Jos luet tätä, olet luultavasti joku, joka hallinnoi yrityksesi rahoitustoimintoja, ja jos näin on, etsit todennäköisesti myös tapaa turvata tätä prosessia entisestään.
Petokset ja virheet maksavat organisaatioille aikaa ja rahaa ja voivat jopa vahingoittaa niiden mainetta. Itse asiassa National Crime Agencyn mukaan petokset ovat seuraavat arviolta 190 miljardin punnan kustannukset brittiläisille organisaatioille.
Avastin Q1/2020 Threat-raportin mukaan laskutuspetokset ovat kasvussa, ja tuoreimmat tiedot paljastavat, että "että lasku- ja hyvityshuijausten määrä on noussut jopa 50%. Petostentekijät väärentävät aitoja laskuja tai sähköpostitse lähetettyjä maksumääräyksiä, jotka ovat usein peräisin tutulta toimittajalta tai urakoitsijalta, ja lähettävät kopioita sähköpostiviesteistä, joissa pankkien tiedot on muutettu heidän omistamalleen tilille. Nämä sähköpostiviestit ovat usein niin hyvin rakennettuja, että on vaikea havaita, mikä on aitoa ja mikä ei. Ja mikä hämmästyttävintä, Nämä huijaukset muodostavat 55% kaikista petosten vuoksi menetetyistä rahoista.Barclaysin mukaan.
Tämäntyyppiset petokset voidaan estää oikeilla maksujen turvatoimilla: tunnistamalla epäilyttävät maksutapahtumat ja merkitsemällä tuntemattoman maksunsaajan tilit.
Maksupetokset ja operatiivinen joustavuus tulevat terävään valoon
Maksupetosten vaikutukset ja tarve varmistaa häiriönsietokyky taloudellisten paineiden edessä ovat johtaneet siihen, että sääntelyssä kiinnitetään yhä enemmän huomiota toiminnan häiriönsietokykyyn erityisesti yritysrahoituksessa. Tämän vuoksi on ratkaisevan tärkeää, että organisaatiot optimoivat sisäiset valvontamekanismit, jotta ne voivat vähentää rahallisten menetysten riskiä ja yksinkertaistaa vaatimustenmukaisuuden saavuttamista.
Me AccessPaylla hoidamme miljoonia maksuja asiakkaidemme puolesta heidän rahoitusjärjestelmiensä ja pankkien välisinä siirtoina. Tiedämme siis, miten tärkeää on vähentää riskejä aina kun se on mahdollista.
Tiedämme myös, että tyypillisesti manuaalisten prosessien automatisointi vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä. Mutta vaikka automatisoidut prosessit olisivatkin käytössä, epäilyttäviä tapahtumia voi silti tapahtua.
Alan johtava maksujen turvaominaisuutemme, Havaitse, on suunniteltu erityisesti tunnistamaan mahdolliset riskit ja kriittiset virheet, jotka eivät välttämättä ole ihmissilmin havaittavissa - ennen kuin maksutiedostoja käsitellään.
Mitä ovat epäilyttävät liiketoimet?
Epäilyttäviä liiketoimia voi olla monenlaisia, ja joskus niitä on lähes mahdotonta havaita. Tietenkin jotkut yritykset ovat oppineet tämän kantapään kautta, sillä ne ovat huomanneet nämä virheet vasta maksujen käsittelyn jälkeen.
Vuosien varrella olemme tehneet tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa ymmärtääkseen heidän kohtaamiaan haasteita epäilyttävien maksutapahtumien tunnistamisessa. Tämä ponnistus on huipentunut sellaisen työkalun kehittämiseen, jonka avulla yritykset voivat välttää tulevat virheet ja petosyritykset.
Esimerkkejä epäilyttävistä liiketoimista:
Identiteettivarkaus
Eräässä tapauksessa suuryrityksen taloushallintotiimille lähetettiin huijaussähköposti, jossa esiintyi yrityksen toimitusjohtajana ja vaadittiin, että tietylle toimittajalle maksettaisiin "pikaisesti". Rahoitusryhmällä ei ollut käytössä maksuvalvontaa, ja sen seurauksena se päätyi maksamaan toimittajalle. Yritys oli tietämättään maksanut petolliselle tilille tuhansia puntia, ja rahat olivat peruuttamattomasti poissa. Yritys kärsi tämän seurauksena valtavan iskun yleiseen kassatilanteeseensa.
Oletko koskaan ollut vastaavassa tilanteessa? Vilpillisiä sähköpostiviestejä on yhä vaikeampi havaita, ja koska monet yritykset käyttävät sähköpostia pääasiallisena viestintämuotonaan, on ymmärrettävää, että tämä skenaario tapahtui.
