa kaikkia ratkaisun osia kerralla käyttöön. Jos jonkin kokonaisvaltaisen ratkaisun toteuttaminen tuntuu hieman pelottavalta tai mahdottomalta, suosittelemme, että keskitytään ensin yksinkertaisesti laskujen hallintaan, koska se on yleensä asialistan kärjessä joka tapauksessa, ja kaikki muu voi seurata kerrostetun lähestymistavan kautta automatisointiin, kun tämä ydin on saatu käyttöön. Tiedäthän, että ostopalkka-automaatio ei ole uusi asia. Markkinoilla on paljon erilaisia ratkaisuja, jotka tarjoavat osia tästä prosessista. Vaikka Compleat voi tarjota kokonaisratkaisun, jotkut ihmiset, jotka katsovat tai kuuntelevat tänään, saattavat ajatella, että meillä on jo joitakin tämän prosessin osia käytössä, joten ehkä ostotilaukset tehdään heidän ERP-järjestelmässään tai jossakin muussa kolmannen osapuolen ratkaisussa, joka on esimerkiksi toimialakohtainen, ja Compleat voi itse asiassa hoitaa sen integraation avulla.

Charlotte Newman:
Tätä puolta ei siis välttämättä tarvitse muuttaa. Mutta meidän kysymyksemme olisi, että jos tämä koskee vain neljää suoraa menoa, näitä tilauksia, joita on nostettu, entä epäsuorat menot? Miten hallitsette verkkotarvikkeita, jotka tyypillisesti jäävät tämän prosessin ulkopuolelle? Suosittelemme, että tarkastelemme tätä, koska prosessin ulkopuolella tapahtuu varmasti myös sellaisia menoja, joita me kutsuisimme eräänlaisiksi poikkeaviksi tai näkymättömiksi menoiksi. Compleatin näkökulmasta katsottuna tarjoamme tarkoituksella ohjelmistomme ominaisuuksista ja elementeistä valikoitua valikoimaa, jonka avulla yritykset voivat joko ottaa kaiken käyttöönsä heti ensimmäisestä päivästä lähtien ja tehdä suuren muutoksen, jos se on heidän tarpeensa, tai sitten ne voivat kerrostaa näitä automaatioelementtejä vaiheittaisen käyttöönoton tai hankkeiden aikana. Tavoitteenamme on siis tukea yrityksiä niiden erityisten ongelmakohtien kanssa ja keskittyä siihen, mikä on heille tärkeää ja olennaisinta. Se on ehdottomasti paras tapa saavuttaa se, mitä tarvitaan.

Tom Livock:
Kuulostaa siis siltä, että jos tulisin Compleatiin, voisitte tarjota ison pankin vaihtamisen sijasta räätälöityä lähestymistapaa sen mukaan, mitä vaatimuksia minulla olisi.

Charlotte Newman:
Tietenkin.

Tom Livock:
Ja miten tämän työskentelytavan omaksuminen todella hyödyttää aiemmin esille ottamiemme seikkojen rahoittamista?

Charlotte Newman:
Tärkeintä on siis mielestäni puhua siitä, että tämä työskentelytapa ei todellakaan ole vain taloudellisesti hyödyllinen. Vaikka sijoitetun pääoman tuotto voi olla hyvin nopea ja konkreettinen resurssien näkökulmasta. Se vaikuttaa ja hyödyttää myös operatiivisia sidosryhmiä koko liiketoiminnassa. Haluaisin puhua erään asiakkaamme kanssa hiljattain tehdystä tapaustutkimuksesta. Asiakkaamme nimi on White Horse Federation, ja se on 37 koulua käsittävä moniammatillinen säätiö, jonka pääkonttori sijaitsee Wiltshiressä. He olivat hyvin innokkaita työskentelemään kulujen optimoinnin parissa liiketoiminnassaan. Mutta heidän esteenään tämän toiminnan aloittamiselle oli se, että he eivät pystyneet noudattamaan parhaita käytäntöjä, kun he tunnistivat ensisijaisia toimittajia ja tuotteita. Heidän ensisijaisena tavoitteenaan oli siis toteuttaa ratkaisu, jonka avulla he pystyivät paitsi tunnistamaan, myös - mikä tärkeintä - saavuttamaan säästöjä jo käytössä oleviin menoihin nähden. Saimme tämän aikaan siten, että koko henkilökunta otti käyttöön integroidun verkko-ostamisen. Se on työkalu ja ominaisuus, joka on ohjelmistossamme. He kertoivat, että koska toimittamamme ratkaisu oli yksinkertainen käyttäjäkokemus ja käyttöliittymä, loppukäyttäjien käyttöönotto ei ollut heille este, ja nyt he ovat ottaneet sen käyttöön lähes kolmella sadalla työntekijällä.

