Kaikenlaisten ja erikokoisten organisaatioiden on tavallista käyttää erilaisia rahoituskäytäntöjä käteisvarojen hallintaan ja toiminnan sujuvuuteen. Yksi tärkeimmistä näistä on täsmäytys, joka voi olla arvokas sekä päivittäisen talouden että kassanhallinnan hallinnassa - MIKSI? Se on se, mitä AccessPay aikoo kysyä koko tämän artikkelin ajan.
Mikä on sovinto?
Meidän on aloitettava määritelmästä. Rahoituksessa, täsmäytys on prosessi, jossa sisäisen kirjanpidon kirjauksia (esim. maksettavien tilien laskuja) verrataan tiliotteisiin.
Tarkoituksena on varmistaa, että kaikki maksut, jotka odotettiin suoritettaviksi (ja joita varten sinulla on sisäisen kirjanpidon kirjaus), ovat olleet maksettuja. itse asiassa maksettu. Tämä auttaa organisaatioita havaitsemaan ristiriitaisuudet, jotta ne voivat tunnistaa, jos tilikirja ja tiliote eivät vastaa toisiaan. Tämä osoittaa, missä tapauksissa niiden on tutkittava maksuja, jotka on saatettu suorittaa virheellisesti tai vilpillisesti.
Sisäiset pääkirjat sijaitsevat pääkirjanpidossa sekä back-office-ohjelmistoissa, jotka ovat tyypillisimmin seuraavat Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP). On huomattava, että toiminnanohjausjärjestelmä syöttää usein pääkirjanpitoa. Pankkitiliotteet ladataan sen jälkeen ERP-järjestelmään, joten jokainen tiliotteen rivikirjaus (ja siten jokainen tapahtuma) voidaan sovittaa yhteen pääkirjan kanssa. Miten tämä kaikki toimii?
Miten se toimii?
Meidän on tarkasteltava, mitä tietoja pääkirjat ja tiliotteet sisältävät, jotta voimme vastata tähän kysymykseen. Kirjanpidossa ilmoitetaan yksityiskohtaisesti maksun valuutta ja määrä sekä se, onko kyseessä sisään- vai ulosmaksu. Lisäksi voi olla lisätietoja, kuten laskun numero ja mahdollisesti myös viite.
Myös tiliotteet sisältävät samat perustiedot. Tapahtuman valuutta ja summa sekä tieto siitä, onko kyseessä sisään- vai ulosmaksu. Siinä on myös oma viite. Kannattaa huomata, että automaattisessa täsmäytyksessä (siitä lisää myöhemmin) taloushallintosi voi yhdistää laskun/kirjan viitetiedot pankkitiliotteeseen, mikä helpottaa mahdollisten ristiriitojen havaitsemista.
Täsmäytysprosessi on perinteisesti ollut manuaalinen. Organisaation taloushallinto analysoi sekä kirjanpidossa että tiliotteessa olevat tiedot rivi riviltä paljain silmin nähdäkseen, että kaikki tiedot vastaavat toisiaan. Täytyyhän täsmäytyksen tekemiseen olla parempi ja tehokkaampi tapa?
Automaattisen yhteensovittamisen erityispiirteet
Monet organisaatiot ovat nyt ottaneet käyttöön automaattisen täsmäytyksen prosessin virtaviivaistamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi. Automaattisessa täsmäytyksessä toiminnanohjausjärjestelmä käyttää ennalta määritettyjä kriteerejä, joiden avulla se sovittaa automaattisesti yhteen tiliotteen ja pääkirjan. Tämä tarkoittaa, että taloushallinnon tiimien ei tarvitse sovittaa kaikkea manuaalisesti yhteen, vaan ne puuttuvat asiaan vain silloin, kun on poikkeuksia, jotka on tutkittava.
Tässä on webinaaritallenne maksujen automatisoinnin käyttöönotosta. organisaatiossasi.
Automaattiseen täsmäytykseen käytettäviin ennalta määritettyihin kriteereihin kuuluvat tavanomaiset epäillyt, kuten määrä. Mutta myös viitetietoja voidaan käyttää. Jos esimerkiksi toimittaja lähettää sinulle maksun laskusta, pankki saattaa lisätä ensin oman viitteensä, ja sitten laskun numero voi olla jossain kentän alempana. Tämä logiikka on sisällytettävä toiminnanohjausjärjestelmään, jotta automaattinen täsmäytys on mahdollista.
