Maksuvalmiuden hallinta on yksi suurimmista haasteista, joita rekisteröityjen sosiaalisten asuntojen tarjoajat kohtaavat. tänään.
Taloustiimien on kuljettava tiukkaa köyttä sen välillä, että ne voivat tarjota korkeatasoista palvelua tuetun asumisen asukkaille (mikä vaatii paljon resursseja) ja samalla varmistaa, että pankissa on riittävästi käteistä rahaa päivän päätteeksi.
Uskokaa tai älkää, mutta keskeinen osa tätä on se, miten hoidatte maksuja ja perintäprosessia.
Bacsin mukaan yli puolet (58%) vuokralaisista maksaa edelleen vuokran muulla tavoin kuin suoraveloituksella., mikä voi tehdä vuokrien perinnästä vaikeaa ja vaatia paljon resursseja ja monia erilaisia tekniikoita toimiakseen.
Yhä useammat asunto-osakeyhtiöt käyttävät kuitenkin automaatiota ongelman ratkaisemiseksi.
Maksujen ja perinnän automatisointi vähentää henkilöstön paineita, sillä se tuo valtavia ajansäästöjä asunto-osakeyhtiöille, jotka hoitavat vuokrien perintää, toimittajien maksuja ja palkanlaskentaa.....
Suurin etu on kuitenkin näiden muutosten tuomat mahdolliset kustannussäästöt, jotka liittyvät seuraaviin seikkoihin:
- Vähemmän teknologiaa automatisoinnilla päästään eroon pankkiportaaleista ja muista hajanaisista järjestelmistä.
- Vähemmän yleiskustannuksia edellä esitetyn seurauksena manuaaliset tiedostojen lataus- ja muuntamisprosessit automatisoituvat.
- Pienemmät käsittelymaksut edellyttäen, että valitset oikean ratkaisun toimittajan (sJotkut veloittavat transaktiomaksuja, kun taas toiset eivät - kuten me).
Jokainen automaation avulla säästetty penni on enemmän rahaa pankissa sosiaalisen asuntotuotannon tarjoajille päivän päätteeksi.
Oikean ohjelmiston käyttöönotto voi olla erittäin kannattavaa, sillä se tuo lisää rahaa käyttöön ja keventää samalla merkittävästi henkilökunnan työtaakkaa.
Miten maksuautomaatioratkaisu voisi auttaa sinua tehtävässäsi?
Maksettavat tilit
Automatisoi toimittajien maksut integroimalla AccessPayn kaltainen maksujen automatisointialusta back-office-järjestelmiisi. Tämä käy automaattisesti läpi maksutiedostosi ja muuntaa ne automaattisesti, jotta maksut ovat pankkivalmiita.
Sinun tarvitsee siis huolehtia vain tapahtumien tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Hyväksynnät on turvattu tiukalla työnkululla ja hyväksymisprosessilla, jonka avulla voit valvoa tarkkaan, kuka tekee mitä ja milloin tiimissäsi.
Palkanlaskenta
Integroi palkanlaskentaohjelmistot, kuten Northgate ja Cascade, maksujen automatisointialustan kanssa, jotta voit poistaa tiedostojen lataus- ja muuntoprosessit työmäärästäsi.
Mukautetuilla hyväksymisprosesseilla voidaan myös varmistaa, että palkanlaskennan prosessi voidaan määrittää siten, että siihen sisältyy 4 silmän hyväksyntä, joka on osoitettu valitsemallesi palkanlaskennan tai kassanhoitohenkilöstölle.
Jos organisaatiosi turvallisuus ja yksityisyys ovat yhtä tärkeitä, voimme piilottaa arkaluonteiset palkkatiedot kehittyneellä tietojen peittämistyökalullamme, joka toimii toisena puolustuslinjana sisäisiä petoksia ja tietomurtoja vastaan.
Perinnät / myyntisaamiset
Pilviteknologian viimeaikaisten edistysaskeleiden ansiosta monet sosiaalisen asuntotuotannon tarjoajat ovat alkaneet siirtää perintää pois Bacsin hyväksymiltä toimistoilta ja hyödyntävät hyötyjä, jotka saadaan, kun perintä siirretään sisäisesti käyttämällä maksuautomaatioalustaa, kuten meidän alustamme, kustannusten vähentämiseksi ja prosessien hallinnan palauttamiseksi.
Kolmannen osapuolen Bacs-toimistojen ja Facility Managerin tiedetään pitävän varoja hallussaan pidempään kuin on tarpeen, mikä voi lopulta johtaa kassavirtaongelmiin.
Lähettämällä suoraveloituspyynnöt suoraan Bacsille voit varmistaa, että varat saapuvat tilillesi mahdollisimman pian. Käyttämällä AccessPayn kaltaista yhtenäistä maksualustaa voit jopa automatisoida Bacs-raporttien lataamisen, jolloin täsmäytys on mahdollisimman nopeaa ja vaivatonta ja kassatiimisi saa samalla tarkemman kuvan käteisvirrasta.
Talousjohtajat ja tietohallintojohtajat
Maksujen automatisoinnissa ei ole kyse vain tehokkuudesta ja kustannussäästöistä, vaan myös siitä, että se tuo lisäturvaa rahoitustoimintoihin.
Jos organisaatiosi käyttää tällä hetkellä verkkopankkiportaaleja maksuliikenteen ja palkanlaskennan käsittelyyn, back-office-järjestelmästä luotu maksutiedosto on todennäköisesti tallennettu palvelimellesi.
Tämä voi paljastaa haavoittuvuuksia ja antaa mahdollisuuden arkaluonteisten tietojen näkemiseen, käyttämiseen ja mahdolliseen manipulointiin. Tämä voi sitten johtaa sisäisiin petoksiin.
Automaatiotyökalut tarjoavat monenlaisia tietoturvatyökalut mukaan lukien PGP-salaus, 2-tekijätodennus (2FA) ja tietojen peittäminen yrityksesi, henkilökuntasi ja vuokralaisesi suojaamiseksi. Osana tiedostojen latausprosessia suosittelemme aina tietojen siirtämistä turvallisesti sFTP:n avulla.
Turvallinen maksuprosessi tarkoittaa viime kädessä sitä, että tietojen siirto lähtöjärjestelmästä maksualustaan ja edelleen Bacs-järjestelmään on saumatonta ja turvallista.
Valtiovarainministeriö
Kassanhallinta voi auttaa valtiovarainministeriön tiimiäsi seuraavissa asioissa:
- Päivittäiset ja päivänsisäiset käteisvarojen ennusteet
- Näkyvyys koko pankkitoiminnassasi
- Aseta tilillesi mukautettuja KPI-arvoja, jotta voit varmistaa, ettet mene tilinylitykseen ja saa pankkimaksuja.
- Korvaa manuaalinen kassatietojen kerääminen pankkitileistä ja esittäminen Excelissä automatisoidulla raportoinnilla, joka toimitetaan sähköpostilaatikkoosi ennen kuin olet edes aloittanut työt!
- Käytä historiatietoja ja lataa maksutiedot Cash Managementiin ennusteiden laatimiseksi.
Jos haluat lisätietoja asunto-osakeyhtiöiden maksujen automatisoinnista, ota yhteyttä sosiaalisen asuntotuotannon asiantuntijaamme, Craig Watson LinkedInissä tai Kysy meiltä kysymys täällä.