Charlotte Newman:
Tämä toimii siten, että jokainen henkilökunnan jäsen voi tehdä hankintoja kätevämmin ja nopeammin käyttämällä jo ennestään tuttuja verkkotoimittajia. Eli esimerkiksi Amazon-kauppa vuosi sitten. Whitehorse Federationille se ei siis pelkästään virtaviivaistanut hallinnollisia toimintoja taloushallinnon näkökulmasta, vaan antoi myös kaikille loppukäyttäjille mahdollisuuden saada käyttöönsä olennaisia tietoja ja valtuudet tehdä tietoon perustuvia päätöksiä käytettävissä olevasta budjetista ostopyyntöjä tehdessään tai hyväksyessään. Mielenkiintoista on, että Compleatin äskettäin tekemä analyysi osoitti, että yritykset voivat ostaa keskimäärin 32 prosenttia halvemmalla Amazon-yrityksiltä kuin nykyiset toimittajat. Tämä on siis vain esimerkki vaikutuksista, joita verkkotoimittajien kanssa työskentelyllä voi olla. Heidän tärkein johtopäätöksensä oli siis se, että he pystyivät nyt konkreettisesti säästämään rahaa Compleatia hyödyntämällä, ja kirjanpidon maksuliiketoiminto on säästänyt valtavasti aikaa, ja he pystyivät keskittymään tärkeämpiin toimintoihin, joten he saavuttivat hyvin pitkälti projektin tavoitteet, jotka he olivat asettaneet.

Tom Livock:
Tämä kuulostaa todella mielenkiintoiselta. Mainitsit, taisit käsitellä sitä aiemmin, että tällä dialla näkyvä 25 prosenttia liittyy manuaalisiin prosesseihin, manuaalisiin parannuksiin ja automatisointiin, joilla tehostetaan taloushallinnon tiimin toimintaa. Eli käytännössä FTE, kokoaikaekvivalentti kustannussäästö. Mutta käsittelit sitä myös tuossa, ja sanoit, että tosiasiassa parannusta on myös kolmekymmentäkaksi prosenttia. Lisäksi, luulen, että se on kahdenkymmenenviiden prosentin lisäksi. Jos menisin johonkin Amazonin kaltaiseen yritykseen, jos olen ymmärtänyt oikein, -

Charlotte Newman:
Kyllä, ehdottomasti. Kun tarkastelemme tuota 32 prosenttia, jonka olemme tunnistaneet Amazon-yrityksissä, ja esimerkiksi Compleatissa käsittelemme miljardien punnan arvosta laskuja tiedonkeruutyökalumme avulla, ja laitamme nämä tiedot siihen, mitä kutsumme datajärveksi. Luokittelemme tavarantoimittajat hankintojen standardiluokkien perusteella ja voimme tarkastella eriä. Analyysissä, jonka teimme Amazon Businessin kanssa, tarkastelimme siis tuotteita, joita yritykset jo ostivat muilta toimittajilta, ja selvitimme, voisivatko ne ostaa ne halvemmalla Amazon Businessin kaltaiselta toimittajalta, ja ne pystyivätkin. Mielestäni verkkotoimittajista puhuttaessa keskeistä on myös se, että kyse on myös toimittajien konsolidoinnista. Hankintatyökalun tai digitaalisen hankintatyökalun avulla voit siis nähdä tarkalleen, keneltä teet ostoksia. Yrityksillä saattaa olla 25 eri toimistotarviketoimittajaa, eikä näiden tuotteiden hinta ole yhdenmukainen. Jos ne yhdistetään ja hankitaan Amazonin tai Lyrican kaltaisen toimittajan kautta, säästöjä saadaan yksinkertaisesti ostamalla samoja tavaroita, joita jo ostetaan.