PWC:n huikeassa raportissa todettiin, että "46% tutkituista organisaatioista ilmoitti joutuneensa petoksen, korruption tai muun talousrikoksen kohteeksi viimeisten 24 kuukauden aikana" ja että "Global Economic Crime and Fraud Survey 2022" -selvityksessä vastaajat ilmoittivat yhteensä $42 miljardin dollarin menetyksistä, minkä lisäksi vahinkoa aiheutui tuotemerkille, maineelle ja markkinaosuudelle". [PWC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022].
Inhimillisen erehdyksen aiheuttama maksun virheellinen kohdentaminen
Eräässä toisessa hiljattain sattuneessa tapauksessa taloushallinnon tiimi käsitteli korruptoitunutta maksutiedostoa, johon oli kirjattu virheellisesti toimittajan tilinumero. Tiedosto sisälsi satunnaisia tilinumerosarjoja, ja valitettavasti yksi satunnaisista tilinumeroista vastasi todellista tiliä, joka ei kuulunut toimittajaluetteloon. Rahat oli maksettu, eikä niitä voitu enää periä takaisin.
Kummassakin tapauksessa nämä pienet virheet eivät olleet ihmissilmin havaittavissa, ja ne paljastuivat vasta maksujen suorittamisen jälkeen.
Jos Detect-toiminto olisi ollut käytössä, nämä maksut olisi merkitty AccessPayssä suuririskisiksi ennen niiden käsittelyä. Detect-toiminto käyttää "Creditor Unrecognised" -sääntöä (yksi monista työkalun esiasetetuista säännöistä), ja se kehottaa taloushallinnon tiimejä tarkistamaan maksun tiedot kahdesti ennen lähetyksen loppuunsaattamista.
Molemmissa tapauksissa Detectin kaltaisen työkalun käyttö olisi merkinnyt sitä, että tällaiset tilanteet olisi voitu helposti välttää, ja lopulta nämä yritykset olisivat säästyneet paitsi virheellisistä tapahtumista aiheutuvilta kustannuksilta myös ylimääräiseltä stressiltä, joka aiheutui siitä, että taloushallinnon ammattilaiset joutuivat työskentelemään kriisitilassa.
Miten virheiden ja petosten torjuntaa hallitaan AccessPayssä?
Premium Detect -ominaisuus hyödyntää automaatio- ja tekoälymoottorimme tehoa ja merkitsee kaikki epäilyttäviltä vaikuttavat asiat yrityksen maksutiedostoissa.
Se käyttää ennalta määritettyjä sääntöjä, joita voidaan mukauttaa, jotta organisaatiosi epäsäännöllisestä ja säännöllisestä toiminnasta voidaan luoda kattava profiili.
Kaikki epäsäännöllinen toiminta merkitään välittömästi punaisen, keltaisen ja vihreän liikennevalojärjestelmän avulla, joka ilmaisee epäilyttävät tapahtumat, jotka vaativat huomiota ennen niiden käsittelyä.
Esimerkkejä Detectin käytettävissä olevista säännöistä, jotka ovat täysin muokattavissa:
- Kirjaamattomat velat
- Velkojat, joille on maksettu useammin kuin kerran samassa tiedostossa: Viittaus päällekkäisiin tietoihin
- Velkojat maksoivat saman summan useammin kuin kerran samassa tiedostossa: Samanlainen kuin edellä
- Tapahtumien kokonaismäärää koskevat kynnysarvot: Tämä merkitsee mahdollisesti suuria maksuja, jotka jäävät odotettujen tai normaalien maksujen ulkopuolelle.
- Tapahtuman kokonaissumman kynnysarvot
- Yksittäisten liiketoimien määriä koskevat kynnysarvot
Koska tietoverkkouhat lisääntyvät jatkuvasti, yritykset tietävät, että riskien vähentämisen on oltava asialistan kärjessä. Maksupetosten estämiseksi ja riskien poistamiseksi on nyt välttämätöntä käyttää työkalua, joka on suunniteltu havaitsemaan ongelmat ja varoittamaan taloushallinnon ammattilaisia sääntöjenvastaisesta toiminnasta.
Koska Detect on osa laajempaa petosten ja virheiden ehkäisemiseen tarkoitettua kokonaisuuttamme, tarjoamme myös ratkaisuja sanktioiden seulontaan ja maksunsaajan vahvistamiseen.
Lue lisää koko Petosten ja virheiden ehkäiseminen Suite täällä.
Jos haluat keskustella tiimimme jäsenen kanssa siitä, miten Detect voi toimia sinulle, jätä yhteystietosi, ja yksi tiimimme jäsenistä ottaa yhteyttä.
AccessPay tarvitsee meille antamiasi yhteystietoja, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä tuotteistamme ja palveluistamme. Voit peruuttaa näiden viestien tilauksen milloin tahansa. Tietoja siitä, miten voit peruuttaa tilauksen, sekä yksityisyydensuojakäytännöistämme ja sitoumuksestamme suojella yksityisyyttäsi, löydät osoitteesta Tietosuojakäytäntö.