12. maaliskuuta 2020

Siirtyminen paperittomiin toimintoihin

Viimeisimmässä blogikirjoituksessamme tarkastelemme etuja, joita on hyötyä siitä, että taloushallintotiimistäsi tulee mahdollisimman paperiton.

Voimakkaasti digitalisoituneessa maailmassamme on yhä monia aloja, jotka tukeutuvat paperipohjaisiin prosesseihin toimintojensa toteuttamisessa.

Emme puhu nyt Yhdysvaltain vaalien ääntenlaskennasta - siihen on viime aikoina kiinnitetty enemmän kuin tarpeeksi huomiota.

Mutta entä monet jaetut palvelut, sisäinen tarkastus ja muut rahoitustoiminnot organisaatioissa, joissa paperilla hoidetaan edelleen suuri osa raskaista tehtävistä?

Organisaatioissa ei aina tiedetä, kuinka laajalle levinnyt paperipohjainen prosessi voi olla.

Eräs asiakkaamme valmistusteollisuudessa haki AccessPayta juuri tästä syystä. Koska Valtiovarainhallinnon riskien ja raportoinnin asiantuntijahän kauhistui huomatessaan, kuinka paljon aikaa hänen yhteisten palvelujen yksikkönsä käyttivät manuaalisesti pankkitiliotteiden syöttämiseen ERP-järjestelmiinsä. Hän reagoi samalla tavalla, kun hän huomasi, kuinka paljon aikaa sisäisen tarkastuksen tiimit käyttivät matkustaessaan useisiin toimipisteisiin kaivelemaan arkistoihin tallennettuja paperisia valtuutuksia.

Paperipohjaisten prosessien tehottomuus, riskit ja työvoimavaltaisuus eivät ole toivottavia parhaimmillaan, mutta pandemia on tehnyt "paremman tavan" etsimisestä entistäkin kiireellisempää.

Itse asiassa, Gartnerin tuore raportti osoitti, että organisaatioissa, jotka eivät ole vielä siirtyneet täysin paperittomiksi, jaettujen palvelujen johtajat pitävät laskutusta ja asiakkaiden maksujen käsittelyä kahtena tärkeimpänä prioriteettina.

Teoriassa kaikki on pätevää, mutta puheet kaikenlaisesta automatisoinnista ja kustannussäästöistä epävarmoina taloudellisina aikoina aiheuttavat väistämättä vaikeita sisäisiä keskusteluja, joissa työntekijät takertuvat paperinpalasiinsa henkensä kaupalla.

Olemme kuitenkin omakohtaisesti nähneet auttaessamme asiakkaitamme automatisoimaan paperipohjaisia prosessejaan, että samat paperia kannattavat työntekijät ovat saaneet enemmän lisäarvoa tuottavia toimintoja ja kehittyneempiä työtehtäviä.

Kun sisäisesti parannettu valvontaympäristö perustuu standardoituihin ja digitalisoituihin prosesseihin, siitä on merkittävää hyötyä kaikkialla.

Automatisointi on paljon muutakin kuin ajan säästämistä (ja paperin leikkaamista!), sillä se lisää turvallisuutta ja vähentää petosriskiä, sujuvoittaa yhteyksiä pankkeihin ja sähköisiin verkkopankkijärjestelmiin sekä parantaa likviditeettiä ja käteisvarojen näkyvyyttä.

Jos haluat tietää, miten yrityspankkialustamme voi auttaa sinua rakentamaan reaaliaikaisia ja turvallisia tietoyhteyksiä yli 16 000 maailmanlaajuisen pankin, yrityssovelluksen ja maksujärjestelmän välille, varaa esittelyaika rahoitus- ja kassanhallinta-asiantuntijamme kanssa nyt:

Varaa demo