Tom Livock:
Diaesityksessä mainitsemanne 25 prosenttia on siis periaatteessa se, mikä on ehkä minimi, ja kokonaissäästöt voivat olla huomattavasti suuremmat.

Charlotte Newman:
Siinä kaikki. 25 prosenttia on siis käytännössä vertailuarvo. Voimme siis, kuten sanoin, luokitella tavarantoimittajat ja tarjota vakioesimerkkejä vertailuarvosta: jos kulutatte x y z, voitte säästää tämän summan tässä tietyssä kategoriassa siirtymällä verkkotoimittajiin.

Tom Livock:
Hienoa. Jos Whitehorsen skenaariossa, josta puhumme, mikä oli syy siihen, että he valitsivat Compleatin, miksi he tulivat teidän luoksenne?

Charlotte Newman:
He tulivat luoksemme, koska he tarvitsivat kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka ei koskenut vain maksettavaa kirjanpitoa, vaan joka mahdollisti myös digitaalisen hankintapuolen. He keskittyivät siis pääasiassa siihen, että he halusivat pystyä toteuttamaan kustannusten optimointihankkeita. Tätä varten he tarvitsivat ratkaisun, jonka avulla he saivat käyttöönsä kaikki tällaiset kehittyneet kulutustiedot laskujen tiedonkeruuosion kautta, mutta jolla he pystyivät myös valvomaan parhaiden käytäntöjen noudattamista kaikkien loppukäyttäjiensä kanssa. Siksi online-ostotyökalu on todella hyvä tapa saada käyttäjät nopeasti innostumaan ja hyödyntämään uutta ohjelmistoa. Se on yksinkertainen ja suoraviivainen. Mukana on mobiilisovellus, joten se ei ole valtava ja hankala prosessi, ja verkko-ostamisen ja Compleat-ratkaisun hyödyntäminen mahdollisti tämän.

Tom Livock:
Joten kyllä, kuulostaa siltä, että sinulla on loistava asiakas ja loistava referenssi. Joo, meillä on vain muutama minuutti jäljellä, joten ehkäpä voisimme kääntyä yleisön puoleen ja kysyä, onko yleisöllä kysyttävää? Hienoa. Katsotaanpa. Manchesterissa on mediayhtiö. Näyttää siltä, että Sarah on esittänyt kysymyksen, ja heillä on Oraclen toiminnanohjausjärjestelmä. Voitteko integroida Oraclen kanssa?

Charlotte Newman:
Kyllä, Sarah. Ehdottomasti voimme. Compleat voi siis integroitua mihin tahansa käytössä olevaan ERP- tai kirjanpito-ohjelmistoon, joko olemassa olevan, niin sanotun valmiiksi rakennetun integraation kautta tai meillä on sovelluksemme ympärille kiedottuja API-rajapintoja, joiden avulla voimme konfiguroida datan syötön mihin tahansa käytössä olevaan kirjanpito- tai ERP-ohjelmistoon.

Tom Livock:
Hienoa. Ja kysymys Peteriltä Doncasterista. Hän työskentelee pienessä teollisuusyrityksessä ja kysyy, soveltuuko Compleat pienelle yritykselle, koska kuulostaa siltä, että olemme puhuneet tavallaan keskisuurista yrityksistä. Ja mainitsimme myös Oraclen, joka on yleensä suurempi markkinasektori, joten soveltuuko Compleat sekä pienille että suurille yrityksille?

Charlotte Newman:
Joo, kiitos. Kiitos kysymyksestä, Peter. Ja ehdottomasti on. Mielestäni tärkein asia, jonka Complete tarjoaa, on ratkaisu, joka voidaan toteuttaa tarpeidesi ja liiketoimintasi koon mukaan. Olitpa sitten pk-yritys tai isompi yritys. Ja tämä johtuu juuri tästä jo mainitsemastani valintakokonaisuudesta. Sinun ei tarvitse ottaa koko ratkaisua, vaan voit aloittaa pienestä ja aloittaa tällaiset automaatioprojektit pienemmässä liiketoimintavaiheessa, ja jos aiot kasvaa, ei ole parempaa aikaa tarkastella automaatiota kuin juuri siinä vaiheessa, koska kasvun myötä prosessit ovat jo valmiina, etkä ole riippuvainen lisähenkilöstön palkkaamisesta. Mutta kyllä, se sopii erinomaisesti myös pienille yrityksille.

