Argyll and Bute Councilin auttaminen palkanlaskennassa ja kunnallisveron keräämisessä suoraveloituksella.

"
"AccessPayn ehdoton erikoisuus ovat ihmiset. Vastausten laatu ja nopeus ovat parempia kuin missään muussa yrityksessä, jonka kanssa olen tekemisissä."

Ken Wong, tulojen järjestelmänvalvoja

Argyll and Bute Council on yksi Skotlannin 32:sta yhtenäisvaltuustosta, jonka hallinto kattaa toiseksi suurimman alueen kaikista Skotlannin valtuustoista. Kun on kyse suuresta määrästä julkisia varoja ja tärkeiden palvelujen päivittäisestä rahoittamisesta, oli ensiarvoisen tärkeää, että käytössä oli turvallinen, vankka ja sääntöjenmukainen maksuprosessi.

 

SHA-2:n määräaika

Mutta kun Bacs ilmoitti suunnitelmistaan siirtyä SHA-2-sertifikaatteihin ja lopettaa tuki vanhemmille yhteysprotokollille 13. kesäkuuta 2016 mennessä, Argyll & Butella ei yksinkertaisesti ollut varaa ongelmiin, jotka liittyisivät kunnallisveron, etuuksien, toimittajien maksujen ja palkanmaksun käsittelyyn.

Niinpä he löysivät markkinoilta ratkaisun, joka tarjoaisi turvallisen yhteyden Bacs-järjestelmään. Alustan oli oltava helppokäyttöinen ja tehokas, ja sen oli sisällettävä tiukat hyväksyntätyönkulut useiden maksutiedostojen tarkistamista ja lähettämistä varten.

"AccessPayn nimetyt käyttäjäominaisuudet ovat erittäin hyödyllisiä meille neuvostona. Se, että on olemassa eri tasoja; joillakin käyttäjillä on pääsy kaikkiin tiedostotyyppeihin, kun taas toisilla käyttäjillä on pääsy vain yhteen tiedostotyyppiin, sopii hyvin Argyll and Bute -yhtiön toimintatapaan."

 

Speed-to-value

Koska hanke oli Argyll & Bute Councilille niin tärkeä, että sen avulla voitiin taata toimintavalmius ennen Bacsin SHA-2-määräaikaa, lyhyt ja vaivaton toteutusprosessi oli välttämätön. Tämä johtuu siitä, että mahdolliset ongelmatilanteet tai käyttökatkokset olisivat voineet vaikuttaa tuhansien ihmisten elämään.

Asetukset edellyttivät turvallista Bacs-yhteyttä 12 käyttäjälle, jotka olivat yhteydessä 11 eri palvelun käyttäjänumeroon, ja niiden avulla voitiin käsitellä 14 eri tiedostotyyppiä kerrallaan. AUDDIS suoraveloitusperintää varten. Tämä kaikki toimitettiin muutamassa viikossa.

"AccessPayn ehdoton huippuominaisuus ovat ihmiset. Kaikki, joiden kanssa olen ollut tekemisissä AccessPaysta, ovat erittäin asiantuntevia ja informoituja... vastausten laatu ja nopeus on parempi kuin minkään muun yrityksen, jonka kanssa olen tekemisissä."

Saamme yleensä vastauksen tukipyyntöön tunnin kuluessa, joskus jopa kymmenessä minuutissa! Eikä kyseessä ole automaattinen vastaus, vaan todellinen ihminen, joka on erittäin halukas auttamaan." Ken Wong, tulojen järjestelmänvalvoja, Argyll & Bute.

Argyll & Buten tiimille oli tuotava merkittävää tehokkuutta Argyll & Buten tiimille sen lisäksi, että alustan oli nopeutettava arvontuotantoa.
AccessPayn pankkiyhteysalusta palkitsi heidän henkilökuntansa ja antoi heille enemmän aikaa keskittyä muihin tehtäviin kuin maksutiedostojen käsittelyyn ja työstämiseen - tämä antoi henkilökunnalle mahdollisuuden voittaa tunteja arvokasta aikaa takaisin automatisoidulla prosessilla, joka ei ole vain nopeampi vaan myös paljon turvallisempi.

 

Riskien lieventäminen

Koska kyseessä on julkisen sektorin organisaatio, tiimi kiinnitti erityistä huomiota myös eri lakien ja asetusten noudattamiseen. Aikaisemmin he olisivat käsitelleet tietoja manuaalisesti tilintarkastusta varten ja käyttäneet päiviä kuukausien yksityiskohtien dokumentointiin vanhoista tiedostoista, mutta AccessPayn automatisoidun paperikirjanpidon ansiosta kaikki tarvittavat historiatiedot voitiin ladata muutamassa minuutissa.

"Järjestelmä itsessään on nopea ja yksinkertainen. Se, että AccessPayssä on kirjausketju, joka kertoo tarkalleen, mitä maksuja on lähetetty, milloin ja kuinka paljon, on osoittautunut erittäin hyödylliseksi. Tavallisesti meiltä veisi melko kauan kaivaa tiedostot esiin ja aloittaa prosessi, joten se on säästänyt paljon aikaa."

Toinen Argyll & Buten kannalta keskeinen turvallisuushyöty oli mahdollisuus määritellä useita valtuutusvaiheita itse alustan kautta, ja tehtävien selkeä erottelu, jotta ylemmät toimihenkilöt pystyivät valvomaan, kuka näkee mitäkin ja milloin; tämä oli erityisen hyödyllistä käsiteltäessä arkaluonteisia tietoja, kuten etuuksia ja palkanlaskentaa.

Tämä valvontataso antoi henkilöstölle mielenrauhan siitä, että prosessit olivat vakaita, mutta se toi myös huomattavia ajansäästöjä, koska henkilöstö ei enää käyttänyt paljon aikaa tarkistettavien tai hyväksyttävien tiedostojen etsimiseen.

 

Katso, miten AccessPay voi auttaa yritystäsi

Ota yhteyttä ➜