Päivänsisäinen vs. päivän loppu
Kuinka usein sovittelua tehdään? Yleensä se tehdään joko päivän lopussa ja/tai päivänsisäisesti (eli "päivän aikana"). Päivän lopussa arvioidaan, mitkä maksut on suoritettu. ja pankkisi on vahvistanut tilille. Tämä on vain tyyppiä, jota käytetään ERP-järjestelmän täsmäytyksen ohjaamiseen, ja se on taloushallinnolle tärkeä, koska se tunnistaa, mitkä ovat erityinen odotettavissa olevat liiketoimet ovat toteutuneet ja eivät ole toteutuneet.
Päivänsisäiset tiedot eivät ole yhtä yksityiskohtaisia kuin päivän lopun tiedot. Päivänsisäinen täsmäytys osoittaa useimmiten kassanhallintatarkoituksiin, että odotettua maksua ei ole vastaanotettu, mutta ei välttämättä joka transaktio on erinomainen. Päivänsisäinen prosessi on hyvin pitkälti korkean tason prosessi, jota käyttää treasury-tiimit osoittaa, kuinka paljon heidän on investoitava / kuinka paljon heidän on lainattava päivittäin.
Päivänsisäiset käyttötarkoitukset
Kyllä. päivän lopun täsmäytys (manuaalinen tai automatisoitu) on taloushallinnon standardi. Silti myös päivänsisäisestä täsmäytyksestä voivat hyötyä taloustoiminnon eri jäsenet. Esimerkiksi kassatoiminnot tiimit voivat käyttää sitä selvittääkseen, onko odotetut maksut vastaanotettu ennen päivän päättymistä, mikä antaa tarkemmat tiedot investointeihin käytettävissä olevista varoista ja lisää yksityiskohtia kassanhallintaprosessiin.
Päivänsisäinen on hyödyllinen rahoitusryhmät myös. Sitä voidaan käyttää ennakkovaroituksen antamiseen, jotta he voivat aloittaa laiminlyötyjen maksujen selvittämisen jo tänään eikä vasta huomenna, jos he saisivat tietää asiasta vasta päivän päätteeksi. Tässä skenaariossa rahoitusryhmäsi voisi joko saada maksamatta jääneet varat maksettua samana päivänä tai ryhtyä jahtaamaan asiakasta, joka on sinulle velkaa.
Yksi asia on mainittava. Päivänsisäinen on mahdollista vain, jos automatisoit täsmäytysprosessin. Taloushallinnon tiimit ovat tarpeeksi kiireisiä. Pyytämällä heitä tekemään päivän lopun ja päivänsisäinen täsmäytys manuaalisesti antaisi heille liikaa työtä. Jos kuitenkin automatisoit päivänsisäisen osuuden ja annat heille tutkittavaksi kaikki poikkeukset, se on paljon helpommin hallittavissa ja tarjoaa todellista lisäarvoa.
Etujen nimeäminen
Täsmäytys tarjoaa organisaatiollesi useita etuja. Näihin kuuluvat...
- Helppo poikkeusten hallinta
Prosessin avulla voit helposti tunnistaa, tutkia ja hallita poikkeusmaksuja. Muuten sinulla ei olisi mitään keinoa kertoa, mitkä maksut ei ole tehty, mikä vahingoittaa kassavirtaa.
- Petosten havaitseminen
Täsmäytys toimii myös toisena välineenä organisaatiosi toiminnassa. petostentorjunta-arsenaali. Tämä johtuu siitä, että voit nähdä, mitkä maksut on odotettu maksettavaksi ja mitä todellisuudessa on tapahtunut, joten jos yksi maksu puuttuu, se voi olla merkki petoksesta. Numerot osoittavat että petosten kustannukset pelkästään Yhdistyneen kuningaskunnan yksityiselle sektorille olivat 140 miljardia puntaa vuonna 2017, joten on elintärkeää, että meillä on valmiit ratkaisut tähän ongelmaan.
- Suuntauksen tunnistaminen
Sitä voidaan käyttää myös trendien tunnistamiseen, jolloin voit parantaa prosesseja tulevaisuudessa. Voit esimerkiksi käyttää täsmäytystä havaitaksesi trendejä siinä, milloin ihmiset maksavat organisaatiollesi. Sanotaan, että yksi velallinen maksaa aina myöhässä. Voisit tunnistaa tämän ja ottaa sen huomioon sen sijaan, että luottaisit sisäisiin tilitietoihin. Näin voit sanoa, että tänään ei odoteta varoja, koska velallinen maksaa varmasti muutaman päivän myöhässä, ja voit laatia tarkemman kassavirtaennusteen, jotta et ylitä maksuaikataulua.