Tom Livock:
Ja toinen kysymys tuli juuri Whitehorsen tapaustutkimuksesta. Mainitsit siis Amazonin liiketoiminnan Los Angelesissa, kyllä. Minkä verkkotoimittajien kanssa Compleat voi tehdä yhteistyötä?

Charlotte Newman:
Niin, se on hyvä kysymys. Olen maininnut Amazon Businessin ja Lyrican, ja meillä on joitakin muita olemassa olevia integraatioita esimerkiksi Commercialin, YPO:n ja Brown's Booksin kanssa, mutta olemme todella innoissamme jostain, joka on tällä hetkellä beta-versiossa ja julkaistaan virallisesti vuonna 2022, ja olemme rakentamassa Chrome-laajennusta, joka mahdollistaa verkko-ostosten tekemisen tuotteemme sisällä lähes minkä tahansa verkkokauppiaan kanssa. Asiakkaat voivat siis jatkossa sanoa meille, että tässä on viisi tärkeintä verkkokauppaa. Voimmeko rakentaa integraatiot niiden kanssa? Ja me voimme vastata, että ehdottomasti, ja jatkamme tämän verkkomarkkinapaikan rakentamista alustamme sisällä.

Tom Livock:
Kuulostaa siis siltä, että teillä on todella joustava tapa työskennellä paitsi mainitsemienne toimittajien kanssa, myös monien eri toimittajien kanssa riippuen siitä, mitä asiakkaanne haluavat.

Charlotte Newman:
Kyllä, ehdottomasti. Asiakkaat voivat itse päättää, mikä on heille parasta ja minkä toimittajien kanssa he haluavat työskennellä.

Tom Livock:
Kyllä, olen tajuissani. Olemme ajoissa. Vielä yksi viimeinen kysymys minulle, mikä on teidän mielestänne? Jos katsotte kristallipalloonne vuoteen 2022 ja annatte heille eilisen Plan B -tiedotuksen, miltä vuosi 2022 näyttää velkojen osalta?

Charlotte Newman:
Luulen, että tarkoitan, että mainitsitte ilmoituksen. Uskon, että tulemme näkemään lisää samaa ostettujen palkkojen ja ostovelkojen osalta, automaation kysynnän lisääntymistä, kun yritykset keskittyvät selkeämmin prosessiensa virtaviivaistamiseen, jotta erilaiset työskentelytavat olisivat mahdollisia, ja myös siihen, että yritykset keskittyvät pyrkimään saamaan kaiken irti budjetistaan ja työvoimastaan. Uskon siis, että näemme hyvin samankaltaisia teemoja vuoteen 2022 tultaessa.

Tom Livock:
Hienoa. Kiitos. Kiitos, Charlotte. Kiitos paljon, että tulit mukaan. Arvostan todella tukeanne ja panostanne.

Charlotte Newman:
Kiitos, Tom.

Tom Livock:
Ja kiitos yleisölle osallistumisesta. Linkki annetaan. Jos haluatte palata tähän webinaariin, klikatkaa linkkiä. Ja jos teillä on kysyttävää, niin tulkaa ihmeessä minun tai Charlotten luokse, ja me palaamme teille vastausten kanssa. Ilman muuta, kiitos kaikille, jotka osallistuitte, ja hyvää päivänjatkoa.

Charlotte Newman:
Kiitos kaikille.

Sonix on maailman edistynein automaattinen transkriptio, käännös ja tekstitysalusta. Nopeasti, täsmällinen, ja kohtuuhintainen.

Muunna DvQZynEQ8e4-tiedostot automaattisesti tekstiksi (txt-tiedosto), Microsoft Word (docx-tiedosto), ja SubRip Tekstitys (srt-tiedosto) minuuteissa.

