Maksujen tehokas käsittely on organisaatiollesi avainasemassa, jotta toimintasi sujuu kuin rasvattu. Monet yritykset haluavat lähettää erämaksuja, koska se on nopeampaa, mutta tämä aiheuttaa inhimillisten virheiden ja petosten mahdollisuuden. Tähän ongelmaan on kehitetty työkalu, moduulitarkistus.
Moduulin tarkistaminen 101
Lyhyesti sanottuna moduulitarkastuksilla varmistetaan, ettei maksuja suoriteta virheellisesti tai vilpillisesti. Niitä käytetään tilinumeroiden ja lajittelukoodien vahvistamiseen, yleensä varmistamalla, että ne voidaan yhdistää toisiinsa niiden myöntäneen rahoituslaitoksen asettamien kriteerien mukaisesti.
Teorian mukaan jos tilinumero ja lajittelukoodi vahvistetaan moduulitarkistuksella, niiden on kuuluttava maksajalle/maksajalle, joka on antanut ne, mikä tarkoittaa, että maksutapahtuma on tehty laillisesti. Meidän on tehtävä yksi ero. Modulus-tarkistukset kertovat vain, että pankkitili on olemassa. Ne eivät todista, että tiedot kuuluvat maksajalle/maksajalle eli että he omistavat kyseisen pankkitilin.
Näin se toimii
Teoria on hallussa, mutta moduulitarkistuksen ymmärtämiseksi on tarkasteltava, miten se toimii käytännössä. Tämä työkalu tarkistaa pankkitiedot soveltamalla matemaattista algoritmia tilinumeroon ja/tai lajittelukoodiin ja tarkistamalla tulokset ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella varmistaakseen, että ne ovat laillisia. On syytä huomata, että rahoituslaitoksilla on omat sääntönsä ja koodinsa moduulitarkistuksia varten - pelkästään Bacsilla on yli 60 moduulitarkistusta suoraveloituksia ja suorahyvityksiä varten.
Lisätietoja Yhdistyneen kuningaskunnan maksujärjestelmistä, kuten Bacsista, saat osoitteesta Aloittelijan opas maksuihin.
Mitä hyötyä siitä on?
Tästä pääsemmekin toiseen kysymykseen, johon tässä blogissa pyritään vastaamaan. Miksi moduulitarkistus on tärkeää? Periaatteessa se tarjoaa useita etuja, jotka helpottavat maksujen turvallista ja tehokasta käsittelyä.
Ehkä kaikkein ilmeisimmin se auttaa sinua välttämään maksujen katkeamiset (ja niihin liittyvät maksut, jotka vaihtelevat pankkikohtaisesti) korostamalla automaattisesti virheelliset pankkitiedot etukäteen. Maksut, jotka eivät tule perille, voivat horjuttaa kassavirtaasi (huono kassavirta on syyksi mainitaan 82% pienyritysten epäonnistumisista), joten moduulitarkistukset tarjoavat sinulle keinon suojella näitä elintärkeitä tulovirtoja.
Toinen moduulitarkastuksen etu on, että se antaa sinulle mahdollisuuden ajoittaa maksut, koska se tarjoaa tietynlaista luotettavuutta. Aikataulutetut maksut ovat erityisen suosittuja organisaatioissa, jotka keräävät varoja säännöllisesti suoraveloituksella, esimerkiksi tilauspohjaisissa yrityksissä, kuten kuntosaleilla.
Jos keräät paperittomia suoraveloituksia, moduulitarkistukset ovat nyt pakollisia. Paperittomien maksujen perintäjärjestelmä (AUDDIS) edellyttää, että moduulitarkistusta käytetään pankkitietojen vahvistamiseen myyntipisteessä. Sivuhuomautuksena paperittomuus on osoitettu voi tuoda jopa miljardin punnan säästöt pelkästään Yhdistyneen kuningaskunnan rahoitusalalle, joten paperittomien keräysten käyttöönotto voi kasvattaa kassaasi.
Tietojesi suojaaminen
Meillä on vielä yksi hyöty moduulin tarkistamisesta, josta emme ole vielä puhuneet. Se auttaa torjumaan inhimillisiä virheitä, sillä se validoi kaikki pankkitiedot, jotka henkilökunta syöttää järjestelmiin. Virheitä on aivan liian helppo tehdä, joten inhimilliset virheet ovat suuri ongelma monille organisaatioille. Yksi laskentataulukoiden käyttöön liittyvät riskit - jota käytetään usein maksujen lähettämiseen - on, että joka sadassa solussa on virhe. Myös, tiedot osoittavat että 25% tietomurroista johtuu inhimillisestä virheestä, joten moduulitarkistus toimii myös välineenä petoksia vastaan.
Vaatimustenmukaisuuden nimissä
Myös moduulitarkastukset ovat tärkeitä vaatimustenmukaisuuden kannalta. Tämä sääntö, jota meidän on tarkasteltava, on EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Sen mukaan sinun on suojattava asiakkaiden henkilökohtaiset tiedot, kuten pankkitiedot. Jos et tee niin, voit joutua maksamaan sakkoja, joiden suuruus on joko 4% maailmanlaajuisesta kokonaistulostasi tai 20 miljoonaa euroa - riippuen siitä, kumpi on suurempi. Tämä tarkoittaa, että moduulitarkastukset voivat auttaa sinua välttämään huomattavat kustannukset, koska ne estävät inhimilliset virheet, jotka voivat johtaa tietovarkauksiin.
Lue lisää GDPR:stä tästä kätevästä ohjeesta. AccessPay-opas.
Miksi AccessPay
Osana alustamme, AccessPay tarjoaa luokkansa parhaan moduulin tarkistusohjelmiston, jota tarvitset maksujen tehokkaaseen käsittelyyn. Jos se havaitsee maksutiedostoja tarkistaessaan virheitä, esimerkiksi virheellisen lajittelutunnuksen tai tilinumeron, se antaa varoituksen. Voit jopa napsauttaa varoitusta nähdäksesi, mistä on kyse, ja ohjelmistomme ilmoittaa myös, että moduulitarkistus on epäonnistunut, jotta voit ryhtyä toimenpiteisiin.
Erään ominaisuuden ansiosta moduulien tarkistusohjelmistomme on korvaamaton organisaatioille, joiden on käsiteltävä maksut ajoissa. Kun moduulitarkistus havaitsee ongelmallisia maksuja, näyttöön ilmestyy "poista ja jatka" -painike. Jos napsautat sitä, voit keskeyttää maksutapahtuman - muut tiedostossa olevat maksutapahtumat menevät silti läpi, sillä aikaa kun tutkit ongelmaa, jolloin maksuprosessien häiriöt pysyvät mahdollisimman vähäisinä. Voit myös jättää huomautuksen, jossa kerrot kollegoillesi ongelmasta.