Kilpailuvirasto ja muut sääntelyviranomaiset tiukentavat yritysten käteisvarojen valvontaa vastauksena viimeaikaisiin puutteisiin riskinhallintaprosesseissa, jotka ovat tulleet esiin COVID-19-pandemian aikana.
Kuluttajien kulutuksen romahtaminen viimeisen vuosineljänneksen aikana on johtanut monien yritysten tulojen merkittävään laskuun, mikä on herättänyt huolta siitä, että useampi kuin yksi yritys saattaa kaatua lähitulevaisuudessa.
Tämän pahimman mahdollisen skenaarion huomioon ottaen FCA on antanut uutta sääntelyä varmistaakseen, että asiakkaita suojellaan riittävästi, sillä se vaatii yrityksiä erottamaan asiakkaidensa varat omista varoistaan. Asiakkaiden rahojen erottamisella on tarkoitus suojella niitä siltä, että vaikeuksissa olevat yritykset käyttävät niitä väärin perustein operatiivisten käteistarpeidensa tukemiseen.
FCA on keskittynyt erityisesti maksulaitoksiin ja sähköisen rahan liikkeeseenlaskijoihin, joiden tehtävänä on käsitellä asiakkaiden rahoja.
Kuten mikä tahansa sääntely, myös FCA:n hahmotelma on pitkä ja monimutkainen, joten olemme yksinkertaistaneet sen neljään keskeiseen asiaan, jotka sinun on tehtävä varmistaaksesi, että noudatat FCA:n uutta lähestymistapaa.
(Vastuuvapauslauseke: Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa, ja suosittelemme lakimiehen kuulemista oman yrityksesi sääntelyn varmistamiseksi. Tämän blogin tarkoituksena on vain tarjota keskeisiä ajatuksia ja ideoita seuraavia vaiheita varten).
1. Suojelu
Mitä se tarkoittaa? FCA:n sääntöjen mukaan PI:n ja EMI:n on säilytettävä asiakkaiden rahat erillään omista operatiivisista rahavaroistaan. Niiden on myös pystyttävä osoittamaan, että asiakasvarat on asianmukaisesti tunnistettu ja erotettu liiketoiminnan varoista.
Mitä voit tehdä? Asiakkaiden rahoille ja yrityksen varoille on oltava erilliset pankkitilit, ja niitä on seurattava toiminnanohjaus-, kirjanpito- tai back-office-järjestelmissä. "Asiakasvarat" ja "rajoitetut" sekä "omat varat" ja "yrityksen tilit" olisi täsmäytettävä päivittäin, ja ne olisi säilytettävä todisteena siitä, että varmistat asiakasvarojen asianmukaisen erottelun ja suojan.
2. Vakavaraisuusriskien hallinta
Mitä se tarkoittaa? FCA:n sääntöjen mukaan yrityksen olisi varmistettava, että määrä, jonka se ilmoittaa "sisäisessä asiakasrahojen täsmäytyksessä" "asiakasrahavaroiksi", on yhtä suuri kuin sen "asiakaspankkitilien" yhteenlaskettu saldo. Yrityksen on säilytettävä kirjanpitonsa niin, että se voi nopeasti laskea, kuinka paljon asiakasrahoja sillä pitäisi olla kunkin asiakkaan osalta.
Mitä voit tehdä? Kaikkien asiakasvarojen pankkitilejä koskevat päivittäiset pankkitilien täsmäytykset on tehtävä ja tarkistettava, ja tarkistukset on osoitettava todisteellisesti. Tällaisissa täsmäytyksissä olisi viitattava asiakastilien varojen arvoon asiakasta kohti, kuten yrityksen keskeisessä kirjanpitojärjestelmässä on esitetty.
Jos asiakkaalla on varoja useilla pankkitileillä, kunkin tilin summat on yhdistettävä yhdeksi luvuksi, jota voidaan verrata yrityksen rekisterijärjestelmässä olevaan arvoon.
3. Talousrikollisuus sekä hallinto ja valvonta
Mitä se tarkoittaa? Kilpailuvirasto muistuttaa yritysten johtavia viranhaltijoita siitä, että heidän odotetaan valvovan yrityksen taloudellista asemaa ja keskeisiä varainsiirtoja ja -siirtoja ja esittävän näyttöä siitä, että he tuntevat ne.
Mitä voit tehdä? Yritysten olisi pyrittävä poistamaan prosessiensa sokeat kohdat, joissa voi tapahtua virheitä - erityisesti maksu- ja rahoitustietojen manuaalinen siirto back-office-järjestelmien ja pankkien välillä. Automatisoimalla tietojen siirtämisen pankkeihin ja pankeista ja asettamalla nämä tiedot johdon kojelaudalle yritys voi poistaa viattomien virheiden riskin , minimoida rikollisten mahdollisuudet tehdä petoksia ja osoittaa näyttöä operatiivisen toiminnan tarkistamisesta.
4. Tietojen hallinta ja raportointi
Mitä se tarkoittaa? FCA:n sääntöjen mukaan yritysten on tiedettävä kunkin maksukanavan ja valuutan kautta suoritettujen maksujen tarkka määrä ja arvo. Niiden on myös pidettävä kirjaa maksujen suorittamisessa käytetystä valtuutusmenetelmästä. Lisäksi epäsuorien pankkiosapuolten osalta yritysten on toimitettava Baselin pankkivalvontakomitean (BCBS) mukaiset päivänsisäiset likviditeettiraportit.
Mitä voit tehdä? Varmista, että kaikki maksut ovat ylempien toimihenkilöiden hyväksymiä ja että niistä on säilytettävä todisteet. Lisäksi on tehtävä lisätarkastus, jossa tarkastetaan käsiteltyjen maksujen vertailu hyväksyttyihin maksuihin. Vaihtoehtona on automatisoida koko maksu- ja hyväksymisprosessi ja sisällyttää tämä kirjausketju automatisoituun prosessiin.
Miten AccessPay voi auttaa?
Jos yrityksesi pyrkii täyttämään nämä FCA:n vaatimukset, AccessPay auttaa sinua automatisoimalla tiedonsiirron back-office-järjestelmistäsi pankkiin.
Alan johtava alustamme integroi toiminnanohjausjärjestelmäsi kaikkiin pankkitileihisi eri puolilla maailmaa, joten voit helposti tunnistaa ja erottaa omat varasi asiakkaan varoista toiminnanohjausjärjestelmässäsi ja varmistaa näin tehokkaan suojauksen ja vakavaraisuusriskien hallinnan.
Saat myös reaaliaikaista tietoa nykyisestä kassatilanteestasi, automatisoit petos- ja virheriskin alaiset prosessit ja saat koko prosessista yksityiskohtaiset kirjausketjut, jotka mahdollistavat FCA:n vaatimusten mukaisen raportoinnin ja valvonnan.
Tietojen toimittamisen automatisointi pankista toiminnanohjausjärjestelmään AccessPayn avulla antaa varmuuden raportoinnin tarkkuudesta, olipa kyse sitten sidosryhmille, hallitukselle tai FCA:lle toimitettavista tiedoista.
Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen sääntöjen noudattamisessa?
Jos uskot, että voimme auttaa sisäisiä talousprosessejasi, ota yhteyttä ja sovi konsultaatio tai soita meille numeroon +44 020 3282 752.