Haasteisiin vastaaminen
Sovitteluprosessi tuo mukanaan myös oman osuutensa haasteista, joihin sinun on vastattava, kuten...
- Tietojen syöttö
Yksi suurimmista haasteista on tietojen saaminen järjestelmiin. Ajattele asiaa. Usein sinun on mentävä verkkopankkiin, ladattava tiliote ja ladattava se sitten toiminnanohjausjärjestelmään. Jokaisella verkkopankilla on erilainen tiedostomuoto, joten sinun on myös yhdenmukaistettava ja standardoitava tiedostot ennen lataamista. Tämä on jo sinänsä riskialtista, sillä se tarjoaa kiero työntekijä mahdollisuus muuttaa ilmoitusta (esim. lisäämällä tai poistamalla rivi), jotta petokseen syyllistynyt voi peittää omat jälkensä.
- Henkilöstövaatimus
Jos täsmäytys tehdään manuaalisesti, myös henkilöstömäärä on ongelma. Tiimisi on sovitettava yhteen pääkirjat ja tiliotteet rivi riviltä, ja se, että tiliotteet eivät välttämättä ole parhaassa mahdollisessa muodossa, vain vaikeuttaa tätä, joten koko prosessi on hyvin työvoimavaltainen.
- Taipuvainen virheisiin
Kaikki manuaaliset prosessit ovat alttiita inhimillisille virheille, eikä täsmäytys ole poikkeus. Virheitä voi sattua koko prosessin ajan, aina latauksista ja tiedostojen standardoinnista täsmäytykseen asti, ja seuraukset voivat olla vakavia. On todisteet, jotka osoittavat että inhimilliset virheet maksavat yrityksille sekä Yhdistyneessä kuningaskunnassa että Yhdysvalloissa noin 315 puntaa työntekijää kohti joka vuosi.
Työskentele AccessPayn kanssa
AccessPayn kanssa voit ratkaista nämä haasteet, jolloin organisaatiosi voi hyödyntää täsmäytystä parhaalla mahdollisella tavalla. Voimme automatisoida tiliotteen hakuprosessin ja toimittaa sen ERP-järjestelmäänne sekä muuntaa tiliotteen ja standardoida kaikki tuotokset matkan varrella. Tämä tarkoittaa, että muunnosta ei tarvitse tehdä ERP-järjestelmässänne, mikä luo tehokkuutta.
AccessPayn käyttäminen muuntamiseen ja automatisoituun toimitukseen tarjoaa toisenkin edun, joka liittyy täsmäytykseen. Voit lisätä täsmäytysprosenttiasi (kun käytät automaattista täsmäytystä), sillä standardoinnin ansiosta käytät yhtä sääntöä kaikissa pankeissa (sinulla on edelleen useita täsmäytyssääntöjä, mutta niitä ei ole pankkikohtaisesti), jolla säädellään täsmäytyksiä. Tämä lisää tehokkuutta ja tarkkuutta, jolloin kirjanpidon ja tiliotteiden vastaavuudet lisääntyvät.
Hyödynnä kassanhallintaa
AccessPayn automaattisen tiliotteen hakutoiminnon avulla voit myös käyttää täsmäytystä tehokkaaseen kassanhallinta. Toiminnanohjausjärjestelmissä tietoja tarkastellaan tilikohtaisesti ja tapahtumakohtaisesti. AccessPayn kanssa emme kuitenkaan ainoastaan välitä sinulle kaikki tarvittavat tiedot (esim. MT940:t), vaan näytämme ne myös helppokäyttöisessä ja käyttäjäystävällisessä käyttöliittymässämme, jotta voit tarkastella ja tutkia tietoja kaikessa rauhassa.
Lisäetuna on se, että taloushallintotiimisi voi nähdä kaikki tarvittavat tiliotetiedot käyttöliittymässä, mutta myös varainhoitotiimisi voi nähdä ne. He voivat tarkastella kaikkia organisaatiosi konsolidoituja saldoja meidän Kassanhallinta ratkaisun - sekä kaikki saldoihin vaikuttavat tekijät - avulla he voivat käyttää luokkansa parhaita analyysityökalujamme ja auttaa sinua hyödyntämään käteisvarojasi parhaalla mahdollisella tavalla.
Ota yhteyttä tänään saadaksesi lisätietoja kassanhallinnasta.