Sonix on monia ominaisuuksia, joita rakastat, kuten yhteistyövälineet, automaattiset tekstitykset, automaattinen käännös, jakaa transkriptioitaja helposti puhtaaksikirjoittaa Zoom-kokoukset. Kokeile Sonixia ilmaiseksi jo tänään.

Mikä on Rahoitusalan transformaatio avautuu?

Rahoitusalan transformaatio avautuu on AccessPayn uusi tapahtumasarja, joka järjestetään LinkedIn Livessä.

Olemme syntyneet rahoitus- ja automaatiopohjaisten virtuaalitapahtumien puutteen vuoksi, ja tavoitteenamme on tehdä säännöllisesti yhteistyötä rahoitusalan avainhenkilöiden ja yritysten kanssa tarjoamalla sekä ajatusjohtajuutta että vuorovaikutteisuutta.

 

Mitä Tehokkuuden lisääminen ostoreskontrasta maksettavassa kirjanpidossa Osoite?

Lähestyessämme vuotta 2022 taloushallinnon ja maksuliikenteen ammattilaiset pyrkivät suojaamaan organisaationsa tulevaisuudelta tavaroiden ostamisessa ja maksamisessa.

Etäkirjanpito ja -ostoprosessit eivät ole skaalautuvia - miten taloushallinnon tiimit siis sopeutuvat uusiin etätyöskentelytapoihin?

Tässä istunnossa AccessPay ja Compleat Software keskustelivat siitä, miten manuaalisten prosessien hallinta ja näkyvyys voidaan säilyttää verkko-ostojen ja automaation avulla.

Yhdessä käsittelimme kaikkea toimittajien menoja koskevasta katsauksesta sitoutuneiden kustannusten ja siirtovelkojen parempaan näkyvyyteen ja valvontaan.

 

Kuka puhui tapahtumassa?

Rahoitusalan transformaatio lukitsematta: Driving Efficiencies in Accounts Payable: Driving Efficiencies in Accounts Payable: Driving Efficiencies in Accounts Payable -tapahtuman isäntinä toimi kaksi AccessPayn ja Compleat Softwaren johtavaa henkilöä.

  • Tom Livock - AccessPayn yritysmyynnin johtaja

Yksi AccessPayn veteraaneista, Tom valittiin mukaan tiimiin, koska hänellä on kokemusta SaaS-yritysten perustamisesta. Yhdistettynä hänen menestyksekkääseen myyntijohtamiseensa ohjelmistoyrityksissä viimeisten 9 vuoden aikana, rahoitusalalla on vain harvoja, joilla on yhtä laaja ymmärrys pankkitoimintojen automatisoinnista.

  • Charlotte Newman - Compleat Softwaren kumppanimyynnin johtaja

Charlotte on työskennellyt Compleatilla yli neljä vuotta, aloittaen liiketoiminnan kehittämispäällikkönä ja toimi nyt kumppanimyynnin johtajana. Charlotte haluaa tuoda AP-automaatiota yrityksille ja tehdä tiivistä yhteistyötä samanhenkisten kumppaneiden kanssa, mutta hän nauttii myös pitkistä kävelyretkistä maaseudulla. Charlotten löytää usein ruoanlaiton, leipomisen tai ginin maistelun parista, ja hänet löytää LinkedInistä. täällä.

 

AccessPayn kumppanuus Compleat Softwaren kanssa

Manchesterissa toimiva FinTech-yritys on hiljattain ilmoitti yhteistyöstä Compleat Softwaren kanssa, jossa yhdistyvät luokkansa paras toimittajien laskujen automatisointi, verkko-ostot ja digitaaliset hankinnat sekä manuaalisten prosessien jatkuva vähentäminen.

Täydellinen ohjelmisto on maailmanlaajuinen SaaS-yritys, joka tarjoaa huippuluokan AP-automaatio- ja P2P-ratkaisuja, jotka tarjoavat seuraavan sukupolven automaatiota kohtuuhintaan pk-yrityksille. 

Jos olet talous- ja laskentatoimen ammattilainen, voit katsoa tilaisuuden tilattavaksi nyt yllä olevan YouTube-linkin kautta.