Miten PayPartnersin kaltaiset Bacs-hyväksytyt toimistot varmistavat palkanlaskennan tulevaisuuden AccessPayn avulla?
Stephen Moreton on nähnyt palkanlaskennan alalla kaiken.
Liiketoimintajohtaja PayPartners, joka on Suur-Manchesterissa toimiva palkanlaskentapalvelu, on työskennellyt alalla vuodesta 1988.
"Silloin palkanlaskenta oli valtava, valtava operaatio - se vei niin paljon aikaa. Joka viikko työntekijät jonottivat työnjohtajan taakse kellokortin kanssa. Otin heidän korttinsa, leimasin sen maksetuksi ja annoin sitten palkkapaketin, jossa oli kasa käteistä - ja se piti tarkistaa siinä ja siinä." Stephen Moreton, liiketoimintajohtaja
Palkanlaskennan digitaalinen muutos
Palkanlaskennan nykyaikaistamisessa on tapahtunut paljon muutoksia viimeisten 30 vuoden aikana. Nykyään PayPartnersin kaltaiset yritykset auttavat työnantajia maksamaan työntekijöilleen palkat turvallisesti ja ajallaan. Koska Bacsin hyväksymä toimisto, PayPartners hoitaa palkkatapahtumia satojen pk-yritysten, kuten useiden hoitopalvelujen tarjoajien, puolesta.
Näillä työnantajilla voi kuitenkin olla erilaisia vaatimuksia, joita ei ole standardoitu koko alalla. Tyypillinen pk-yritys työllistää vain yhden tai kaksi taloushallinnon työntekijää kerrallaan, joten PayPartners ei ole mikään pieni yritys käsitellä 300 tällaisen asiakkaan palkanlaskentaa, varsinkaan neljän viikon palkanlaskennassa.
Aiemmin tämä aiheutti tiimille työlästä työtaakkaa, mutta tekniikan kehittyessä on järkevää päättää automatisoida maksutiedostojen käsittely mahdollisimman pitkälle.
Vastaus on AccessPay
Vuonna 2019 PayPartners päätti investoida ohjelmistoratkaisuun, jonka avulla se voi tehostaa asiakkaidensa palkanlaskentaa entisestään. Yhden Bacs-tiedoston ajamisen sijaan asiakasta kohti he tarvitsivat usean tiedoston toiminnallisuutta, jota tarvitaan useiden asiakkaiden käsittelyyn samalla maksuajolla, mikä johti heidät AccessPayhin.
Pilvipohjainen Bacs Approved Bureau -ratkaisumme auttaa PayPartnersin kaltaisia BAB-yrityksiä tarjoamaan tehokkaampaa palvelua asiakkailleen aikaa säästävän automaation ja turvallisten maksuprosessien luomisen avulla.
"Jotta siirtyä meidän Bacs-asiakkaat tarvitsimme ohjelmistotuotteen, joka voisi ottaa useita tiedostoja. Se oli yksi palapelin viimeisistä palasista. Pidimme AccessPayn tuotteen helppokäyttöisyydestä, joten päätimme lisätä kaikki pk-yritysasiakkaamme alustalle." Stephen Moreton, liiketoimintajohtaja
Pikaratkaisu... pitkäksi aikaa
AccessPay pystyy tarjoamaan nopeaa arvonnousua yrityksille, jotka haluavat muuttaa tietojenkäsittelyvalmiuksiaan ilman, että palkanlaskennan määräajasta jää kiinni. Juuri näin teimme PayPartnersille.
"Se oli hyvin nopeaa, koska tarvitsimme nopean korjauksen. Olimme vuosia tukeneet vanhan ohjelmistotuotteemme tehottomuutta - ulkoisilla laskentataulukoilla, työkirjoilla ja prosesseilla, jotka veivät liian kauan." Stephen Moreton, liiketoimintajohtaja
Pystyimme toteuttamaan integroidun Bacs-käsittelypalvelun PayPartnersille alle 12 viikossa. Stephenille ja hänen tiimilleen se merkitsi sitä, että päivät, jolloin he joutuivat korjaamaan manuaalisesti edellisen ohjelmistotoimittajan puutteita, olivat ohi.
"PayPartners tarvitsi Bacs Bureau -alustan, joka pystyy lukemaan luotettavasti asiakastiedot ja parantamaan maksuprosessejaan entisestään. AccessPayn tiedostoagnostisen lähestymistavan ansiosta PayPartners tiesi olevansa turvallisissa käsissä. Bacs Approved Bureau -ohjelmistoratkaisuamme käyttävät muun muassa globaalit tilitoimistot, kansainväliset tilintarkastus-, vero- ja neuvontayritykset sekä HCM-ohjelmistojen tarjoajat. Nämä asiakkaat hyötyvät siitä, että he säästävät paljon aikaa automatisoinnin avulla ja lisäävät maksuprosessin turvallisuutta uusimman monitekijätodennustekniikan avulla." Ryan Harris, AccessPayn yritysasiakaspäällikkö
Ajan antaminen lahjaksi
PayPartners hyötyy nyt paljon tehokkaammasta työnkulusta liiketoimintansa ydintoimintojen hoitamisessa.
"AccessPayn käyttö tarkoittaa, että kun palaamme seuraavana aamuna, kaikki palkkalaskelmat ovat valmiit ja kaikki raportit ovat valmiina."
Sen lisäksi, että PayPartners voi nyt keskittyä luomaan enemmän liiketoimintaa uuden virtaviivaistetun maksuprosessin ansiosta, Stephenin kaltaiset alan asiantuntijat voivat myös hyödyntää tietämystään paremmin.
Yli 30 vuoden palkkatyön jälkeen hän haluaa kuitenkin korostaa tehtävän pitkäikäisyyttä. Palkanlaskija ei katoa koskaan, ja asiakkaiden kanssa asioidessa on aina tarjottava inhimillistä kosketusta. He ovat riippuvaisia siitä, että heidän henkilökuntansa saa palkkansa ajallaan joka kerta.
Juuri tämä inhimillinen ote houkutteli PayPartnersin AccessPayhin. Vaikka olemme kansainvälisesti tukema fintech-yritys, jolla on asiakkaita ympäri maailmaa, luoteiset juuremme Manchesterissa näyttelivät suurta osaa heidän päätöksenteossaan.
"Halusin pitää sen paikallisena ja työskennellä dynaamisen yrityksen kanssa, joka voisi yhä käydä katsomassa meitä raitiovaunussa."